【ポイント】社内からの問い合わせ対応、備品の発注管理、会議室や車両の予約調整といった、バックオフィス特有の「細々とした定型業務」をAIが代行するソリューション。担当者の作業中断をなくし、毎日5時間の雑務を10分に削減します。
総務やバックオフィスの仕事は、家庭における「名もなき家事」に似ています。 トイレットペーパーの補充、空調の温度調整、郵便物の仕分け…。一つひとつは小さな作業でも、それが一日に何十回も積み重なると、まとまった時間は完全に失われます。
担当者は以下のようなストレスを抱えています。
作業の中断: 集中して資料を作っている時に「すいません、名刺の申請ってどうやるんでしたっけ？」と話しかけられる。
属人化: 「この備品は〇〇さんじゃないと分からない」という状態になり、休みが取れない。
付加価値の欠如: 一日中忙しく動き回ったのに、振り返ると「今日はトラブル対応しかしていない」と無力感に襲われる。
「社員が快適に働ける環境を作りたい」。本来の目的を達成するためには、この「雑務の山」を片付ける必要がありました。 そこで導入されたのが、24時間文句を言わずに働いてくれる「AIエージェント」です。
AIエージェント（AIさくらさん）を導入すると、AIがバックオフィスの「一次窓口」を一手に引き受けます。 社員は、人間に聞く代わりに、チャットツール上のAIに話しかけます。
問い合わせ対応: 「Wi-Fiのパスワードは？」「慶弔休暇の申請方法は？」といった質問に即答。
手続き代行: 「会議室を予約して」と言えば、AIが空き状況を確認して予約を完了させる。
リマインド: 提出物の期限や、定期的な点検業務をAIが担当者に通知する。
これまで人間が毎日5時間かけて対応していたメール返信や口頭での説明が、AI導入後はすべて自動化されます。 担当者が行うのは、AIが解決できなかった特殊な案件を10分程度チェックするだけ。圧倒的な静寂と、集中できる時間が手に入ります。
実際に、AIエージェント（AIさくらさん）を導入して、バックオフィスの働き方を変えたG社の事例を紹介します。 ここでは、総務部のリーダーにお話を伺いました。
“社内対応の5時間を10分に” G社が実現した、AIさくらさんによるバックオフィス改革
1. AIを導入したきっかけを教えてください。
当時は、全社員から寄せられる電話やメールの対応に追われていました。「プリンターの紙がない」「備品の場所がわからない」といった細かい質問に答えるだけで一日が終わってしまうことも珍しくありませんでした。 これがかなりの時間と労力を要していて、担当者たちが問い合わせ対応や細かい手続き処理だけに1日5時間ほど費やしていたんです。 「総務は便利屋じゃない」と思いつつも、社員を無視するわけにもいきません。社内ポータルサイトを作っても見てもらえず、根本解決策を探していた時に「AIさくらさん」を知りました。
2. 実際に導入してみて、どんな効果がありましたか？
一言でいうと、“総務部の中に、もう一人優秀な秘書が入った感覚です”。 以前は自分の仕事を中断して対応していましたが、今ではAIがチャットで即座に回答・処理してくれるので、私たちが対応するのはイレギュラーな相談の10分程度で済みます。 AIさくらさんが社内規定や施設予約システムと連携しているため、社員も「人間に聞くよりAIに聞いた方が早い」と気づき始め、電話が鳴る回数が激減しました。
3. 活用してきて感じる変化や今後の展望を教えてください。
そのおかげで部員たちは、受け身の対応業務ではなく「オフィスのレイアウト改善」や「健康経営の推進」といった、社員のエンゲージメントを高めるための“戦略的な仕事”に時間を使えるようになっています。 バックオフィスが元気だと会社全体が明るくなります。今後は、AIに蓄積された「社員の困りごとデータ」を分析し、先回りして環境を改善する「攻めの総務」を実現したいですね。
A: はい、可能です。 現在社内で使っているチャットツールの中に、AIエージェントを「メンバーの一人」として追加できます。社員は新しいアプリを入れる必要がなく、いつも使っているチャットで気軽に質問できるため、利用率が高まります。
A: 非常に簡単です。 Excelなどの管理画面からＱ＆Ａを修正するだけで、即座にAIの回答に反映されます。また、AIさくらさんは運用サポートが充実しているため、大幅な規定変更の際もスムーズに対応できます。
本記事では、バックオフィス業務における「5時間→10分」の劇的な効率化事例を紹介しました。
AI導入の真の価値は、単なる時短ではありません。 「雑務はAI、創造は人間」という役割分担をすることで、バックオフィス部門が「会社のコスト（経費）」ではなく、「会社の価値（働きやすさ）を生み出すエンジン」へと生まれ変わることです。
「何でも屋からの脱却」を目指し、より良い会社作りをしたいとお考えの方は、ぜひAIエージェントという新しいパートナーを検討してみてください。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
