落とし物管理を効率化！問い合わせ7割減＆属人化を解消するAI活用のメリット

脱「属人化」で業務効率化！手書き管理の限界とシステム化の効果

多くの現場では、依然として「ノートによる手書き管理」が行われていますが、これは現代の業務スピードにおいて限界を迎えています。特に以下の3点は、業務効率化を阻む大きな壁となっています。

情報のブラックボックス化
 担当者が不在だと「何がどこにあるか」が分からず、対応がストップする。

検索・照会のタイムロス
 お客様からの電話口で、膨大な台帳ページをめくって探す「保留時間」が発生する。

法的リスク
 遺失物法で定められた保管期間や、警察署への届出期限の管理漏れが起きやすい。

劇的に変わる4つの業務フロー（手書き vs AI管理）

これまで1件あたり3～5分を要していた作業は、システム化によりどのように変わるのでしょうか。
主要な4つの業務について、従来の手法と最新のAI管理システムの違いを具体的に解説します。

1. 登録作業
→3分～5分が「わずか10秒」に

従来は拾得物の特徴を目視で確認し、手書きで台帳に記入するために数分を要していました。
しかしAI管理なら、スマホで写真を撮るだけで完了します。
画像認識AIが特徴を自動抽出し、約10秒で登録が完了するため、業務の合間に処理が可能です。

2. 検索・照会
→台帳めくりが「0秒検索」に

お客様からの問い合わせ時、これまでは分厚い台帳をめくって探す必要がありました。
システム化後は、特徴や日付などのキーワードを入力するだけで対象物が瞬時に表示されます。
お客様をお待たせする時間がなくなり、保留のストレスから解放されます。
3. 警察届出
→手書き作成が「自動生成」に
定期的に行う警察署への提出書類作成は、現場の大きな負担です。
システム導入後は、登録データから「遺失物届」の様式に合わせて書類を自動生成・データ連携できるため、転記ミスもなくなり、作成の手間がほぼゼロになります。

4. お客様対応
→電話のみから「24時間自動対応」に

従来は営業時間中の電話や対面でしか対応できませんでしたが、システムと連携したチャットボットを導入することで、24時間365日の自動受付が可能になります。
夜間や早朝の問い合わせも取りこぼしません。

実際に、株式会社ビスタホテルマネジメント様では、各拠点が手書きで行っていた管理業務をシステムでデジタル化・一元化したことで、情報整理の手間を大幅に削減しました。
現場スタッフからは「スマホで写真を撮るだけで登録でき、便利になった」といった声が上がっています。

従来型とは違う！「生成AI」による自動化がもたらす圧倒的な効率化

従来のシステムと最新のシステムの違いは、「生成AI」の実装にあります。
単なる文字認識（OCR）ではなく、AIが「人間の文脈」を理解することで、これまで自動化が難しかった領域までカバーします。

 曖昧な表現を理解する「コンテキスト検索」

従来型システムでは、「黒い 財布」と登録されているデータに対し、「暗い色のウォレット」と検索してもヒットしませんでした。

しかし、生成AIを搭載した最新システムは違います。

「四角いカバンのようなものを忘れたかも」といったお客様の曖昧な記憶や表現の揺らぎをAIが解釈し、データベース内の画像特徴量と照合して「これではありませんか？」と候補を提示します。

 画像認識によるタグ付けの完全自動化

スマートフォンで撮影するだけで、AIが画像を解析し、属性情報を自動生成します。

カテゴリ: 財布、スマートフォン、傘
特徴: 革製、黒色、二つ折り、ロゴあり

これにより、入力担当者による表記揺れ（例：スマホ／携帯／iPhone）がなくなり、検索漏れを未然に防ぎます。

3. 多言語対応の自動化

インバウンド需要の増加に伴い、海外のお客様対応も必須です。
生成AIはリアルタイムで問い合わせ内容を翻訳・理解するため、スタッフが外国語を話せなくても、スムーズな返却対応が可能になります。

問い合わせ「7割削減」を実現！データで見る導入メリット

システム導入による「効率化」のインパクトは、数値として明確に表れます。

住友不動産商業マネジメント様の事例では、都内の大規模商業施設においてAI搭載の落とし物管理システムを導入しました。
その結果、以下のような成果が出ています。

「以前は電話対応に追われていましたが、お客様自身がWebやチャットで検索できるようになったことで、施設への電話問い合わせ件数が約70%削減されました。
また、AIによる自動登録機能を活用して属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で管理できるようになりました」

これは、「電話が鳴り止まない」という管理者の最大のストレスを解消し、空いた時間を本来の接客や施設管理業務（コア業務）に充てられることを意味します。
コスト削減の観点でも、月間の対応工数が数十時間単位で削減されるため、経営視点で見ても極めて高い投資対効果（ROI）を発揮します。

よくある質問（FAQ）

Q1: 警察への届け出業務も効率化できますか？

A: はい、可能です。
多くの主要なシステムには「遺失物届」の法定様式に合わせてデータを自動出力する機能が備わっており、警察署への提出書類作成の手間をほぼゼロにできます。

Q2: 導入にあたり、専用の機器は必要ですか？

A: いいえ、基本的にはお手持ちのスマートフォンやタブレット、PCがあれば利用可能です。
高価な専用ハードウェアを新規購入する必要はありません。

Q3: セキュリティ面でのリスクはありませんか？

A: クラウド型システムは、適切な権限管理（誰がいつデータを閲覧・操作したかのログ保存）が可能です。
手書き台帳のように「誰でも見られる場所に置き忘れる」リスクがなくなり、むしろセキュリティレベルは向上します。

まとめ

落とし物管理のシステム化は、単なるペーパーレス化ではありません。
現場スタッフを「終わりのない照合作業」と「クレームの恐怖」から解放し、本来のホスピタリティ業務に注力させるための経営戦略です。

「もっと早く導入しておけばよかった」と後悔する前に、まずは貴施設の現状でどれだけの時間とコストを削減（効率化）できるか、シミュレーションしてみませんか？

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