落とし物管理システムとは、拾得物の画像登録・自動照合に加え、警察提出書類の自動作成までを一気通貫で行うDXソリューションです。法的リスクを排除し、管理コストを最大70%削減します。
多くの施設担当者が誤解していますが、落とし物管理は単なる「サービス業務」ではなく、遺失物法に定められた「法的義務」です。
遺失物法第4条等の規定により、施設管理者は拾得物を速やかに警察署長へ提出する義務があります。しかし、手書きの台帳管理では、「いつ拾って、いつ届け出期限が来るのか」のステータス管理が煩雑になりがちです。万が一、管理不備で顧客の財産を紛失したり、届け出が遅延したりすれば、損害賠償請求だけでなく、施設の社会的信用が失墜します。システム化は、このコンプライアンスリスクをシステム制御によって回避する唯一の手段です。
単なるデータベース化ではなく、実務に即した「警察連携」と「照合精度」がDXの鍵となります。
従来、週に一度の警察への届け出業務では、数百件の落とし物情報を警察指定の「提出書」に手書き、またはExcelへ転記する必要がありました。最新の管理システムでは、管轄の警察署のフォーマットに合わせて提出書類やデータ（CSV等）をワンクリックで自動生成可能です。これにより、事務作業における誤記や転記ミスはゼロになります。
「黒い財布」といっても千差万別です。テキストだけの検索ではヒットしないケースが多々あります。システム導入後は、登録された写真をAIが解析し、色や形状から類似物品を自動でレコメンドします。これにより、熟練スタッフでなくとも、電話口で「あ、これですね」と即答できる体制が構築できます。
では、システム導入によってどれだけのコストメリットが出るのか。月間の拾得物件数が500件程度の中規模商業施設をモデルケースに、具体的な削減効果を試算します。
登録・管理業務:アナログでは1件あたり約5分（台帳記入、タグ付け、保管）かかっていた作業が、スマホ撮影での登録により1分に短縮されます。
効果：月間約33時間の削減
問い合わせ対応:1件あたり平均10分を要していた確認・電話対応が、検索機能により2分で完了します（月間100件の問い合わせと仮定）。
効果：月間約13時間の削減
警察届け出業務:週に1回、3時間を要していた書類作成と準備作業が、自動出力により15分に短縮されます。
効果：月間約11時間の削減
これらを合計すると、月間で約57時間、年間で約684時間の業務時間削減となります。これを時給1,500円の人件費で換算した場合、年間約102万円のコストカットが実現可能です。システム利用料を差し引いても、十分なROI（投資対効果）が見込める計算となります。
A. はい、多くのシステムでカスタマイズ出力が可能です。管轄警察署によって求められる様式（紙、FD、メール等）が異なるため、導入時にベンダーへ「〇〇県警の形式に対応しているか」をご確認ください。
A. 落とし物情報は個人情報そのものです。そのため、ISO27001（ISMS）認証を取得しているサーバーでの管理や、アクセスログの監視機能を持ったシステム選定が必須です。
落とし物管理システムの導入は、現場の負担を減らすだけでなく、法的リスクから企業を守るための重要な「経営判断」です。
しかし、単にデータをデジタル記録するだけのシステムでは、現場スタッフを最も疲弊させる「お客様からの電話・窓口での問い合わせ対応」までは削減できません。
そこで検討の土台に上げていただきたいのが、管理業務の効率化に加え、お客様への一次対応までAIが代行する「落とし物管理さくらさん」です。
「落とし物管理さくらさん」なら、画像解析による物品特定や警察署連携といったバックオフィス業務はもちろん、お客様からの「私の落とし物、届いてますか？」という問い合わせ対話まで、AIが人間に代わって24時間365日対応します。
「なんとなく大変」な現場を、AIの力で「スマートで安全」な環境へ。まずは、実際にどれだけの工数が削減できるのか、詳細な機能と導入事例をご覧ください。
「落とし物管理さくらさん」の資料請求・お問い合わせはこちら
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
