落とし物管理は、企業や店舗にとって非常に手間のかかる業務です。特に、株式会社ビスタホテルマネジメント様のように「複数のホテルを運営している」場合、拠点ごとの情報連携が大きな課題となります。
インタビューによれば、導入以前は以下の課題を抱えていました。
管理手法のバラつき： 各拠点ごとに「手書き」で管理を行っていた。
情報整理の手間： アナログな台帳管理のため、情報の検索や整理に膨大な時間がかかっていた。
連携の欠如： 全体で共通の仕組みがなく、情報の共有がスムーズではなかった。
「業務をもっとスムーズにし、情報をデジタルで一元化したい」という強い思いが、システム導入の決定的な要因となりました。
デジタル管理システムを導入したことで、現場のオペレーションは劇的に変化しました。特に築地や福岡の拠点では、管理業務がすべてPC上で完結するようになり、現場スタッフからも「とても便利になった」と好評を得ています。
アナログ管理からデジタル管理へ移行したことで、以下の数値的変化が生まれています。
1. 情報共有のタイムラグ：数分 → 「0秒」へ
これまでは他店舗への電話確認や、台帳を物理的に探す時間（リードタイム）が発生していましたが、クラウド一元管理により「リアルタイム（0秒）」での状況把握が可能になりました。
2. アナログ作業の削減：「100%」デジタル化
築地や福岡の拠点では、これまで手書きだった管理業務が「100% PC上で完結」するようになりました。これにより、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーのリスクも極限まで抑えられています。
3. 確認工程の圧縮：5ステップ → 「1ステップ」「台帳を探す→ページをめくる→該当箇所を探す→電話する→回答を待つ」という多段階のプロセスが、「PCで検索する」という1ステップに集約されました。
このように、システム導入は単なるペーパーレス化だけでなく、「複数拠点間での情報共有スタンダード」を確立する成果を上げています。
一般的に、新しいシステムやAI技術の導入には「現場の抵抗」や「習熟期間」の壁が存在します。しかし、ビスタホテルマネジメント様の事例では、以下のプロセスでスムーズな定着を実現しました。
導入〜3ヶ月（約90日）： 操作に慣れるまでの期間。
現在： スタッフが操作に慣れ、全体的に効率よく活用できている。
特に「仙台拠点」では登録件数が多いにもかかわらず、スタッフが積極的にシステムを使いこなしており、システムが現場業務にしっかりと根付いていることが実証されました。「慣れ」とともに活用が定着し、基本業務の効率化が確実に進んでいます。
デジタル化により業務効率は向上しましたが、運用を続ける中で「現場ならではの新たな要望」も見えてきています。
登録フローの改善： 「登録画面の遷移をもう少しスムーズにしたい」
モバイル対応の強化： 「スマホでも貴重品の登録を完結できるようにしたい」
また、将来的には社内効率化だけでなく、「お客様自身がWeb上で忘れ物確認を完結できるような仕組みづくり」にも期待が寄せられています。これが実現すれば、問い合わせ対応の時間がさらに削減され、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
A1. 拠点の規模やスタッフのスキルにもよりますが、ビスタホテルマネジメント様の事例では、導入から約3ヶ月で操作に慣れ、効率よく活用できるよう定着しています。
A2. 全拠点のデータを「共通の仕組み」で一元管理できる点です。手書き台帳では不可能だった「拠点間の横断的な検索」や「標準化された管理フロー」が実現し、組織全体のガバナンス強化につながります。
手書き管理からの脱却は、スタッフの時間を「事務作業」から「お客様対応」へ戻すための重要な投資です。ビスタホテルマネジメント様のように、まずは3ヶ月、デジタル管理を試してみませんか？
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