管工機材や住宅設備、建材などを扱う卸商社において、請求業務は単なる事務作業ではありません。一つの現場で数百〜数千の部材が動くため、明細行数は膨大になります。さらに、掛売りの商習慣上、たった一つの請求ミスが長年の信用を失墜させるリスクを常に孕んでいます。
今回のインタビューに応じた担当者も、かつてはその重圧の中にいました。
「以前は人力で2日ほどかけて夜遅くまで処理をしていたと聞いています」
総務省の「情報通信白書」等のデータでも指摘される通り、多くの中小・中堅企業においてバックオフィス業務の効率化が進まない最大の要因は、デジタル化後も残る「アナログな確認作業」です。
システムにデータを入力しても、「機械が間違えていないか不安」という心理から、結局人間がすべての数字を目視で突き合わせる。これでは、入力の手間は減っても「確認の時間」は減りません。現場担当者が抱えているのは、作業量以上の「ミスをしてはいけない」という精神的な疲労なのです。
自動化プロジェクトを成功させるために必要なのは、ツールそのものの性能以上に「運用ルールの変更」です。
本事例で確立されたのは、全件をチェックするのではなく、AIが処理しきれなかった「例外」と、ビジネス上の最大リスクである「請求漏れ」だけに人間のリソースを集中させる「監査型運用モデル」です。
以下に、従来の失敗しやすい運用と、今回成果を上げた運用の比較を整理しました。
インタビューの中で、担当者は現在の運用についてこう語っています。
「ステータスが合っていないものがあれば確認をしていますが、『請求が抜けていないか』だけを重点的に見ておけば良い状態です」
この運用設計が優れているのは、「金額の間違い（計算ミス）」のリスクを捨てているわけではない点です。「AIさくらさん」のようにAPI連携や高度な処理が可能なソリューションであれば、計算ロジック自体が間違うことはありません。
人間が最も気づきにくく、かつ経営インパクトが大きい「データの連携漏れ（請求抜け）」にチェック機能を絞ることで、リスク管理の質を上げながら工数を劇的に削減しているのです。
「監査型運用」への移行による効果は劇的でした。かつて丸2日、夜遅くまでかかっていた業務は、現在「自動化されたものをチェックするだけ」の状態になっています。
「現在は安定して動いていて、とても助かっています。（中略）今は自動化したものをチェックするだけで済むようになりました」
時間的な削減効果以上に大きいのが、担当者の「働き方の質の変化」です。毎月決まった時期に訪れる「絶対にミスできない長時間労働」からの解放は、大きな「心の余裕」をもたらしています。
「大きいのはやはり『時間の使い方が変わった』ことですね。請求処理に追われることがなくなった分、他の業務に余裕を持って取り組めるようになりました」
確認作業も慣れればスムーズになり、安心してシステムに任せられる領域が広がっていく。 今後は「気づいた点をフィードバックし、より精度の高い仕組みにしていく」としており、AIを単なるツールとしてではなく「育てるパートナー」として捉えることで、さらなる業務効率化の好循環に入っています。
A: 基本的に目視チェックは不要です。 システム間のデータ連携（API連携やCSV取り込み）さえ正常であれば、AIやプログラムが計算ミスをすることはありません。人間は「データが連携されていない（請求漏れ）」や「システムが出力したエラーログ（ステータス不一致）」の確認に集中することで、全体のリスクを効率よく管理できます。
A: 対応可能です。むしろ点数が多いほど効果を発揮します。 明細行数が数千行に及ぶ場合、人間による目視確認は限界を超えており、見落としが発生する可能性が高くなります。「AIさくらさん」のような処理能力の高いツールで自動化し、例外のみを人間が監査する運用に切り替えることで、正確性とスピードの両立が可能になります。
請求業務の自動化において、最も重要なのは「AIに任せる勇気」と「人間が見るべきポイントの絞り込み」です。 本事例のように、全件チェックをやめ、リスクの高い「請求漏れ」と「例外」にフォーカスする「監査型運用」を取り入れることで、月初の深夜残業をゼロにすることは十分に可能です。
「AIさくらさん」は、単なる自動化ツールではなく、企業の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズと、安定した運用サポートに強みを持っています。 「今の自動化ツールでは確認作業が減らない」「請求業務のプレッシャーから解放されたい」とお考えの担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。貴社の業務に最適な「監査型運用」をご提案いたします。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
