バックオフィス担当者が疲弊する最大の原因は、業務量そのものではなく、「集中している時に電話やチャットで作業を中断されること（コンテキストスイッチ）」にあります。 「ちょっといいですか？」と話しかけられるたびに思考が分断され、ミスが誘発されます。
AIチャットボットを導入する最大の目的は、「一次対応の防波堤」を作ることです。 「まずはAIに聞いてください」というルールを作ることで、担当者への直接の割り込みを減らし、集中できる時間を確保します。
IT企業のA社では、情シス部門へのパスワードリセットやPC設定の問い合わせが月間300件を超えていました。 AIチャットボット（AIさくらさん）を導入し、AD（Active Directory）と連携させることで、パスワードリセットを完全自動化。 さらに、社内Wikiの内容をAIに学習させ、「規定集」の検索も自動化しました。
結果、問い合わせ電話は8割減少し、部員3名分の月間合計200時間の工数が削減されました。
「経費のことは佐藤さんに聞かないと分からない」といった属人化も、バックオフィスの課題です。 AIにナレッジを集約することで、担当者が不在でも、夜間でも、社員は正しい回答を得られるようになります。これはBCP（事業継続計画）の観点からも重要です。
「導入したけど使われない」という失敗を防ぐために、以下のステップで進めてください。
全ての質問をAI化しようとすると挫折します。まずは「問い合わせ数の上位20%（パレートの法則）」に絞りましょう。 「交通費精算」「パスワード」「休暇申請」。これら定型的な質問だけを自動化するだけで、効果は絶大です。
わざわざ専用のツールを開かせるのはハードルが高いです。 社員が普段使っているMicrosoft TeamsやSlack、LINE WORKSの中に、AIチャットボットを「同僚」として常駐させましょう。 「いつものチャットで聞ける」手軽さが、定着率を左右します。
AIは導入してからが本番です。答えられなかった質問（ログ）を確認し、回答を追加していくチューニング作業が必要です。 自社でリソースが割けない場合は、AIさくらさんのような「運用代行サービス付き」のベンダーを選ぶのが正解です。
・情報システム部: パスワードリセット、VPN接続トラブル、PCセットアップ手順の案内
・人事・労務: 年末調整の書き方、慶弔休暇の規定確認、育休申請の手続き案内
・総務・経理: 名刺発注の方法、交通費精算のルール、請求書フォーマットの格納場所案内
バックオフィスのDXは、担当者を楽にするだけでなく、「全社員が待たされずに情報を得られる」という会社全体の利益につながります。 まずは「電話対応をゼロにする」ことを目標に、AIチャットボットという「デジタル社員」の採用を検討してみてください。
「まずは情シスだけで試したい」 AIさくらさんは、特定の部署（例：情シスのみ）からスモールスタートし、徐々に全社展開することが可能です。 情シス特化型の導入事例や、Teams連携についてAIチャットボットさくらさんから紹介できますので、ぜひ資料ダウンロードしてご覧ください。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
