人間ドックの予約だけAIに任せて、電話に追われる午前中を減らす方法

なぜ人間ドックの予約電話が、ここまで現場を圧迫するのか

人間ドックの予約電話が厄介なのは、一本あたりの会話が長くなりやすく、しかも条件が細かく違うことです。
コースの種類、オプション検査の有無、胃カメラかバリウムか、健康保険組合の補助の有無、受診可能な曜日の制限。
さらに、問診票の記入方法、検査キット（便検査など）の受け取りや返送方法、前日の食事制限・服薬調整の説明も絡んできます。
そのやり取りが、外来のピークと重なります。たとえば次のタイミングに集中しがちです。
診療開始前後に「今日、空いていませんか」という直前予約。
午前外来の終わりがけに「午後の枠は空いているか」という確認。
昼休み前後に、企業健診担当者からの一括予約や日程変更。
夕方に「今度の健診の内容を確認したい」という不安解消の電話。
この時間帯、受付は目の前の患者対応、会計、レセプト準備、紹介状や診断書の受付も抱えています。
そこに人間ドックの予約・変更・確認が重なるので、「電話を取り切れない時間帯」が必ず生まれます。
その結果、呼び出し音が鳴り続けて取れない、ようやく出るとすでに相手は不機嫌気味、説明は本来ていねいにしたいが外来も詰まっていて早口になる、説明漏れや予約ミスが起きて後日のクレームや「聞いていない」につながる、という流れになりがちです。
現場では「人手不足」という言葉でまとめられがちですが、実態としては「人間ドックの予約電話に、医師とスタッフの時間と気力が削られている」ケースも多くあります。

人間ドック×AIで、まず効かせるべき領域は「予約と変更」

「人間ドック　AI」と聞くと、画像診断のAI（CTやMRIの読影を手伝う仕組み）を思い浮かべる人が多いと思います。
AIの活用は大きく分けると、診断を支えるAIと、受付や予約を支えるAIの二つがあります。
ここで扱うのは後者、つまり「人間ドックの予約・変更・事前案内を、AIが電話で受ける部分」です。診断の中身ではなく、「予約と受付の負荷」を現実的に下げる領域に絞ります。
イメージは次のような流れです。
受診者が、これまで通り人間ドック用の電話番号にかける。
最初にAIが出て、「予約」「変更」「内容の確認」のどれかを聞き分ける。
決まっているルールに沿って、日程とコース、オプション、健保の区分などを順番に聞き取る。
問診票や検査キット、当日の持ち物、食事制限など、事前案内を自動で説明する。
最後に予約内容を復唱し、そのまま確定させるか「人の確認待ち」にするかを分ける。
ここで一番効いてくるのは、「同じ時間帯に何件電話が重なっても、とりあえず全件AIが出られる」ことです。
午前のピークに五件同時に電話が鳴っても、それぞれに対して「すぐ応答」ができます。「診療時間内なのに全然つながらない」という不満は、それだけでかなり減ります。
もう一つ大きいのが、「人間ドックに関する電話が、どの曜日・どの時間帯に、どんな内容で、どれだけ来ているか」がデータで見えるようになることです。
これまでは受付の感覚に頼るしかなかった部分が、数字として可視化されます。

人間ドックの予約をAIに任せると、何がどうラクになるのか

クリニック側から見た変化は、大きく三つに整理できます。
一つ目は、「電話に追われる時間帯」が短くなることです。
同時に複数の電話が鳴っても、まずAIが一次対応するので、受付が「どの電話に先に出るか」で焦る時間が減ります。
人間ドックの予約・変更・内容確認のうち、パターン化できる会話をAIに押し出すことで、「本当に今、人で受けるべき電話」だけに集中しやすくなります。
二つ目は、医師の負担が間接的に下がることです。
人間ドックのコース内容や事前説明を、毎回スタッフに細かくレクチャーしなくても、AI側のシナリオにルールとして落としておけます。
季節による検査枠の調整や、企業健診のピーク時期の対応も、データを見ながら相談できるようになるので、「いつも感覚で調整している」状態から一歩抜け出せます。
三つ目は、受診者側の体験が安定することです。
「電話がつながったかどうか」や「出た人によって説明が微妙に違う」といったブレが減り、問診票の不備や当日の準備漏れも減りやすくなります。
その結果、当日のドタキャンや検査順の入れ替えが減り、人間ドックの一日全体が回しやすくなります。

