日々、時間が足りないと感じることはありませんか？主任に昇進した後、私が直面したのは「稟議書の決裁」が想像以上に時間と労力を要するものであったという現実です。私は金融会社で取引先への融資や金融商品の販売、保険業務などを手掛けています。これらの業務はお金を扱う性質上、慎重かつ時間を要するものが多く、部下から提出される稟議書を細心の注意を払って確認しなければなりません。
特に取引先が多いと、稟議書の確認依頼が次々と舞い込み、一つ一つを丁寧に確認する作業は日々の業務を圧迫します。自身の業務の合間に稟議書をチェックし、次の承認者に受け渡す手間がかかり、ミスが見つかれば申請者に差し戻すという作業も発生。これにより日中の業務が終わらず、残業が常態化してしまい、疲労が重なってミスをすることも増えてしまいました。「時間が足りない」と嘆く毎日を過ごしていました。
ある日、大きなプロジェクトの契約を目前に控えた状況で「稟議がまだ通っていない」と告げられた瞬間、心が凍りつきました。急いで書類を確認しましたが、見当たらない…。焦燥感に駆られましたが、最終的に部長が一部確認中だったことが判明し、安堵しました。しかし、稟議の確認の遅さが社内問題として浮き彫りになり、対応策が求められることに。
そこで導入されたのがティファナの「稟議決裁さくらさん」というシステムでした。これまでの稟議プロセスでは、確認・承認の経路が複雑で、手間や時間が掛かっていましたが、システム導入により劇的に改善されました。承認経路（ワークフロー）と書類の形式を設定するだけで、稟議が効率的に進行できるようになります。
稟議決裁システムは企業の意思決定プロセスを効率化し、「ペーパーレス化」を推進する重要なツールです。電子化により紙の稟議書を使用する必要がなくなり、承認プロセスがスピードアップ。さらに、承認の進捗状況をリアルタイムで把握でき、進行中の案件を簡単に追跡できます。パソコンやスマホでどこからでも確認可能であり、承認者に通知が届くため見逃しもありません。差し戻し時もコメントを付けて説明できるため、誤解が生じにくいのも利点です。
このシステム導入により、稟議書の確認に費やしていた時間が大幅に削減され、他の業務にも集中できるようになりました。以前は積み上がった書類に圧倒されていましたが、電子化された稟議書は期日が近いものが優先表示されるため、効率的に処理できます。ワークフロー導入によって、業務効率がこれほどまでに向上するとは思いませんでした。
稟議決裁システムの導入は、まさに業務改善を支える大きな力となりました。これからもこのシステムを活用し、迅速な稟議の承認を行いながら、業務の質と効率をさらに向上させていきたいと感じています。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
