【人事DX】定型業務の90%を自動化。「問い合わせ対応」と「面接調整」をAIに任せ、採用コストを年間1,200万円圧縮した話

悩み：店舗と本部の板挟み。「店長からの電話」と「採用メール」の山

人事の仕事を圧迫しているのは、戦略立案ではありません。実は「繰り返される対話」と「調整業務」です。特に現場を持つ企業では、課題はより深刻です。
社内ヘルプデスク状態 「アルバイトの有給条件は？」「保険証の切り替えは？」。マニュアルはあるのに読まれず、全国の店長から本部に電話が集中します。人事は一日中、同じ回答を繰り返すだけの「電話番」になっています。
採用日程調整のパズル 年間数百人規模のアルバイト採用において、店長の空き時間と応募者の希望をExcelでパズルし、メールや電話で調整する。この単純作業に膨大な時間が消え、対応が遅れることで「他社に取られる（機会損失）」が発生しています。
これでは、社員のエンゲージメントを高めたり、優秀な人材を見極めたりする余裕などありません。「誰でも答えられる質問」のために、人事のプロフェッショナルな時間が削られていく。この状況を変えるために選ばれたのが、対話と調整を代行できる「AIエージェント」でした。

解決策：AIが「定型業務の90%」を代行する

AIエージェント（AIさくらさん）を導入すると、人事のワークフローは劇的に効率化されます。 AIは社内規定やカレンダー情報を学習し、人間が個別に行っていた対応の大部分を自動化します。
社内FAQの自動回答（チャットボット） 「扶養範囲内で働きたいスタッフがいるんですが」と店長がチャットで聞けば、AIが就業規則に基づき即座に回答。申請書のリンクも案内します。これにより、本部への電話問い合わせ件数は90%以上削減されます。
面接日程の自動調整 応募者への連絡をAIが行います。応募者が提示された候補日から選ぶと、店長のカレンダー確保、ZoomURLの発行、リマインドメールの送信までをAIが全自動で完結させます。
一次スクリーニング 応募書類の必須条件（シフト希望や経験有無など）をAIがチェックし、基準を満たした候補者だけを面接官に通知します。
毎日5時間かけて行っていた「質問への返信」や「日程調整メール」がなくなります。 担当者は、AIが対応しきれなかった個別の相談案件を10分程度確認するだけ。事務作業から解放され、「人」と向き合う時間が生まれます。

実際の成功例の声：採用コスト削減と内定承諾率の向上

実際に、AIエージェント（AIさくらさん）を導入して、人事部門の構造改革に成功した小売チェーンO社の事例を紹介します。 ここでは、人事部長にお話を伺いました。

＜導入事例インタビュー＞

“年間1,200万円のコスト削減効果” 全国200店舗を持つO社が実現した、戦略人事へのシフト
Q1. AIを導入したきっかけを教えてください。
A. 当時は、全国200店舗からの労務問い合わせと、年間1,000名を超えるパート・アルバイト採用の対応で、人事部はパンク寸前でした。 本部スタッフは一日中電話とメールの対応に追われ、この「調整業務」だけにチーム全体で月間800時間以上を費やしていました。 対応の遅れから「せっかく応募があったのに面接前に辞退される」というケースも多発しており、採用単価の高騰も経営課題になっていました。人を増やすのではなく、仕組みを変える必要があると考え、「AIさくらさん」の導入を決めました。
Q2. 実際に導入してみて、どんな効果がありましたか？
A. 一言でいうと、「採用コストと業務工数が劇的に下がりました」。 まず、店長からの電話問い合わせがほぼゼロになり、本部スタッフの残業代やアウトソース費用を含め、年間換算で約1,200万円分のコスト削減効果が出ています。 採用面でも、応募から面接設定までのリードタイムが「平均3日」から「即日」に短縮されたことで、面接設定率が大幅に向上しました。私たちが手を動かすのは、AIがまとめたデータの確認など1日10分程度です。
Q3. 活用してきて感じる変化や今後の展望を教えてください。
A. そのおかげで人事部は、事務処理部隊ではなく「店長へのマネジメント教育」や「リテンション（定着）施策」といった、組織を強くするための施策に予算と時間を使えるようになっています。 事実、早期離職率も改善傾向にあります。今後は、AIによるエンゲージメントサーベイ（組織診断）なども活用し、データに基づいた強い組織作りを進めていきたいですね。

よくある質問（FAQ）

Q1: 給与や評価などの機密情報は守られますか？ A: 万全のセキュリティ対策を行っています。 人事情報は極めて重要度が高いため、権限のない社員には回答しない設定や、データ通信の暗号化、IPアドレス制限など、金融機関レベルのセキュリティ基準で運用可能です。
Q2: パソコンを持っていない店舗スタッフでも使えますか？ A: はい、スマホから利用可能です。 店舗のタブレットや、スタッフ個人のスマホ（LINE WORKSやSlackなど）からAIに質問できます。「バックヤードのPCまで行かないと調べられない」という手間がなくなり、現場の利便性が向上します。

「事務代行」を卒業し、組織を勝たせる「戦略人事」へ

本記事では、人事・労務業務における「定型業務の90%削減」の実例を紹介しました。
人事DXの目的は、単なる時短ではありません。「AIに定型業務を任せ、浮いたコストと時間を『採用力の強化』や『離職防止』といった、利益に直結する領域に再投資する」。これこそが、企業成長を支える人事部門のあるべき姿です。 「問い合わせ対応で一日が終わる」「採用の機会損失をなくしたい」とお考えの方は、ぜひAIエージェントの導入を検討してみてください。

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