イベント運営の「電話パンク」を解消！AI自動応答で満足度と効率を両立する実戦術

1. イベント運営を阻む「電話応対」の壁と現場の疲弊

大規模なイベントや祭事の期間中、現場は常に「人手不足」と「入電ラッシュ」の板挟みにあいます。特に自治体や興行主が抱える課題は深刻です。

• 「繋がらない」という不満: 開庁・営業時間外の問い合わせに対応できず、利用者の満足度が低下。
• 本来業務の停滞: 現場スタッフが電話対応に忙殺され、来場者への直接的なサービスやトラブル対応が疎かになる。
• 精神的疲弊: 1日に何百件もの定型的な質問に答え続けることで、職員が本来注力すべき「人に寄り添う仕事」への活力を削がれてしまう。

ある自治体のDX戦略担当者は、「職員が本来業務が滞るほど長時間の対応に追われていた」と、AI導入前の切実な状況を振り返っています。

2. AI音声アシスタントが変える「イベント応対」の新基準

こうした課題の解決策として注目されているのが、AIによる電話自動応答システムです。なかでも「AIさくらさん」のような、安全性とホスピタリティを兼ね備えたシステムが選ばれています。

AI電話対応は、従来の有人対応と比較して多くの優位性があります。まず対応時間については、有人では営業時間内に限られパンクしやすかったのに対し、AIは太字24時間365日、かつ100人規模の同時対応太字が可能です。回答の質も、担当者の知識量に依存せず、蓄積されたデータに基づき常に正確かつ均一な案内を実現します。

現場への影響も大きく、スタッフが電話に張り付く必要がなくなるため、本来の目的である太字対面サービスに100%注力太字できるようになります。さらに、クレーム等による精神的負担も、AIが常に温かみのある声で冷静に対応することで大幅に軽減されます。

3. 回答率91.1％を記録した「水郷潮来あやめまつり」の衝撃

AI電話対応の効果を証明する驚異的なデータがあります。茨城県潮来市が「水郷潮来あやめまつり」期間中に実施した実証実験の結果です。

DX戦略室が主導し、電話対応AI「AIさくらさん」を導入したところ、以下のような劇的な成果が得られました。

• 対応件数と精度: 期間中の入電太字約530件太字に対し、AIによる回答率は91.1％をマーク。
• 労働力のシフト: 従来は2〜3人の職員が電話に張り付いていましたが、導入後はその要員をすべて現場の「来場者対応」へ回すことが可能になりました。
• 利用者・職員の反応: 市民からも「24時間いつでも聞ける」と好評で、職員からも「精神的に余裕を持てた」と喜びの声が上がっています。

特筆すべきは、AI導入に対する不満の声が太字寄せられなかった太字という点です。これは、AIが単なる機械的な応答ではなく、安全性と温かみを備えた「信頼できるパートナー」として機能したことを示しています。

4. よくある質問（FAQ）

Q：AIだと機械的で、高齢者などには「冷たい」印象を与えませんか？

A： 最新のAIは自然言語処理技術により、人間に近い「温かみのある対話」が可能です。潮来市の事例でも、幅広い層から好評を得ており、不満の声は寄せられていません。

Q：導入までの期間（リードタイム）はどのくらいですか？

A： 最短1ヶ月〜3ヶ月程度が一般的です。既存のFAQデータの整理状況や、複雑なシステム連携の有無によって変動しますが、イベント開催時期に合わせたスピーディーな導入支援が可能です。

Q：コスト感について教えてください。

A： 導入規模や同時接続数によって異なりますが、月額制のクラウドモデルが一般的です。人件費（派遣スタッフの確保や時間外手当）と比較して、大幅なコスト削減につながるケースがほとんどです。

Q：導入することで、現場の仕事は本当になくなりますか？

A： 仕事がなくなるのではなく、「質の変化」が起こります。定型的な質問をAIに任せることで、人間は「複雑な相談への対応」や「目の前の来場者へのホスピタリティ」といった、人間にしかできない価値提供に集中できるようになります。

まとめ

AIによる電話自動対応の導入は、単なるコスト削減策ではありません。限られた貴重な労働力を、いかに「市民サービス」や「顧客体験の向上」という本質的な業務に還元できるかという、戦略的な自治体・企業運営の鍵となります。

「AIと人間が連携し、それぞれが長所を活かす環境」を整えること。それが、今後のイベント運営や公共サービスにおける新たなスタンダードとなるでしょう。