電話が集中する医療現場で見え始めている変化

電話が集中する医療・健診の現場では、すでにAIさくらさんを使った一次対応が動き始めています。
福島県保健衛生協会では、健診や検査に関する電話問い合わせが多く、職員の負担になっていました。
ここでは、よくある質問への回答をAIさくらさんに任せることで、定型的な問い合わせを自動化しています。
その結果、電話でのやり取りが軽くなり、職員が検査の準備や結果説明など、本来の業務に時間を割きやすくなってきています。
栃木県の小山中央診療所では、受付カウンターでの案内業務の一部と電話応答をAIさくらさんが担っています。
診療時間や検査の案内、内視鏡検査の説明・予約など、定型的な問い合わせをAIに寄せたことで、年間およそ二百時間分の作業削減を見込んでいます。
患者自身が必要な情報を取りに行きやすくなり、スタッフは対面での説明や調整業務に集中しやすくなったと評価されています。
どちらのケースも、「特定の時間帯に似たような問い合わせがまとまって押し寄せる」という構造を、AIさくらさんで受け止めています。
人間ドックの予約電話も、内容としては日程やコース、事前準備、変更・キャンセルなどパターンが限られている一方で、集中する時間帯には電話が重なります。
すでに動き始めているモデルを、人間ドックの予約にそのままスライドするイメージに近いと言えます。

自院で始めるなら、まず決めるべき三つのこと

実際に「人間ドックの予約をAIに任せてみる」となった場合、いきなりすべてを置き換える必要はありません。
むしろ、最初はできるだけ小さく始めた方が現実的です。
最初に決めることは三つだけです。
一つ目は、「どの時間帯の電話が一番きついか」です。
午前外来の開始前、昼休み前後、夕方のどこなのか。
人間ドック専用番号にかかってくる電話と、代表電話に混ざってかかってくる人間ドック関連の電話のおおよその比率も、感覚で構わないので整理しておきます。
二つ目は、「その時間帯に多い用件」です。
新規の人間ドック予約、日程変更、コースやオプションの変更、事前案内の確認。
大きく三つか四つに分けるだけで十分です。
三つ目は、「ここだけは必ず人が見る」というラインです。
既往歴とコースの組み合わせの判断が必要なケース、強い不安や不信感を抱いている受診者からの電話、結果説明に近い相談などは、最初から人に回す前提にしておいた方が安全です。
この三つが決まると、
・どの時間帯の、どの用件をAIが一次対応するのか。
・AIが受けた内容を、人がどのタイミングで確認・修正するのか。
・受診者に対して、どこまでAIで完結し、どこから「人が折り返します」と案内するのか。
といった設計が、現実的なレベルで決めやすくなります。

よくある不安と、その現実的な折り合い方

人間ドックの電話予約をAIに任せる話をすると、どの医療機関でも似たような疑問が出てきます。
よくある一つ目の不安は、「高齢の受診者は、AI相手にちゃんと話せるのか」という点です。
これについては、最初の案内と選択肢の数がカギになります。
たとえば、「〇〇クリニック健診センターです。人間ドックの予約・変更の方は、このままゆっくりご用件をお話しください。」という一言で始め、長いメニュー読み上げは避けます。
途中で操作に戸惑う人のために、「いつでもスタッフにおつなぎできます」というルートを残しておけば、「AIが苦手な人を無理にAIで通す」状況は避けられます。
二つ目の不安は、「AIが聞き間違えて、予約ミスやコース違いが起きないか」という点です。
日付と時間帯、コース名、オプションの有無、健保区分など重要なところだけは、必ず最後にまとめて復唱させる設計にしておけば、多くのミスは事前に防げます。
導入初期の一〜二か月は、「AIが受けた予約はスタッフが全件チェックする期間」と割り切り、そこでパターンをつかみながら調整していくやり方もよく取られています。
三つ目の問いは、「本当に元が取れるのか」です。
これは、ざっくりでも一度計算してみる価値があります。
たとえば、人間ドック関連の電話が一日二十件、一本あたり平均五分かかっているとすると、単純計算で一日百分です。
そのうち三割だけをAIに任せられれば、一日約三十分、月二十日稼働なら六百分、つまり約十時間分のスタッフ時間が空きます。
この「電話に追われていた時間」を、レセプトチェックや窓口対応、院内の段取りに振り替えられるのであれば、単純な時給換算以上の価値が出ることも多くなります。

最後に：人間ドックの予約をAIさくらさんに預けて、医療現場の時間を取り戻す

人間ドックの予約電話を、今まで通りすべて人で受け続けるのか。
パターン化できる予約や変更、事前案内だけでもAIに任せて、「電話に追い立てられる午前中」と「潰れがちな昼休み」を減らしていくのか。
どこから手を付けるかは医療機関ごとに違いますが、「予約と変更」という限定された領域であれば、AIの導入は想像よりも始めやすい領域です。
実際に、健診や検査の問い合わせにAIさくらさんを活用して電話対応を軽くしている公的団体や、受付と電話応答をAIさくらさんに寄せて年間二百時間規模の作業削減を見込んでいる診療所など、電話が集中する現場での例はすでに出ています。
人間ドックの予約は、条件さえ整理してしまえば、AIと相性の良い業務の一つです。
まずは紙一枚で構いませんので、つらい時間帯と、多い用件、必ず人で受けたい電話だけを書き出してみる。
そのメモをもとに、医療機関向けのAIさくらさんに、「どこまでAIに任せるのが現実的か」「どんな始め方なら現場が混乱しないか」を一度相談してみる。
その程度の一歩からでも、人間ドックの予約に追われる一日は、確実に変わり始めます。