ワークフローシステムの導入は、企業の効率化だけでなく、戦略的な意思決定プロセスを加速化するための鍵です。適切なシステム選定により、企業は競争力を高め、持続可能な成長を達成できます。
ワークフローシステムは、組織内の業務プロセスを効率化するために開発されたシステムです。これは、従来の手動プロセスに比べて、より迅速で正確な業務プロセスを実現することができます。
ワークフローシステムは、様々な業務プロセスを自動化することができます。例えば、経費申請や出張申請、人事異動や勤怠管理、購買申請などの稟議や、契約書の承認などの業務プロセスを自動化することができます。これにより、従来の手動での業務プロセスを軽減し、時間と手間を節約することができます。
ワークフローシステムは、一般的に次のような機能を備えています。
業務の申請を行うことができます。申請内容は、フォームに入力することでデータ化され、システム内に保存されます。
申請内容に基づいて、上位者による承認を行うことができます。承認者は、システムにログインし、申請された内容を確認し、承認または却下を選択することができます。
申請内容の進捗状況を管理することができます。承認者は、自分が承認すべき申請があるかどうかを確認できます。
業務プロセスの進捗状況を可視化し、統計情報を出力することができます。
ワークフローシステムを導入することで、以下のようなメリットがあります。
手動で行われていた稟議や申請業務を自動化することで、生産性を向上させることができます。
業務プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、透明性を確保することができます。
人為的ミスを減らすことができます。手動で行われていたプロセスにおいては、書類の紛失や漏れなどが起こりえましたが、ワークフローシステムによって申請内容がデータ化されるため、書類の紛失や漏れを防止することができます。
ワークフローシステムには、組織のルールや規則をシステム上に反映することができます。これにより、申請者や承認者がルールに沿って業務を行うよう促すことができ、遵守状況の向上につながります。
従来は紙ベースであったり、メールでやりとりされていた情報が、ワークフローシステムで一元化されます。このため、情報の見落としや誤りを減らすことができます。
また、ワークフローシステムは、業務プロセスの改善や効率化に役立つ情報を提供することもできます。申請の承認にかかる時間や、承認者による申請の承認率などのデータを収集し、分析することで、業務プロセスの問題点を把握し、改善策を考えることができます。
ただし、ワークフローシステムを導入する際には、以下のような注意点もあります。
ワークフローシステムを導入するには、システムの開発や導入にかかるコストが必要です。これにより、導入にあたっての費用対効果を考慮する必要があります。
ワークフローシステムは、従来の手動で行われていた業務プロセスと異なるため、従来のプロセスに慣れ親しんでいる人にとっては、使い方の習得に時間がかかる場合があります。
ワークフローシステムを導入した場合、運用管理にかかる負担が増える可能性があります。システムの障害対応や、セキュリティ対策などに対する体制の整備が必要になります。
ワークフローシステムには、多くのメリットがあります。まず、紙・Excelの申請に比べて、手続きが簡単になります。テンプレートを検索して入力するだけで、必要な申請書を作成することができます。これにより、作成にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。
また、ワークフローシステムを使えば、申請・承認・差し戻しまでの手続きをWeb上で完結させることができます。従来の申請手続きでは、書類を探したり、人に手渡したりするなど、多くの手間がかかりました。しかし、ワークフローシステムを使えば、これらの手間を削減することができます。
さらに、進捗を一覧で把握できるため、承認漏れなどの滞りを防ぐことができます。ワークフローシステムは、自動的に申請書を承認者に送信し、承認結果を返信するため、承認の状況をリアルタイムで確認することができます。また、申請内容ごとに決裁者に自動振り分けることができるため、承認ルートで迷うことがありません。これにより、誰に申請書を提出すればいいのかわからないといった問題を解決することができます。
さらに、入力漏れ・ミスを自動でチェックするため、差し戻しや訂正作業などの無駄を削減することができます。このため、時間のロスを最小限に抑え、効率的な申請手続きを実現することができます。
ワークフローシステムを使うことで、承認までの時間を短縮することができます。ボタン一つで承認・差し戻しができるため、迅速な判断ができます。また、申請者や承認者はいつでもどこでも申請や承認ができるため、業務の効率化が期待できます。さらに、申請履歴を一元管理することができるため、過去の申請履歴を参照しやすくなります。
