20店舗の売上集計を15分で完了。決済エラー300件を自動化したRPA活用術

RPAによる自動化とは、数百件のエラー検知や複数店舗の集計をAIが代行し、数時間の定型業務を「15分」へ劇的に短縮してコア業務へ時間を創出する施策です。

課題の背景と「リアルな痛み」：1日300件のエラー確認と多店舗集計

多店舗運営において、単なる売上の合算以上に現場を疲弊させるのが「イレギュラー対応」と「データの整合性チェック」です。

見落としが許されない「300件」の目視チェック

今回取材した企業（多店舗展開を行う小売・サービス業）では、日々の業務として「決済エラーの履歴確認」が存在していました。これはPOSシステムや決済端末上で処理が正しく完了していない履歴を洗い出す作業ですが、その数は多い日で1日300件以上にのぼります。
これを人間が手作業で行う場合、膨大な正常データの中から「エラー」だけを目視で探し出さなければなりません。集中力が求められる作業でありながら毎日発生するため、担当者の精神的な負担は計り知れないものがありました。
「当社では、決済エラーの履歴確認を毎日行っており、1日300件以上発生することもあります。そのチェック作業を、膨大な履歴の中からエラーを検知するところまでAIさくらさんに任せています」

会議に間に合わせるための「時間との戦い」

また、20店舗以上の売上集計も日次で発生します。各店舗から上がってくる数字をまとめ、経営層やエリアマネージャーが確認するための「会議用報告書」に落とし込む作業です。これらは毎朝の会議までに完了させる必要があり、担当者は「正確さ」と「スピード」の板挟みになっていました。
総務省の「情報通信白書（令和5年版）」においても、日本企業の労働生産性の低迷要因の一つとして、デジタル化の遅れによる「アナログな事務処理」が指摘されています。まさにこの現場も、定型業務によって本来の生産性が阻害されている典型的な例でした。

会議資料作成まで「15分」で完結させる仕組み

この課題を解決するために導入されたのが、業務自動化ソリューション「AIさくらさん」です。 特筆すべきは、単なる自動操作ツールとしてではなく、分散する店舗データと管理システムをつなぐ**「データハブ」**としてRPAを機能させた点です。

導入前後の業務プロセス比較

システム間の「隙間」を埋めるCSV自動生成

多くの企業でDXが頓挫する要因の一つに、「システム同士が連携していないため、結局人間がCSVを作ってアップロードしている」という問題があります。
本事例では、集計したデータを営業管理ツールへ取り込むためのCSV形式に自動生成・変換する処理もRPAに組み込みました。 これにより、AIさくらさんが店舗POSと営業管理ツールの間に立つデータハブの役割を果たし、データの抽出から加工、別システムへの投入までが一気通貫で無人化されました。結果、転記ミスなどのヒューマンエラーは完全に排除されています。
「20店舗以上の売上集計も日々必要になりますが、こちらも自動化し、およそ15分で集計と会議用の報告書作成まで完了するようになりました。さらに、営業管理ツールへ取り込むための数値をまとめ、CSV形式に自動生成する処理も担っています」

1日12時間稼働で「さくらさんがいないと会社が回らない」状態へ

人間を超越する「1日12時間」の安定稼働

導入後の変化として最も大きかったのは、業務時間の「安定」です。 人間であれば、体調や割り込み業務によって処理スピードにバラつきが出ますが、AIさくらさんは毎日およそ12時間、文句ひとつ言わずに稼働し続けます。これにより、担当者は「集計作業」から解放され、その時間を本来の業務や、イレギュラー対応が必要な高難度のタスクに充てることができるようになりました。

現場からの信頼と「業務継続性」の確立

ツール導入時にありがちな「現場の反発」もなく、むしろ現場からは「なくてはならない存在」として認識されています。 定型業務が自動化されたことで、担当者は精神的な余裕を持って業務全体をコントロールできるようになりました。インタビューの中で語られた以下の言葉は、AIエージェント導入の真の価値を表しています。
「日々の業務の中で自動化の役割が明確になってきたことで、さくらさんがいないと社内が回らない状態になっています。定型作業の処理が安定したことで、担当者が業務全体を進めやすくなったという声もあり、運用の継続が業務フローにとって重要な位置づけになってきていると感じています」
1日300件のエラーチェックと20店舗以上の集計業務。これを手作業で続けている限り、貴社の現場は疲弊し続け、本来得られるはずだった「分析による売上アップ」の機会を毎日損失していることになります。
「人手不足で採用ができない」と嘆く前に、「今ある業務を自動化して、既存社員を戦力化する」ことこそが、最も確実で低コストな解決策です。
本事例の企業が、具体的にどのようなシナリオ（設計図）でシステム間連携を実現したのか。その技術仕様と、投資対効果（ROI）の詳細はこちら。

よくある質問（FAQ）

Q1: 店舗数が増えても、集計時間は15分程度で維持できますか？

A: はい、維持可能です。 RPAはプログラムされたルールに基づいて高速処理を行うため、データ量が増えても人間のように処理速度が極端に落ちることはありません。今後店舗数が50、100と拡大した場合でも、サーバーリソースの調整などで柔軟に対応でき、常に一定のスピードで完了可能です。

Q2: 既存の営業管理ツールや独自システムとの連携は可能ですか？

A: 可能です。 API連携ができないレガシーシステムであっても、本事例のように「CSVの自動生成」や「画面操作の代行」を行うことで、システム間のデータ連携（ハブ化）を実現できます。「AIさくらさん」のような高度なRPAは、システム間の「隙間」を埋める作業を得意としています。