【総務DX】「Wi-Fiがつながらない」で一日が終わる…AI導入で“名もなき雑務”を96%削減し、戦略総務へ進化した話

悩み：評価されにくい「名もなき仕事」による業務崩壊

総務の仕事を最も苦しめているのは、家庭における「名もなき家事」と同じく、「名もなき業務」の連続です。 トイレットペーパーの補充依頼、空調温度の調整、郵便物の仕分け…。やって当たり前、やらなければ怒られる。でも、いくらこなしても「すごい」とは評価されない。 担当者は以下のようなストレスで疲弊しており、離職リスクすら高まっています。
作業の中断（スイッチングコスト） 集中して資料を作っていても、電話や「ちょっといい？」で思考がリセットされる。元の集中力に戻るには15分以上かかると言われており、1日に数時間のロスが発生しています。
属人化の罠 「この備品の場所は〇〇さんしか知らない」という状態になり、担当者が有給休暇すら取れない状況に陥ります。
付加価値の欠如 一日中社内を走り回ったのに、日報に書ける成果が「電球交換とクレーム対応」しかない虚しさ。これではモチベーションが続きません。
「社員が快適に働ける環境を作りたい」。その本来の目的を果たすためには、まず総務自身がこの「雑務の山」から脱出する必要があります。

解決策：AIが「社内コンシェルジュ」として防波堤になる

AIエージェント（AIさくらさん）を導入すると、AIが総務部への「防波堤」となります。 社員は、困ったことがあれば人間に聞く前に、まずチャットツール上のAIに話しかけます。
問い合わせの自動解決 「慶弔休暇の申請書はどこ？」「Wi-Fiのパスワードは？」といった定型質問に、AIがマニュアルを引用して即答します。
手続きの代行 「来週の月曜、大会議室を予約して」と言えば、AIがスケジューラーを確認して予約を完了させます。
リマインド 提出物の期限や、定期的な点検業務をAIが担当者に通知し、抜け漏れを防ぎます。
これまで毎日5時間かけて対応していた「メール返信」や「口頭での説明」が、AIによって自動化されます。 担当者が行うのは、AIが答えられなかった特殊な相談を1日10分程度チェックするだけ。オフィスに圧倒的な静寂と、集中できる時間が戻ってきます。

実際の成功例の声：雑務が消え、「戦略総務」が生まれた

実際に、AIエージェント（AIさくらさん）を導入して、バックオフィスの働き方を変えたG社の事例を紹介します。 ここでは、総務部のリーダーにお話を伺いました。

＜導入事例インタビュー＞

“社内対応の5時間を10分に” G社が実現した、AIさくらさんによるバックオフィス改革
Q1. AIを導入したきっかけを教えてください。
A. 正直、ノイローゼになりそうでした。全社員から寄せられる電話やメールの対応に追われ、「プリンターの紙がない」「備品の場所がわからない」といった細かい質問に答えるだけで一日が終わってしまうんです。 担当者たちが問い合わせ対応や細かい手続き処理だけに1日5時間ほど費やしている計算でした。 「総務は便利屋じゃない」と思いつつも、社員を無視するわけにもいきません。社内ポータルサイト（Wiki）を作っても誰も見てくれず、根本解決策を探していた時に「AIさくらさん」を知りました。
Q2. 実際に導入してみて、どんな効果がありましたか？
A. 一言でいうと、「総務部の中に、もう一人優秀な秘書が入った感覚」です。 以前は自分の仕事を中断して対応していましたが、今ではAIがチャットで即座に回答・処理してくれるので、私たちが対応するのはイレギュラーな相談の10分程度で済みます。 AIさくらさんが社内規定や施設予約システムと連携しているため、社員も「人間に聞くよりAIに聞いた方が早いし気を使わない」と気づき始め、電話が鳴る回数が激減しました。
Q3. 活用してきて感じる変化や今後の展望を教えてください。
A. そのおかげで部員たちは、受け身の対応業務ではなく「オフィスのレイアウト改善」や「健康経営の推進」といった、社員のエンゲージメントを高めるための“戦略的な仕事”に時間を使えるようになっています。 バックオフィスが元気だと会社全体が明るくなります。今後は、AIに蓄積された「社員の困りごとデータ」を分析し、先回りして環境を改善する「攻めの総務」を実現したいですね。

よくある質問（FAQ）

Q1: TeamsやSlack、LINE WORKSなどと連携できますか？
A: はい、シームレスに連携可能です。 現在社内で使っているチャットツールの中に、AIエージェントを「メンバーの一人」として追加できます。社員は新しいアプリをインストールする必要がなく、いつも使っているチャットで気軽に質問できるため、利用率が圧倒的に高まります。

Q2: 社内ルールが頻繁に変わるのですが、修正は大変ですか？
A: Excel感覚で修正できます。 管理画面からQ&Aを修正するだけで、即座にAIの回答に反映されます。また、AIさくらさんは運用サポートが充実しているため、組織変更や大幅な規定改定の際も、設定変更を丸投げしてサポートしてもらうことが可能です。

まとめ：バックオフィスを「コストセンター」から「価値を生む場所」へ

本記事では、バックオフィス業務における「作業時間96%削減」の事例を紹介しました。
AI導入の真の価値は、単なる時短ではありません。 「雑務はAI、創造は人間」という役割分担を明確にし、総務部門が「会社のコスト（経費）」ではなく、「会社の価値（働きやすさ）を生み出すエンジン」へと生まれ変わることです。 「何でも屋からの脱却」を目指し、より良い会社作りをしたいとお考えの方は、ぜひAIエージェントという新しいパートナーを検討してみてください。

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