多くのホテル現場では、いまだにノートや台帳を使った手書き管理が主流です。
しかし、今回のインタビューにご協力いただいた企業様も、まさにこの「アナログ管理」の限界に直面していました。
「これまでの忘れ物管理は、各拠点ごとに手書きで行っており、情報整理や確認作業に手間がかかっていました」
各拠点で独自の手書き台帳を作成しているため、記載フォーマットがバラバラであったり、文字の判読ミスが発生したりすることは日常茶飯事です。
さらに深刻なのは、お客様から「〇〇店に忘れたかもしれないが、△△店にも寄った」と問い合わせがあった場合です。
情報がデジタル化されていないため、他の拠点の状況を即座に把握できず、わざわざ電話で確認し合う必要がありました。
また、運営側としては、全社的なデータの管理ができていないことも課題でした。
「特に複数のホテルを運営している当社では、全体で共通の仕組みを持つことに大きな意義があると感じました」
業務をスムーズにし、情報をデジタルで一元化したい——。
この強い思いが、システム導入の決定打となりました。
この課題を解決するために導入されたのが、落とし物管理さくらさんです。
最大の特徴は、PC上の管理画面ひとつで、全拠点の忘れ物情報をリアルタイムに可視化できる点です。
従来のアナログ管理と比較すると、その効率差は歴然です。
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項目 従来の手書き管理 導入システム（デジタル管理）
記録方法 各拠点のノート・台帳（手書き） PC・クラウド上で入力・管理
情報共有 電話やFAXでの確認が必要 全拠点の情報をリアルタイム共有
検索性 ページをめくって探す（数分〜数十分） キーワードで即時検索（数秒）
拠点間連携 連携困難（情報の分断） 全体で共通の仕組みを一元化
画像の有無 特徴を文字で書くのみ 写真を登録し、視覚的に特定可能
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このように、単に「書く場所」が変わっただけでなく、情報の「検索性」と「共有スピード」が劇的に向上しました。
新しいシステムを導入する際、最も懸念されるのが「現場スタッフが使いこなせるか」という点です。
しかし、本事例では導入からわずか3ヶ月でシステムが現場に根付きました。
「築地や福岡の拠点では、これまで手書きだった管理をすべてPC上で完結できるようになり、『とても便利になった』と現場からも好評です」
特に、取り扱う忘れ物の件数が多い拠点ほど、その恩恵を強く感じています。
「仙台では登録件数も多く、積極的に使いこなしている様子が見られ、システムがしっかり根付いてきていると実感しています」
システムが定着した証拠として、現場からはさらなる改善要望も挙がってきています。
「登録画面の遷移をもう少しスムーズにしたい」「スマホでも貴重品の登録を完結できるようにしたい」といった声です。
これらは、実際にシステムを日常業務で使い込んでいるからこそ出てくる具体的な意見です。
今後は、UIの改善やネットワーク環境への対応を進めると同時に、「お客様自身がWeb上で忘れ物確認を完結できる仕組み」の構築も視野に入れています。
A：はい、問題ありません。
本事例では、これまで手書き管理だったスタッフが導入から3ヶ月で操作に慣れ、業務に定着しています。
直感的に入力できるUIであれば、スムーズな移行が可能です。
A：可能です。
クラウド上で情報を一元管理しているため、権限を持つスタッフであれば、どの拠点からでも全ホテルの忘れ物状況を検索・確認できます。
本事例は、手書き台帳による属人的な管理から脱却し、デジタル一元化によって「確認コストの削減」と「サービス品質の向上」を同時に実現した好例です。
特に複数拠点を運営する企業様にとって、情報のサイロ化（分断）を防ぐことは、DXの第一歩として非常に重要です。
「自社の運用フローに合うか相談したい」「実際の管理画面を見てみたい」という方は、ぜひ資料をご請求ください。
AIさくらさん（澁谷さくら）
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落とし物管理さくらさん
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