【ホテルDX】電話確認ゼロへ！複数拠点の「忘れ物」を一元管理し3ヶ月で定着させた実例

【課題の背景】拠点ごとの「手書き管理」と情報のサイロ化

「手書き台帳」の限界と現場の疲弊

多くのホテル現場では、いまだにノートや台帳を使った手書き管理が主流です。
しかし、2024年の調査では宿泊業の求人倍率が高止まりするなど、人手不足は深刻化しています。
少ない人数で現場を回す中、アナログ管理は限界を迎えていました。

今回のインタビュー企業様も、まさに「サイロ化（情報の分断）」による泥臭い苦労に直面していました。

　「これまでの忘れ物管理は、各拠点ごとに手書きで行っており、情報整理や確認作業に手間がかかっていました。特に、記載フォーマットが拠点ごとにバラバラで、文字の判読ミスも日常茶飯事でした」

組織全体でのガバナンス欠如と「電話リレー」

さらに現場を苦しめていたのが、拠点間連携のなさです。
お客様から「〇〇店に忘れたかもしれないが、△△店にも寄った」という曖昧な問い合わせが入ると、地獄のような「電話リレー」が始まります。

・自店舗の台帳をめくって探す（見つからない）
・他店舗へ電話をかける（相手も忙しく繋がらない）
・相手が台帳を探して折り返す（数十分のタイムロス）

この間、お客様をお待たせすることになり、クレームのリスクも高まります。
「全体で共通の仕組みを持つことに大きな意義がある」——この痛切な課題感が、DXへの第一歩でした。

【解決策】全拠点を「画像」と「クラウド」でつなぐ一元管理

物理的な距離をゼロにするクラウド管理

この課題を解決するために導入されたのが、クラウド型システム「落とし物管理さくらさん」です。
最大の特徴は、PC上の管理画面ひとつで、全拠点の忘れ物情報をリアルタイムに可視化できる点です。

従来のアナログ管理や、単なるExcel管理と比較すると、その効率差は歴然です。

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【比較項目】記録方法
従来の手書き管理：各拠点のノート（手書き）
一般的なExcelやチャット：PC入力（表記ゆれ発生）
導入システム（さくらさん）：写真登録＋AI補助

【比較項目】情報共有
従来の手書き管理：電話・FAXでの確認必須
一般的なExcelやチャット：ファイル共有が必要
導入システム（さくらさん）：全拠点リアルタイム同期

【比較項目】検索性
従来の手書き管理：台帳をめくる（数分〜）
一般的なExcelやチャット：ファイルを開いて検索
導入システム（さくらさん）：キーワード即時検索（数秒）

【比較項目】特定精度
従来の手書き管理：文字のみ（特徴が曖昧）
一般的なExcelやチャット：文字主体
導入システム（さくらさん）：画像で一目瞭然

【比較項目】拠点連携
従来の手書き管理：分断（連携困難）
一般的なExcelやチャット：閲覧権限の設定が煩雑
導入システム（さくらさん）：1つのIDで全施設を横断検索
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特許技術や独自の強み

単に「デジタル化した」だけではありません。
文字情報だけでなく「画像（写真）」を登録することで、傘やモバイルバッテリーなど特徴を言葉で説明しにくい物も、一目で特定が可能になりました。
これにより、電話口での「色は？」「形は？」という不毛なやり取りが激減しました。

【導入効果】「築地・福岡・仙台」現場スタッフのリアルな声

3ヶ月で定着した「便利さ」の実感

新しいツール導入時、最大の壁は「現場の拒否反応」です。
しかし本事例では、導入からわずか3ヶ月でシステムが日常業務に溶け込みました。

　「築地や福岡の拠点では、これまで手書きだった管理をすべてPC上で完結できるようになり、『とても便利になった』と現場からも好評です」

特に、忘れ物取扱件数が膨大な「仙台拠点」での変化は顕著でした。

　「仙台では登録件数も多く、積極的に使いこなしている様子が見られ、システムがしっかり根付いてきていると実感しています」

現場から挙がる「次の要望」は活用の証

システムが単なる「押し付け」ではなく、自分たちのツールになった証拠として、現場から具体的な改善要望（ポジティブな不満）が上がり始めました。

・「登録画面の遷移をもう少しスムーズにしたい」
・「スマホでも貴重品の登録を完結させたい」

これらは、毎日使い込んでいるからこそ出る意見です。
今後は、お客様自身がWeb上で自分の忘れ物を検索・申請できる「自己完結型」の仕組みも視野に入れ、さらなる工数削減（電話対応ゼロ）を目指しています。

よくある質問（FAQ）

Q1：ITに不慣れな高齢スタッフでも使いこなせますか？

A：はい、3ヶ月程度で定着可能です。
　　本事例の企業様でも、長年手書き管理だったスタッフが導入から3ヶ月で操作に慣れました。
　　直感的なUIに加え、写真を撮って登録するシンプルなフローであるため、複雑なPCスキルは不要です。

Q2：A店にいながら、B店の在庫を確認することはできますか？

A：可能です。
　　権限を持つスタッフであれば、管理画面から「全拠点の忘れ物」を横断検索できます。
　　「A店にはないが、昨日泊まられたB店にあるようです」と、その場で即答できるため、お客様満足度も向上します。

まとめ

本事例は、手書き台帳による「情報のサイロ化」を解消し、「確認コストの削減（生産性向上）」と「お客様への即答（CS向上）」を同時に実現した好例です。
「人手不足で電話対応を減らしたい」「複数拠点の管理が限界に来ている」という企業様にとって、忘れ物管理のデジタル化は、最も手軽で効果が見えやすいDXの第一歩です。

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