【総務の働き方改革】「電話番とハンコ」のための出社コストを削減。AI活用で総務部門を完全テレワーク化した実録

悩み：優秀な総務担当者を疲弊させる「間違い探し」と「受電業務」

総務の仕事を圧迫し、コア業務への集中を阻害しているのは、高度な判断が必要な業務ではありません。実は「形式的な確認作業」と「突発的な対応」です。
・申請書の不備チェック
「住所が抜けている」「ハンコが薄い」「日付が古い」。こうした単純なミスを目視で確認し、本人に連絡して差し戻すだけの作業に、毎日数時間が消えていきます。
・アナログな書類探し
「3年前のあの契約書、原本はどこだっけ？」と、倉庫の段ボールをひっくり返して探す非生産的な時間が発生しています。
・強制的な電話番
集中して企画書を作っていても、代表電話が鳴れば作業は中断されます。しかもその9割は、自分には関係のない営業電話や間違い電話です。
これらの業務がある限り、総務担当者はデスクから一歩も離れられません。「誰でもできる仕事」のために、貴重な人材のリソースとモチベーションが削られていく。この状況を変えるために選ばれたのが、目視確認や電話応対を代行できる「AIエージェント」でした。

解決策：AIが「24時間対応の総務窓口」として機能する

AIエージェント（AIさくらさん）を導入すると、総務のワークフローは劇的に効率化されます。
AIは高度な画像認識（OCR）や音声認識の技術を使い、これまで人間が目や耳で行っていた確認作業を代行します。
・申請書の自動検閲（AI-OCR）
提出されたPDFやスマホで撮影された画像をAIが読み取ります。「必須項目が空欄です」「規定外のフォーマットです」と、提出者に対してその場で自動修正を指示します。総務の手元には「完璧な状態の書類」だけが届くようになります。
・電話の自動振り分け（ボイスボット）
代表電話をAIが一次受けします。「採用の方は1を…」と案内したり、営業電話を自動でシャットアウトしたりします。必要な用件だけをチャットで担当者に通知するため、出社して受話器を取る必要がなくなります。
・文書検索の高速化
「A社との覚書」とチャットで話しかけるだけで、サーバー内の膨大なファイルから該当書類を瞬時に提示します。
毎日5時間かけて行っていた「間違い探し」や「電話の取り次ぎ」がなくなります。
担当者は、AIが処理しきれなかった複雑な案件を10分程度確認するだけ。物理的な拘束から解放され、自宅やサテライトオフィスでも業務が可能になります。

実際の成功例の声：総務が一番「クリエイティブ」な部署になった

実際に、AIエージェント（AIさくらさん）を導入して、総務の働き方を改革したK社の事例を紹介します。
ここでは、総務部の部長にお話を伺いました。

＜導入事例インタビュー＞

“書類チェックの5時間を10分に” K社が実現した、AIさくらさんによるペーパーレス革命
Q1. AIを導入したきっかけを教えてください。
A. 当時は、全国の拠点から郵送されてくる稟議書や申請書の山と格闘する毎日でした。
内容の不備を見つけては電話で修正を依頼し、再提出を待ってハンコを押す…。この「形式チェック」と「やり取り」だけに部員たちが1日5時間ほど費やしており、本来やるべきBCP（事業継続計画）の策定や福利厚生の改善といった、会社の未来を作る業務に全く手が回っていませんでした。
また、コロナ禍でも「電話番とハンコ」のために出社を余儀なくされ、部員の疲弊感がピークに達していた時に、現状を打破するツールとして「AIさくらさん」の導入を決めました。
Q2. 実際に導入してみて、どんな効果がありましたか？
A. 一言でいうと、「総務部全員がテレワークできる体制が整いました」。
以前は目視で行っていた書類チェックをAIに任せたことで、不備のある書類が総務に届くこと自体がなくなりました。電話もAIが受けてテキストで通知してくれるので、自宅にいてもスマホで対応できます。
確認作業は1日10分程度。「会社に行かないとできない仕事」がほぼゼロになり、業務スピードも劇的に上がりました。
Q3. 活用してきて感じる変化や今後の展望を教えてください。
A. そのおかげで総務部は、単なる事務処理屋ではなく「働きやすいオフィス環境の設計」や「社内イベントの企画」といった、社員のエンゲージメントを高める“クリエイティブな仕事”に時間を使えるようになっています。
今後は、AIに蓄積された問い合わせデータを分析して「無駄な会議の削減提案」を行うなど、全社の生産性を上げる施策にも積極的に取り組んでいきたいですね。

よくある質問（FAQ）

Q1: 手書きの書類でもAIは読めますか？
A: はい、高精度で読み取れます。
最新のAI-OCR（文字認識）技術を搭載しているため、活字だけでなく手書きの文字もしっかり認識します。手書きの請求書や届出書のデータ化・チェックも自動化可能です。
Q2: 既存のワークフローシステムと連携できますか？
A: 柔軟に連携可能です。
現在お使いの申請システムやグループウェア（kintone、Garoon、Teamsなど）とAIさくらさんを連携させることで、「AIがチェックしてOKなら、自動でシステムに登録する」といったシームレスな自動化が実現できます。

「守りの総務」を卒業し、会社を変える「攻めの総務」へ

本記事では、総務業務における「5時間→10分」のデジタル化事例を紹介しました。
AI導入は、単なる手抜きではありません。「AIにルーチンワークを任せ、人間は社員を守り、組織を強くする仕事に専念する」。これこそが、次世代の総務部門のあるべき姿です。
「申請書の山に埋もれている」「電話のために出社している」という状況から脱却し、コストセンターからバリューセンターへと変革したい方は、ぜひAIエージェントの導入を検討してみてください。

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