会議室の「空予約」をチャットボットで30%削減！総務の工数を減らす自動化の仕組みと費用対効果

本記事では、SlackやTeams上で動く「会議室予約チャットボット」の仕組みと、実際に「空予約」を30%削減した事例に基づく費用対効果（ROI）の試算について解説します。

1. なぜチャットボットで「空予約」が消えるのか？

OutlookやGoogleカレンダーなどの既存ツールと、チャットボットの最大の違いは「プッシュ通知による強制力」です。

導入企業の実測データでは、以下の「自動開放フロー」を適用することで、会議室の稼働効率（実利用率）が平均30%改善しています。

▼ 「空予約（カラ予約）」撲滅のメカニズム

1. 直前リマインド:
2. 予約時間の5〜10分前に、チャットボットが予約者のスマホへ「これから会議室を使いますか？」と通知を送ります。
3. 自動キャンセル:
4. 利用者が「キャンセル」ボタンを押す、あるいは「反応がない（チェックインしない）」場合、予約は自動的に取り消されます。
5. 即時開放:
6. 空いた枠はすぐにシステム上で「空室」となり、他の社員が予約可能になります。

これにより、総務部がわざわざフロアを見回り、「予約しているのに使っていない」と注意して回る不毛な業務はゼロになります。

2. 【試算】導入でいくら得する？ リアルな投資対効果（ROI）

「便利そうだが、コストに見合うのか？」という疑問に答えるため、従業員200名規模の企業をモデルに、会議室関連の「見えないコスト」を試算しました。

▼ 月間のコスト削減シミュレーション

削減項目　　　　従来の手間・損失　　　　　　　　　AI導入後の効果　　　　　　削減金額換算

場所確認・　　　総務担当者が　　　　　　　　　　　チャットボットが　　　　　約 50,000円/月
内線対応　　　　月20時間対応　　　　　　　　　　　地図を自動送付

　　　　　　　　（「〇〇会議室どこ？」等）　　　　　　→ 対応ゼロへ　　　　　　(時給2,500円換算)

‍空予約による　　会議室不足により、外部の　　　　　空予約30%削減により、　　　約 100,000円/月
損失　　　　　　会議室やカフェを利用　　　　　　　社内会議室で完結　　　　　(外部利用費削減)

予約操作の　　　全社員がPCを開き、Web画面で　　スマホから3秒で予約完了　　約 500,000円/月
時間　　　　　　操作（月200時間分）　　　　　　　（工数1/10に短縮）　　　　　　(社員の生産性向上)

合計削減　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　月額 約65万円
メリット

チャットボットツールの月額費用（数万円〜）を差し引いても、毎月数十万円規模のROI（投資対効果）が見込める計算になります。

3. 【コラム】阪急電鉄の「駅務DX」に学ぶ運用モデル

会議室管理の効率化において、非常に参考になるのが阪急電鉄の「駅務DX」事例です。

同社では、駅の案内業務にAIチャットボットと遠隔操作システムを導入し、以下のような「役割分担」を確立しました。

• AI（チャットボット）： 定型的な乗り換え案内、運賃回答
• 人（駅係員）： 急病人対応、複雑なトラブル対応

この「定型業務はAI、例外は人」というハイブリッドモデルは、会議室管理にもそのまま応用できます。「空き確認」「予約」「場所案内」はAIに任せ、総務担当者は「ダブルブッキングの仲裁」や「重要会議の特別調整」といった人間にしかできない業務に集中する。これこそが、DXによる本来の「働き方改革」です。

まとめ：総務を「予約の交通整理係」から解放しよう

会議室予約システムにチャットボットを組み込むことは、単なるツール導入ではなく、総務担当者の時間を「管理」から「環境整備」へシフトさせるための戦略的投資です。

• 社員のメリット: 面倒なツールを開かず、スマホで一瞬で予約完了。
• 総務のメリット: 空予約の自動解消と、問い合わせ電話の激減。

まずは自社の会議室稼働率を見直し、「もし空予約が30%減ったら、増床や移転のコストを回避できるか？」を検討してみてはいかがでしょうか。