ペーパーレス化を実現するためにワークフローシステムを利用することも一つの手段です。紙の申請書には捺印が必要であり、また、出社する必要があったため、申請者や承認者の出社を待っていましたが、ワークフローシステムを利用すれば、これらの問題を解決することができます。電子的に申請書を作成し、承認者に自動送信するため、捺印や出社の必要がありません。このため、ペーパーレス化が進み、環境にも負荷をかけることが少なくなります。
ただし、ワークフローシステムを導入する際には、適切なシステムの選定や設計、導入後の運用管理など、様々な課題が存在します。適切な対応策を取りながら、効率的かつ円滑な業務の実現を目指すことが大切です。
ここでは、「どのシステムを選んでいいか分からない」と迷っている担当者向けに、ワークフローシステムのタイプや比較ポイント、選び方などを分かりやすくご紹介します。
専用の開発不要ワークフローシステムで、手軽に導入できます。自動化が必要な業務に特化しており、承認フローの自動化や帳票出力など、様々な機能があります。
Webブラウザから利用できるクラウド型のワークフローシステムです。カスタマイズ性が高く、独自の業務フローを設定することができます。
クラウド型のワークフローシステムで、リーズナブルな価格設定が特徴です。導入が容易であり、簡単な申請から複雑な承認フローまで、幅広く対応できます。
勤怠管理サービス「ジョブカン」に付属するワークフローシステムです。カスタマイズ性が高く、多彩な承認フローに対応できます。
大規模な承認フローに対応したワークフローシステムです。様々な業種・業態に対応し、柔軟なカスタマイズが可能です。
ERPシステムとの連携ができる、高機能なワークフローシステムです。多様な申請に対応し、決裁ルールも自由に設定できます。
Excelで作成した帳票をそのままワークフローシステム化することができます。スムーズな導入が可能であり、作業の効率化を図れます。
アジャイル開発手法に基づいたワークフローシステムで、柔軟性が高く、短期間でのシステム改善にも対応できます。
業務改善支援ツールとして、大手企業を中心に導入されています。カスタマイズ性が高く、様々な業務に対応できます。
稟議決済を中心にしたワークフローシステムで、決裁者の指示に従って進行する承認フローをサポートします。ワークフローとしての機能は、決裁フローの管理・共有、稟議書の作成・管理、承認履歴の確認などです。
Excel上でフォームを作成し、ワークフロー化できるツールです。Excelの使い勝手を活かして、簡単な作業から複雑な申請まで対応可能です。
ExcelやWordなどで作成した文書をワークフロー化することができます。簡単な設定で、承認フローを自動化できます。
Excel上で作成した帳票をワークフロー化することができます。承認フローの自動化に特化したシンプルなシステムです。
人事や経理など、バックオフィス業務に特化したワークフローシステムです。社員からの各種申請に対応し、承認フローを自動化します。また、勤怠管理や経費精算機能もあります。
業務システム「SBM」をベースにしたワークフローシステムで、各種バックオフィス業務に対応します。カスタマイズ性が高く、大規模なシステムでも対応可能です。
グループウェアとしての機能と、ワークフロー機能を組み合わせた総合的なビジネスツールです。ワークフローとしての機能には、承認フローの自動化や帳票出力、業務改善などがあります。
グループウェアとしての機能に加え、ワークフローシステムも備えたビジネスプラットフォームです。各種業務に対応し、オンプレミス、クラウド、ハイブリッドの導入形態にも対応しています。
ワークフローシステムを選ぶ際には、以下の3つの基準を考慮することが大切です。
企業の規模に応じた承認フローの設計が必要となります。大手企業の場合、多数の承認者や条件付きの申請ルールが必要になるため、複雑で長期化しがちな承認プロセスに対応できるシステムを選ぶ必要があります。また、セキュリティ対策や内部統制機能にも注目する必要があります。
自社独自の申請書を利用している場合は、そのデータを取り込んで使用できるシステムが必要です。逆に、さまざまな種類の申請書を利用したい場合には、テンプレートの種類や作成・編集の容易さに注目する必要があります。
申請に応じて、勤怠管理システムや経費精算システム、CRMツールなどの他の業務システムにもワークフロー管理機能が搭載されている場合があります。ワークフローシステムを導入する前に、どの業務まで対応させるかを検討し、システムを導入する範囲を明確にすることが必要です。
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