生成AIと連携した受付システムは、複雑な質問にも自然な対話で回答し、総務部門の電話取次や案内業務を削減すると同時に、来訪者に感動体験を提供するDXソリューションです。
多くの企業において、エントランスの受付業務は「有人対応」が前提とされてきました。しかし、アポなしの来客や突発的な納品対応が重なると、専任スタッフだけでは対応しきれず、結局は総務や管理部門の社員が業務を中断してヘルプに入らざるを得ません。
実際に、秋田に新工場を竣工した株式会社東海理化様でも、最先端の工場にふさわしい受付体制を模索していました。「顔認証もできる最先端のサービス」を探していましたが、多くのシステムはコストが高すぎたり、逆に安価なものは機能が固定的で融通が利かなかったりと、「コストと実現内容がかみ合わず選定に悩んでいた」といいます。
単なる「電話の取次機」ではなく、急な来客にも柔軟に対応でき、かつコストパフォーマンスの高いシステムの選定が急務でした。
この課題を解決するのが、高度な自然言語処理技術（生成AI）を搭載した最新の受付システムです。従来のシナリオ型チャットボットと、東海理化様が導入した「対話型AI（AIさくらさん）」には、会話の質と運用面で決定的な違いがあります。
まず、会話の柔軟性です。従来のシステムが決まったキーワードにしか反応できないのに対し、生成AIを連携させた対話型AIは、曖昧な質問や雑談にも自然に応答できます。
次に、対応範囲の広さです。単なる内線呼び出しにとどまらず、施設案内や会社説明、さらにはセキュリティシステムとの連携までをワンストップでこなします。
また、運用負担の軽減も見逃せません。従来は手動でのシナリオ作成や修正が大きな負担でしたが、生成AIなら学習データに基づき自律的に回答を生成するため、メンテナンスの手間が大幅に削減されます。
そして何より、来訪者に与える印象が大きく異なります。「機械的で冷たい」対応ではなく、「親近感があり会話が弾む」体験を提供できる点が強みです。
実際に東海理化様の現場でも、AIさくらさんは単なる取次業務だけでなく、来訪者からの「これは何ですか？」といった素朴な疑問にも答え、コミュニケーションのきっかけを生み出しています。これにより、受付は「事務処理の場」から「企業の魅力を伝える場」へと進化しました。
AI受付の導入は、総務部の業務負担を軽減するだけでなく、予想以上のプラス効果をもたらしました。
従来、業者が来訪した際は、対応のためにセキュリティ扉を開放したままにするケースがあり、安全管理上のリスクとなっていました。しかし、対話型AIの導入後は「さくらさんが来てからは扉をちゃんと閉じて対応できるようになり、セキュリティ面の向上という点でも効果を感じています」と、物理的なセキュリティレベルの向上が確認されています。AIがゲートキーパーとなることで、有人対応の隙を埋めることができました。
AIが人間のように振る舞うことは、来訪者の心にも作用します。秋田県会議員が来訪した際には「すごい」と絶賛され、工場見学の学生からは「もう1度見たい」という声が上がるほどです。「さくらさんには親近感を持ってもらえたり、人の感情を良い方向に動かす力がある」という担当者の言葉通り、AIによる自然な対話は、業務効率化以上のブランディング効果を企業にもたらしています。
Q1: AIが答えられない質問が来た場合はどうなりますか？
A: 生成AIと連携している場合、データベースから最適な回答を生成して答えることが可能です。それでも解決しない場合のみ、担当者の内線を呼び出すフローにすることで、有人対応の頻度を最小限に抑えられます。
Q2: ロボットやAIの対応は失礼になりませんか？
A: 東海理化様の事例にある通り、むしろ「インパクトがある」「最先端である」とVIPや学生からも好意的に受け入れられています。キャラクター性を活かすことで、無機質さを払拭し、温かみのある対応が可能です。
生成AI技術を活用したAI受付は、単なる「人件費削減ツール」ではありません。「自然な対話による業務の自動化」と、「来訪者の記憶に残るブランド体験」を同時に実現する、強力なビジネスパートナーです。
「アポなし対応で業務が止まる」「受付から会社の先進性をアピールしたい」とお考えの担当者様は、ぜひ対話型AIの導入をご検討ください。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
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