多店舗運営において、単なる売上の合算以上に現場を疲弊させるのが「イレギュラー対応」と「データの整合性チェック」です。
今回取材した事例では、日々の業務として**「決済エラーの履歴確認」が存在していました。システム上で決済が正しく完了していない履歴を洗い出す作業ですが、その数は多い日で1日300件以上**にのぼります。
これを人間が手作業で行う場合、膨大な正常データの中から「エラー」だけを目視で探し出さなければなりません。集中力が求められる作業でありながら、毎日発生するため、担当者の精神的な負担は計り知れないものがありました。
また、20店舗以上の売上集計も日次で発生します。各店舗から上がってくる数字をまとめ、経営層やエリアマネージャーが確認するための「会議用報告書」に落とし込む作業です。
これらは毎朝の会議までに完了させる必要があり、担当者は「正確さ」と「スピード」の板挟みになっていました。インタビューでは、導入前の課題について以下のように語られています。
「当社では、決済エラーの履歴確認を毎日行っており、1日300件以上発生することもあります。そのチェック作業を、膨大な履歴の中からエラーを検知するところまでAIさくらさんに任せています」
この課題を解決するために導入されたのが、業務自動化ソリューション「AIさくらさん」です。
特筆すべきは、単にデータを一箇所に集めるだけでなく、「会議用の報告書作成」までを自動化の範囲に含めた点です。結果として、人間が手を動かす時間はほぼゼロになり、処理完了までのリードタイムは劇的に短縮されました。
以下は、導入前後の業務プロセスを比較した表です。
多くの企業でDXが頓挫する要因の一つに、「システム同士が連携していないため、結局人間がCSVを作ってアップロードしている」という問題があります。
本事例では、集計したデータを営業管理ツールへ取り込むためのCSV形式に自動生成する処理もRPAに組み込みました。これにより、データの抽出から加工、別システムへの投入までが一気通貫で無人化され、転記ミスなどのヒューマンエラーが完全に排除されました。
「20店舗以上の売上集計も日々必要になりますが、こちらも自動化し、およそ15分で集計と会議用の報告書作成まで完了するようになりました。さらに、営業管理ツールへ取り込むための数値をまとめ、CSV形式に自動生成する処理も担っています」
導入後の変化として最も大きかったのは、業務時間の「安定」です。
人間であれば、体調や割り込み業務によって処理スピードにバラつきが出ますが、AIさくらさんは毎日およそ12時間、文句ひとつ言わずに稼働し続けます。これにより、担当者は「集計作業」から解放され、その時間を本来の業務や、イレギュラー対応が必要な高難度のタスクに充てることができるようになりました。
ツール導入時にありがちな「現場の反発」もなく、むしろ現場からは「なくてはならない存在」として認識されています。
定型業務が自動化されたことで、担当者は精神的な余裕を持って業務全体をコントロールできるようになりました。インタビューの中で語られた以下の言葉は、RPA導入の真の価値を表しています。
「日々の業務の中で自動化の役割が明確になってきたことで、さくらさんがいないと社内が回らない状態になっています。定型作業の処理が安定したことで、担当者が業務全体を進めやすくなったという声もあり、運用の継続が業務フローにとって重要な位置づけになってきていると感じています」
A: はい、RPAは処理ルールに基づいて動作するため、データ量が増えても人間のように処理速度が極端に落ちることはありません。今後店舗数が拡大した場合でも、サーバーリソースの調整などで柔軟に対応でき、常に一定のスピードで完了可能です。
A: 可能です。本事例のように、指定のフォーマット（CSVなど）への自動変換や、データの取り込み処理までをシナリオに組み込むことで、API連携が難しいレガシーシステム同士の「つなぎ」業務も自動化できます。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
