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オフィスの顔となる受付業務を変える!受付システムの導入メリットとは?

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オフィスの顔となる受付業務を変える!受付システムの導入メリットとは?

オフィスの顔となる受付業務を変える!受付システムの導入メリットとは?

受付システムの導入で、受付業務の効率化やサービスの向上を実現!本記事では、受付システムの導入によるメリットを中心に紹介します。

人が担当していた受付をAIが無人化します

来訪客の待ち時間や社員の取次業務をゼロに。受付業務に人件費を割きたくない企業専用のAI

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目次

受付システムとは?

受付業務は、企業の顔とも言える重要な業務です。しかしながら、人手不足や業務量の増加により、訪問者の受付や案内、予約管理などに対応することは非常に困難になっています。そこで、近年では受付システムの導入が注目されています。受付システムは、人工知能や自動音声認識などの最新技術を活用し、受付業務を自動化することで、スムーズに来訪者を受け入れることが可能になります。

受付システムがオフィスに与えるメリット

労働時間や人件費の削減

受付システムは、現代のオフィスにおいて、受付業務の効率化や顧客満足度の向上に、大きな役割を果たしています。受付業務は、訪問者の第一印象を大きく左右することから「オフィスの顔」とも呼ばれ、企業イメージ向上にも密接に関連しています。そういった背景から、従来の手作業による受付業務では、労働時間や人件費の削減はもちろんのこと、スムーズかつ正確な受付業務の遂行が求められるようになりました。このような課題を解決するために導入されるのが受付システムです。


人的リソースを減らしスムーズな受付を実現

受付システムでは、受付に必要なことをシステムが全て対応することができます。訪問者はオフィスに設置しているタブレットから会社名、担当者名、要件などを話してもらうことで、システムが一次受付をすることができます。これにより、受付対応のために人的リソースをかける必要がなくなり、さらには訪問者を待たせてしまうことがなくなります。
また、受付システムは訪問者の情報を履歴としてデータで保存することができます。データベースを活用することで、訪問者が同じ人物であれば、以前の来訪時の情報が自動的に反映されるため、来訪者に同じ情報を繰り返し入力してもらう必要がありません。このようなシステムは、来訪者とのコミュニケーションにおいて、円滑な対応を可能にします。


電話を自動で取り次ぐことによって業務改善を実現

訪問者から担当者を呼んでほしいと言われたけど、内線番号が分からずばたばたしてしまうという問題は受付システムで解決することができます。受付システムでは人に代わって電話の取り次ぎをすることができます。システムが行うことによりヒューマンエラーがなくなり、スムーズに担当者へ電話を取り次ぐことができます。今まで電話の取り次ぎによって仕事が止まっていた人も受付システムが全て対応してくれるので、本来の業務に集中することができます。

受付システムは、業務効率の改善、サービス向上などを目的として多くの業界で導入することができます。当社でも受付に悩む方のために受付システムサービスを提供しています。今回ご紹介したような訪問者への対応はもちろん、人と会話した内容からAI自身が学習して賢くなるので、より人間に近い自然な会話ができるようになります。さまざまな業務形態に柔軟に対応でき、導入前、導入後のサポートも充実しているので、検討してみてはいかがでしょうか。

関連リンク>>AIが自ら学習して受付対応できる!?AI受付についてはこちら

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