【ポイント】社内外からの代表電話の一次受け、契約書や申請書の記載漏れチェック、紙書類のデータ化・検索といった総務特有のアナログ業務をAIが代行するソリューション。物理的な対応工数を削減し、総務部門のテレワーク化とコア業務への集中を実現します。
総務の仕事を圧迫しているのは、高度な判断が必要な業務ではなく、実は「形式的な確認作業」です。
申請書の不備チェック: 「住所が抜けている」「ハンコが薄い」といったミスを目視で確認し、差し戻すだけの作業に数時間。
書類探し: 「3年前のあの契約書どこだっけ？」と倉庫の段ボールをひっくり返す時間。
電話番: 集中して作業していても、代表電話が鳴れば中断される。しかも9割は営業電話。
これらの業務がある限り、総務担当者はデスクから離れられません。 「誰でもできる仕事」のために、貴重な人材のリソースとモチベーションが削られていく。この状況を変えるために選ばれたのが、目視確認や電話応対を代行できる「AIエージェント」でした。
AIエージェント（AIさくらさん）を導入すると、総務のワークフローは劇的に効率化されます。 AIは画像認識や音声認識の技術を使い、人間が目や耳で行っていた確認作業を代行します。
申請書の自動検閲: 提出されたPDFや画像をAIが読み取り、「必須項目が空欄です」「日付が古いです」と、提出者に対してその場で自動修正を指示する。総務の手元には「完璧な書類」だけが届く。
電話の自動振り分け: 代表電話をAIが受け、「採用の方は1を…」と案内したり、営業電話を自動でシャットアウトしたりする。必要な用件だけをチャットで担当者に通知する。
文書検索: 「〇〇社との覚書」と話しかけるだけで、サーバー内の膨大なファイルから該当書類を瞬時に提示する。
毎日5時間かけて行っていた「間違い探し」や「電話の取り次ぎ」がなくなります。 担当者は、AIが処理しきれなかった複雑な案件を10分程度確認するだけ。物理的な拘束から解放されます。
実際に、AIエージェント（AIさくらさん）を導入して、総務の働き方を改革したK社の事例を紹介します。 ここでは、総務部の部長にお話を伺いました。
“書類チェックの5時間を10分に” K社が実現した、AIさくらさんによるペーパーレス革命
・AIを導入したきっかけを教えてください。
当時は、全国の拠点から郵送されてくる稟議書や申請書の山と格闘する毎日でした。
内容の不備を見つけては電話で修正を依頼し、再提出を待ってハンコを押す…。この「形式チェック」と「やり取り」だけに部員たちが1日5時間ほど費やしており、本来やるべきBCP（事業継続計画）の策定や福利厚生の改善といった業務に全く手が回っていませんでした。 また、コロナ禍でも「電話番とハンコ」のために出社を余儀なくされ、部員の疲弊感がピークに達していた時に「AIさくらさん」の導入を決めました。
・実際に導入してみて、どんな効果がありましたか？
一言でいうと、“総務部全員がテレワークできるようになりました”。
以前は目視で行っていた書類チェックをAIに任せたことで、不備のある書類が総務に届くこと自体がなくなりました。電話もAIが受けてテキストで通知してくれるので、自宅にいても対応できます。 確認作業は1日10分程度。 「会社に行かないとできない仕事」がほぼゼロになり、業務スピードも劇的に上がりました。
・活用してきて感じる変化や今後の展望を教えてください。
そのおかげで総務部は、事務処理屋ではなく「働きやすいオフィス環境の設計」や「社内イベントの企画」といった、社員の笑顔を作る“クリエイティブな仕事”に時間を使えるようになっています。
今後は、AIに蓄積されたデータを活用して「無駄な会議の削減提案」など、全社の生産性を上げる施策にも取り組んでいきたいですね。
A: はい、高精度で読み取れます。 最新のOCR（文字認識）技術を搭載しているため、活字だけでなく手書きの文字もしっかり認識します。手書きの請求書や届出書のデータ化・チェックも自動化可能です。
A: 柔軟に連携可能です。 現在お使いの申請システムやグループウェアとAIさくらさんを連携させることで、「AIがチェックしてOKなら、自動でシステムに登録する」といったシームレスな自動化が実現できます。
本記事では、総務業務における「5時間→10分」のデジタル化事例を紹介しました。
AI導入は、単なる手抜きではありません。 「AIにルーチンワークを任せ、人間は社員を守り、組織を強くする仕事に専念する」。これこそが、次世代の総務部門のあるべき姿です。 「申請書の山に埋もれている」「電話のために出社している」という状況から脱却したい方は、ぜひAIエージェントの導入を検討してみてください。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
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