スマホ撮影だけで物品特定・台帳登録が完了するAI落とし物管理システムについて解説。検索時間と警察提出書類の作成工数を劇的に削減し、返還率を向上させる仕組みを紹介します。
多くの施設では、依然としてノートやExcelへの手入力による管理が行われています。しかし、このアナログな手法こそが、現場の疲弊と顧客満足度低下の根本原因となっています。
特に問題となるのが、情報の正確性です。受付時に忙しいスタッフが急いでメモを取ると、記載漏れや誤字が発生しやすくなります。例えば「黒いケース」とだけ記録されたワイヤレスイヤホンは、後から探す際に特定が困難です。メーカー名や型番まで細かく記録するには、現場の時間はあまりに足りません。
また、対応のタイムラグも深刻です。「今、手元に台帳がないので分かりません」「担当者が不在のため、折り返しご連絡します」
こうした手続きの煩雑さは、単に面倒なだけではありません。「見つからない」ことによるお客様の不信感を招き、本来返せるはずの物品を返還できないという「機会損失」を生んでしまうのです。
現状の課題を解決する鍵となるのが、AI（人工知能）を搭載した落とし物管理システムです。最大の特徴は、これまでの「特徴を目視して文字で書く」という工程そのものをなくしてしまう点にあります。
ここでは「落とし物さくらさん」の標準的なフローを例に、具体的な解決策をご紹介します。
これまでは「メーカーはどこか？」「色は？」「形状は？」とスタッフが悩みながら入力していました。AIシステムでは、タブレットやスマホで落とし物を撮影するだけです。画像認識AIが「スマートフォン」「黒色」「〇〇製」「画面割れあり」といった特徴を自動でタグ付けし、データベースへ登録します。スタッフの主観に頼らないため、誰が撮影しても均一なデータが作られます。
問い合わせ対応時も、強力な検索機能がサポートします。「昨日落とした、赤い柄のついた傘」といった曖昧な情報でも、登録された画像一覧から視覚的に照合できるため、電話口でお客様をお待たせする時間が大幅に短縮されます。
現場マネージャーの頭を悩ませる最大の業務が、保管期限切れの物品や貴重品を警察へ届ける際の「書類作成（提出）」です。
「警察システムと連動」と謳うサービスもありますが、誤解を恐れずに言えば、民間企業のシステムが警察のデータベースと直接APIでつながっているわけではありません。ここでの「連携」とは、警察署へ提出するための指定様式（納付帳票など）をシステムが自動作成してくれる機能を指します。
これまでのように、施設内の管理台帳を見ながら、警察指定の紙のフォーマットに手書きで転記する必要はありません。システム上のボタンをワンクリックするだけで、提出用書類（PDFやCSV）が出力されます。
これにより、月末にまとめて行っていた「転記作業」という残業時間が、ほぼゼロになります。情報は正確に転記されるため、警察窓口での確認作業もスムーズになり、持ち込み時の待ち時間短縮にもつながります。
では、実際にAI管理システムを導入すると、現場はどう変わるのでしょうか。月間拾得物数が平均500件を超える、関東近郊の大型ショッピングモールでの導入事例をご紹介します。
この施設では、雨の日になると1日に100本以上の傘が届けられていました。当時の防災センター担当者はこう語ります。
「正直、雨の予報を見ると憂鬱でした。バックヤードは濡れた傘で溢れかえり、手書きの管理タグは湿気で破れたり、インクが滲んで読めなくなったり…。通常業務の合間を縫って、ドライヤーでタグを乾かしながら台帳へ転記していましたが、『特徴なんて全部同じに見える』とスタッフも限界でした。結果、お客様からの問い合わせにも即答できず、お叱りを受ける悪循環でしたね」
「落とし物さくらさん」導入後、業務フローは一変しました。
まず、日々の「登録作業」です。濡れた傘もその場でタブレット撮影するだけで登録が完了するため、1件あたり約3分かかっていた作業が約10秒に短縮。タグの書き直しや判読不能な文字との格闘はなくなりました。
次に、最も効果が大きかったのが「警察提出業務」です。月末に約5時間かけて行っていた手書きの転記作業が、システムからのワンクリック出力に変わったことで、わずか5分で完了するようになりました。
「今では、月末の残業がほぼゼロになりました。浮いた時間で館内巡回の回数を増やせるようになり、セキュリティ品質も上がっています」
このように、単なる管理ツールの入れ替えではなく、業務フローそのものが圧縮されることで、スタッフは本来注力すべき「館内の安全管理」や「接客」に時間を割けるようになったのです。
現在は物品の形状や特徴を認識する技術が実用化されており、撮影するだけで基本的なカテゴリー分類が可能です。もちろん最終的な確認は人間が行いますが、ゼロから入力する手間はなくなります。
「落とし物さくらさん」をはじめとする多くのシステムはクラウド型で提供されており、インターネット環境と、撮影用のスマートフォンやタブレットがあればすぐに利用開始できます。高価な専用サーバーなどを購入する必要はありません。
落とし物管理は、利益を生み出しにくい「守りの業務」と思われがちですが、顧客満足度や企業の信頼性に直結する重要な業務です。AI搭載の管理システムを導入することで、現場は「探す・書く・転記する」という煩雑な作業から解放されます。
本記事でご紹介した「落とし物さくらさん」は、画像認識による自動登録や警察提出書類の自動作成に加え、駅や商業施設の案内サイネージとの連携など、現場の声から生まれた拡張性の高い機能を提供しています。
今の管理体制に限界を感じている方は、まずは具体的な機能や操作感がわかる資料を確認してみてはいかがでしょうか。
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