レンタカー予約の電話対応を自動化！IVR導入のメリットと効率化の秘訣

レンタカーの電話対応はAIで自動化できます。24時間受付や多言語対応により、現場の負担を大幅に軽減可能です。

なぜレンタカー業界で「電話の自動化」が急務なのか？

レンタカー業界の現場では、慢性的な人手不足と「電話対応による業務の中断」が深刻な課題となっています。特に週末や大型連休などの繁忙期には、以下のような「負の連鎖」が発生しがちです。

• 接客の質の低下: 目の前のお客様を対応中に電話が鳴り、接客が中断される。
• 機会損失: 営業時間外や接客中の受電漏れにより、予約を逃してしまう。
• スタッフの疲弊: クレーム対応や、多言語での問い合わせに対する精神的ストレス。

これらの課題を解決し、限られたリソースを「車両整備」や「対面での付加価値提供」にシフトするためには、テクノロジーによる電話自動化が不可欠です。

IVRシステム導入による劇的な変化：有人対応との徹底比較

IVR（自動音声応答）やAI電話応対を導入することで、店舗運営は劇的に改善されます。従来の有人対応と比較した際の主なメリットは以下の通りです。

1. 対応時間の拡大

• 従来の有人対応: 営業時間内のみの対応。
• AI自動化: 24時間365日、深夜・早朝も漏らさず受付可能。

2. 同時受電の処理能力

• 従来の有人対応: スタッフの人数分しか電話に出られず、話し中が発生。
• AI自動化: 100人以上のお客様からの同時着信にも即座に対応。

3. 多言語への即時対応

• 従来の有人対応: 英語や中国語が話せる特定スタッフに依存し、不在時は対応不可。
• AI自動化: 主要な外国語に標準対応。インバウンド顧客を逃しません。

4. 業務精度とストレス

• 従来の有人対応: 聞き間違いなどのヒューマンエラーが発生し、精神的負担も大きい。
• AI自動化: システム連携により正確に記録。スタッフは接客に専念できます。

【事例】AIが回答率91.1％を記録！自治体での驚異的な自動化実績

電話自動化の有効性は、非常に高い精度を求められる自治体の現場でも証明されています。茨城県潮来市では、令和5年度に立ち上げたDX戦略室を中心に「AIさくらさん」を導入し、大きな成果を上げました。

実証実験で得られた驚きの数値

「水郷潮来あやめまつり」という大規模イベント期間中の実証実験では、AIが**約530件の電話に対応し、回答率は91.1％**という非常に高い数字を記録しました。

導入による現場の変化

• 精神的余裕の創出: 従来は2〜3人の職員が電話対応に張り付いていましたが、導入後は来場者への直接対面サポートに時間を割けるようになり、職員の精神的な余裕が生まれたと報告されています。
• 住民満足度の向上: 「24時間いつでも聞けるようになった」と好評で、AI導入に対する不満の声は一切ありませんでした。

この事例は、レンタカー店舗においても「繁忙期の電話パニック」を回避し、スタッフがより顧客満足度に直結する業務（車両の清潔さの維持や丁寧な対面説明など）に注力できることを強く示唆しています。

予約手続きから問い合わせまで、AIが担う実務範囲

最新のAI電話応対システムは、単なる「番号案内」に留まりません。

1. 予約の完結: 音声認識により、希望の車種、利用期間、返却場所をヒアリングし、予約システムへ直接反映させることが可能です。
2. よくある質問への回答: 「料金体系を知りたい」「保険の内容は？」「近くのガソリンスタンドはどこ？」といった定型的な質問には、AIが即座に回答します。
3. 多言語コンシェルジュ: インバウンド需要に対しても、AIが多言語でスムーズにナビゲート。言語の壁によるトラブルを未然に防ぎます。

よくある質問（FAQ）

Q1：導入には高額なサーバーなどの設備投資が必要ですか？

A1： いいえ。クラウド型のサービスであれば、インターネット環境があれば導入可能です。大掛かりな設備工事は必要なく、スピーディーに運用を開始できます。

Q2：高齢のお客様でもスムーズに利用できますか？

A2： はい。最新のAIは自然言語処理能力が高いため、機械的な番号入力だけでなく、普段通りの会話で操作可能です。潮来市の事例でも、幅広い年齢層から不満の声はなく、スムーズな導入が実現しています。

記事のまとめとCTA

AIによる電話自動化は、単なるコスト削減の手段ではありません。限られた職員の貴重な労働力を、より人間にしかできない「おもてなし」や「サービス」へ還元するための戦略的な投資です。

「電話が鳴り止まない店舗」から「お客様一人ひとりに向き合える店舗」へ。まずは、AIを活用した電話応対の可能性を検討してみませんか？