落とし物管理ツールのAI化で問い合わせ7割減！複数施設の連携とセキュリティ向上を実現する「AIさくらさん」導入事例

落とし物管理の「アナログ運用」が招くセキュリティリスクと業務圧迫

多くの施設では、いまだに手書きの台帳や、共有されていないExcelファイルでの管理が行われています。しかし、施設規模が大きくなるほど、あるいは運営拠点が複数にまたがるほど、このアナログ管理は現場に深刻な負荷をかけます。

現場担当者が直面する「リアルな課題」

実際に、全国でホテル事業を展開する株式会社ビスタホテルマネジメント様では、導入前まで各拠点が独自に手書きで管理を行っていました。そのため、情報の整理や確認作業に膨大な手間がかかり、全社的な状況把握が困難な状態にありました。
また、羽田空港直結の複合施設を運営するヴィラフォンテーヌ羽田空港様でも、以前は電話での問い合わせを受けるたびに、各施設へ内線確認を行い、情報を集約してからお客様へ折り返すというフローを取っていました。これでは対応に時間がかかり、お客様をお待たせしてしまうという課題がありました。

管理不全が招くリスク

こうしたアナログ管理は、単なる「手間の問題」では済みません。手書き文字の判読ミスや、台帳自体の紛失リスク、そして対応の遅れによる顧客満足度の低下は、企業や自治体の信頼を損なう要因となります。セキュリティと効率化の両立は、もはや避けて通れない経営課題と言えるでしょう。

AI導入で何が変わる？従来型管理システムとの決定的違い

では、AIを活用した管理ツールは、従来の手法と具体的に何が違うのでしょうか。「AIさくらさん」を例に、その違いを整理します。

1. 登録作業の自動化

従来の手法（手書き・Excel）：一つひとつ手入力を行うため時間がかかります。また、担当者によって「財布」と書くか「小銭入れ」と書くかといった表記揺れが発生し、検索精度が落ちる原因となります。

AI管理ツール：スマートフォンやタブレットで物品を撮影するだけで、AIが画像認識を行います。色、形状、種類などの特徴を自動でタグ付けして登録するため、作業時間が大幅に短縮され、入力ミスも防げます。

2. 検索スピードと精度

従来の手法：紙の台帳をページをめくって探す必要があり、発見までに数分から数十分かかることも珍しくありません。

AI管理ツール：画像や特徴データから、該当する物品を数秒で検索・照合できます。「赤い」「鞄」といったキーワードだけでなく、画像そのもので確認できるため、取り違えのリスクも激減します。

3. 拠点間のシームレスな連携

従来の手法：施設ごとに情報が分断されているため、他拠点の状況を知るには電話やFAXでの確認が必要でした。

AI管理ツール：クラウド上で全施設のデータが一元管理されます。異なる建物や遠隔地であっても、リアルタイムに情報が共有されるため、お客様をたらい回しにする必要がなくなります。

住友不動産商業マネジメント様も、「AIによる自動登録機能で属人化を防げる点、そして品質管理と拡張性の高さ」を導入の決め手として挙げています。

【実例】問い合わせ7割減も。「AIさくらさん」導入企業のリアルな成果

実際に「AIさくらさん」を導入した企業では、単なる効率化以上の成果が出ています。

問い合わせ件数が約70%減少

住友不動産商業マネジメント様では、導入によって手入力の手間がなくなっただけでなく、問い合わせ対応の時間も劇的に削減されました。さらに、未届品（まだ届いていない落とし物）については、AIチャットボット等が入り口で案内できるようになったことで、有人対応が必要な問い合わせ件数が「約7割減少」したといいます。これは、スタッフが本来の接客業務に集中できるようになったことを意味します。

即時対応がお客様への「安心感」に直結

ヴィラフォンテーヌ羽田空港様では、端末一つで情報を即時に検索できるようになったことで、対応スピードが大幅に向上しました。担当者は、「特に落とし物に関する問い合わせは、焦っているお客様が多い。すぐに確認・回答できることで、お客様に**『安心感』**を与えられるようになった」と語ります。業務効率化が、ホスピタリティの向上に直結した好例です。

3ヶ月で現場に定着する操作性

新しいシステムの導入には、現場スタッフの不慣れや抵抗感がつきものです。しかし、株式会社ビスタホテルマネジメント様では、導入から3ヶ月後にはスタッフが操作に慣れ、築地や福岡の拠点では「とても便利になった」と好評を得ています。仙台の拠点でも積極的に活用が進んでおり、直感的なUIがスムーズな定着を後押ししました。

よくある質問（FAQ）

Q1: 複数の施設や店舗をまたいで一元管理することは可能ですか？

A: はい、可能です。ホテル、商業施設、温浴施設など、業態の異なる複合施設であっても、クラウド上で情報を一元管理し、施設間でのスムーズな連携を実現します。

Q2: 現場スタッフがITツールに不慣れでも使いこなせますか？

A: 問題ありません。基本操作は「写真を撮るだけ」で完了するように設計されています。多くの導入企業で、数ヶ月以内にスタッフが操作に慣れ、業務の一部として定着しています。

Q3: セキュリティ面での安全性は担保されていますか？

A: はい。「AIさくらさん」はISO27001（ISMS）などの認証を取得した環境で運用されています。また、紙台帳のように物理的に持ち出されたり紛失したりするリスクがないため、個人情報保護の観点からもセキュリティ強度は向上します。

まとめ

落とし物管理のAI化は、単なるバックオフィスの効率化にとどまらず、お客様への「迅速な安心の提供」と「セキュリティリスクの排除」を実現する、攻めのDX施策です。
手書きやExcel管理の限界を感じている、あるいは複数施設の連携にお悩みの担当者様は、ぜひ一度、画像認識AIによる管理の快適さを体験してみてください。

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