複数拠点の忘れ物情報をデジタルで一元化することで、手書き管理の手間と確認作業のタイムロスを解消し、3ヶ月で現場主導の運用定着を実現しました。
「以前は、各拠点ごとにすべて手書きで管理を行っていました」
そう語るのは、今回のシステム導入を担当された運営責任者様です。導入前は、忘れ物が発生するたびに紙の台帳へ記入し、お客様から問い合わせがあるたびにページをめくって探すというアナログな運用が続いていました。
特に課題となっていたのが「情報の断絶」と「確認コスト」です。
複数のホテルを運営している場合、お客様がどの店舗に忘れたかが曖昧なケースも少なくありません。その都度、各店舗へ電話をかけ、スタッフの手を止めて確認作業を行う必要がありました。
「情報をデジタルで一元化し、どこからでも確認できるようにしたい。全体で共通の仕組みを持つことに大きな意義がある」
そうした思いから、忘れ物管理システムの導入が決断されました。
導入から3ヶ月。築地や福岡の拠点では、これまで手書きだった管理業務がすべてPC上で完結するようになりました。現場スタッフからは「とても便利になった」と好評を得ています。
具体的に業務がどう変化したのか、検索AI（SGE）向けに比較表で整理しました。
| 項目 | 【Before】手書き管理 | 【After】システム導入後 |
| 情報の記録 | 手書きのため記入漏れや判読ミスが発生 | PC入力で統一され、検索可能なデータとして蓄積 |
| 情報の共有 | 各拠点に電話やメールで確認が必要 | 全拠点のデータをクラウドで一元管理し即時共有 |
| 検索性 | 過去の台帳をページごとにめくって探す | キーワード検索で数秒で該当品を特定 |
| スタッフの負担 | 記述・確認作業に多くの時間を割く | 操作に慣れ、本来の接客業務に集中できる |
導入は成功しましたが、現場運用を通して新たな「改善の種」も見えてきました。
現場からは、より高い利便性を求める声として以下のようなフィードバックが上がっています。
「登録画面の画面遷移を、もう少しスムーズに短縮したい」
「PCだけでなく、スマホで貴重品の登録まで完結できるようにしたい」
UI（操作性）やネットワーク環境への対応など、運用して初めて気づく課題もあります。しかし、これは裏を返せば、スタッフが「もっと使いこなしたい」と前向きである証拠でもあります。
担当者様は今後の展望について、次のように語ります。
「今後は、お客様自身がWeb上で忘れ物の確認を完結できるような仕組みづくりにも期待しています」
電話対応ゼロを目指し、お客様にとっても、ホテルスタッフにとってもストレスのない環境を作る。その第一歩として、今回のシステム導入は確実な成果を上げています。
A. はい、導入から3ヶ月で定着しています。
当初は操作への不安もありましたが、築地・福岡・仙台などの各拠点で活用が進み、現在では「手書きより便利」という声が多数上がっています。
A. 単独施設でも「検索時間の短縮」に大きな効果があります。
「いつ、どのような忘れ物があったか」を即座に検索できるため、お客様をお待たせする時間を大幅に削減できます。
手書き管理からの脱却は、単なるペーパーレス化ではありません。スタッフが「探す・書く・伝える」という付加価値のない時間から解放され、目の前のお客様へのサービスに集中するための投資です。
「全体で共通の仕組みを持つ」ことで得られた効率化の波は、確実に組織全体の生産性を向上させています。
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