ピーク時に電話問い合わせがパンクする原因には、以下のようなものが挙げられます。
ピーク時にスタッフが足りず、電話に出る人数が不足することがあります。特に、長時間の待ち時間が発生すると、お客様からの問い合わせが殺到することがあります。
同時に多数の電話がかかってくると、回線容量が足りずに通話ができなくなることがあります。この場合、電話をかけたお客様からは、長時間の待ち時間が発生することがあります。
特定の時間帯にお客様からの問い合わせが集中することがあります。たとえば、営業時間中のランチタイムや、お客様が帰宅する時間帯などです。
ピーク時に電話問い合わせがパンクする場合には、以下の解決法を試すことができます。
ピーク時にスタッフを増員することで、電話に出る人数を増やすことができます。ただし、スタッフを増員するにはコストがかかるため、必要最小限の増員を考慮する必要があります。
オンラインサポートを導入することで、お客様からの問い合わせにオンラインで対応することができます。チャットやメール、SNSなど様々な方法での問い合わせに対応できます。オンラインサポートの導入により、電話問い合わせによる負荷を軽減できます。
電話回線の容量が不足している場合には、回線を増強することで対応することができます。ただし、回線を増強する場合には、費用がかかるため、コストとのバランスを考える必要があります。
電話自動応答を導入することで、お客様からの問い合わせを適切に振り分けることができます。また、一部の問い合わせについては自動応答で対応できることもあります。例えば、営業時間外のお問い合わせに対しては、自動応答で「本日は営業時間外です。翌営業日にご連絡いたします」といったメッセージを流すことができます。
AIを搭載している電話自動応答であれば、ほとんどのお問い合わせに対応することができます。
音声認識技術を活用したAI電話対応さくらさんは、電話業務の効率化・自動化を実現できます。
AI電話対応さくらさんでは、発信者のお問い合わせ内容を音声から解析し最適な回答や手続きを行います。
現在お使いのカレンダーツールやCMRとの連携が可能で、準備に時間をかけることなく簡単に導入することができます。
多言語にも対応していますので、外国の方の利用が多い業種・企業でも活用していただけます。
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澁谷さくら（AIさくらさん）
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