ChatGPTで商業施設のデータ整理を劇的効率化！「落とし物エクセル」の検索・分析をAIに任せる方法

本記事では、「AIに話しかけるだけでシステムが書き換わる」といった魔法のような空論ではなく、実務で確実に使える「Excel/CSVデータとChatGPTの連携手法」について、具体的なプロンプト（指示文）を交えて解説します。

1. 商業施設のデータ管理における「エクセルの限界」

落とし物管理において、Excelやスプレッドシートは手軽ですが、以下のような限界があります。

• 検索の表記ゆれに弱い:担当者Aが「水色のタオル」と入力し、担当者Bが「青いハンカチ」と入力した場合、検索機能（Ctrl+F）ではヒットせず、お客様に「届いていません」と誤った案内をしてしまう。
• 集計・分析の手間:「先月、一番多かった落とし物の種類は？」「どの時間帯の拾得が多いか？」を知りたい時、ピボットテーブルを組んだり関数を入力したりする手間がかかる。

これらの「人間が頭と手を使う作業」を、ChatGPTに丸投げすることができます。

2. 実践：ChatGPT（Advanced Data Analysis）を活用する手順

ChatGPTの有料プラン（Plus等）で利用できる強力な機能「Advanced Data Analysis」を使えば、ExcelやCSVファイルを直接読み込ませて、自然言語（日本語）で分析・検索を指示できます。(※無料版でも一部のファイル読み込みやデータ分析機能が利用可能になっています)

STEP1：データの準備とインポート

まずは、日々の業務で使っている「落とし物管理台帳（ExcelまたはCSV）」を用意します。個人情報（お客様の名前や電話番号）が含まれる列は必ず削除またはマスキングした上で、ChatGPTのチャット画面左下にある「クリップ（添付）アイコン」からファイルをアップロードします。

STEP2：表記ゆれを吸収する「AI検索」

ファイルが読み込まれたら、以下のようにプロンプト（指示文）を入力します。

【プロンプト例：落とし物の検索】

アップロードした落とし物台帳から、以下の条件に「近い」ものをすべてリストアップしてください。完全に一致しなくても、文脈から似ているものを拾い上げてください。・探しているもの：青っぽい長財布・落とした可能性のある日：5月10日〜12日頃

【ChatGPTの回答イメージ】

該当しそうなデータが3件見つかりました。

1. 管理ID: 1045（5月11日拾得 / 紺色の革製ウォレット / 2階トイレ）
2. 管理ID: 1088（5月12日拾得 / ブルーの長財布 / フードコート）
3. 管理ID: 1092（5月13日拾得 / 水色の財布 / 駐車場）

このように、AIは「青っぽい長財布」＝「紺色のウォレット」や「ブルーの長財布」と意味を解釈し、柔軟にピックアップしてくれます。これにより、スタッフごとの入力表記のブレをカバーできます。

STEP3：一瞬で終わる「集計とレポート化」

月末の報告書作成も、数秒で終わります。

【プロンプト例：月次レポートの作成】

このデータをもとに、以下の分析を行ってください。

1. 拾得物が多いカテゴリ（傘、財布など）のTop5
2. 拾得物が多い場所のTop3
3. 結果を分かりやすい表にまとめ、簡単な所見を添えてください。

【ChatGPTの回答イメージ】

分析が完了しました。（表が出力される）【所見】最も多いのは「傘（120件）」で全体の40%を占めており、特に雨天だった5月15日前後に集中しています。場所別では「1階フードコート」が最も多く、食後の忘れ物が多発している傾向が見られます。巡回スタッフへの注意喚起に活用できると考えられます。

3. 【注意】ChatGPTで「できないこと」と「やってはいけないこと」

AIは非常に便利ですが、導入前に以下の点に必ず注意してください。

• 外部システム（データベース）の直接更新はできない「この落とし物を『返却済み』に変更して」とChatGPTに指示しても、元のエクセルファイルや社内システムが書き換わるわけではありません。あくまで「読み込ませたデータの分析・加工」ができるだけです。自動化するには、Google Apps Script（GAS）やAPIを用いた開発が必要になります。
• 個人情報・機密情報の入力は厳禁ChatGPT（特に無料版や初期設定のままの有料版）に入力したデータは、AIの学習に利用される可能性があります。「顧客の氏名」「クレジットカード情報」などは絶対にアップロードしてはいけません。（※EnterpriseプランやAPI利用など、学習されない環境を構築するか、事前に匿名化処理が必須です）

まとめ：データ整理はAIに任せ、人は「おもてなし」に集中する

商業施設のデータ整理、特に落とし物管理は、お客様の信頼に関わる重要な業務です。しかし、その「検索」や「集計」といった作業に人間の時間を奪われては本末転倒です。

ChatGPTを活用し、表記ゆれに強い検索や一瞬でのレポート作成を実現することで、スタッフは「お客様と対話し、不安を和らげる」という本来の接客業務に集中できるようになります。まずはダミーデータを使って、その圧倒的な効率化を体験してみてください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 無料版のChatGPTでもエクセルの読み込みはできますか？

A. はい、現在の最新モデル（GPT-4o等）であれば、無料版でもファイルのアップロードと基本的なデータ解析が可能です。ただし、利用回数に制限があるため、業務で本格的に利用する場合は有料プラン（ChatGPT PlusやTeam）の契約を推奨します。

Q2. AIが嘘をつく（ハルシネーション）ことはありませんか？

A. 「Data Analysis（データ分析）」機能を使ってアップロードしたファイルを解析させる場合、AIは内部的にPython（プログラム）を実行して正確な計算と抽出を行うため、ただ会話をする場合に比べて嘘をつく確率（ハルシネーション）は極めて低くなります。ただし、最終的な数字の確認は人間が行うべきです。

Q3. 社内システムと完全に連動させて自動化したいのですが。

A. ChatGPT単体では不可能です。社内の落とし物管理システムやデータベースと連携させるには、OpenAIのAPIを利用し、自社専用のシステムを開発するか、「落とし物管理さくらさん」のようなAI搭載の専用SaaS（クラウドサービス）の導入を検討する必要があります。