【総合病院の事例】遺失物捜索時間を93%削減！病院専用管理システム導入の全記録

遺失物管理システム導入の核心は「画像検索」による属人性の排除です。A病院では導入後、平均15分かかっていた照合時間が「1分未満」になり、患者満足度とスタッフ定着率の双方を改善しました。

導入前の課題：なぜ「Excel管理」では破綻したのか？

多くの病院では、最初にExcelや無料のチャットツールでの管理を試みます。しかし、A総合病院の総務課長・佐藤氏（仮名）は、以下の理由で「限界だった」と語ります。

「文字だけの情報では、照合ができないんです」「『黒いポーチ』と登録されていても、素材や形状は千差万別です。結局、現物確認のために防災センターと受付を往復することになり、患者様を30分もお待たせすることが日常茶飯事でした。特に高齢の警備スタッフにとって、PCへの細かい入力作業は大きな負担でした」（佐藤氏）

このように、「視覚情報の欠如」と「入力ハードルの高さ」が、現場を疲弊させる最大の要因だったのです。

【成果実証】検索時間「15分→1分」の根拠データ

専用システム導入後の効果は、数字として明確に表れました。以下は、導入前後で行った同病院のタイムスタディ（業務時間計測）の結果です。

電話問い合わせ対応: 平均15分から1分（即時回答）へ短縮
警察への届け出作成: 月間5時間から10分（自動出力）へ短縮
持ち主判明率: 30%から65%（画像公開による効果）へ向上

特筆すべきは、「探索時間」の93%削減です。システムでは、拾得物をスマホで撮影するだけでAIが特徴をタグ付けします。問い合わせ時に「入れ歯」「ピンクのケース」と検索すれば、画像付きで候補が出るため、電話口で即座に「お預かりしています」と回答できるようになりました。

失敗しない選び方：無料ツールと専用システムの違い

「コストを抑えるためにチャットツールやExcelで代用できないか？」というご相談をよく頂きます。しかし、病院特有のセキュリティと運用を考えると、汎用ツールには以下のような致命的な弱点があります。

1. 検索性の違い（文字 vs 画像）

Excelなどの汎用ツールは「文字検索」が主体です。入力者によって表現（「ポーチ」「小物入れ」など）がブレるため、検索してもヒットしないケースが多発します。一方、専用システムは「画像×AI検索」です。色や形状で直感的に絞り込めるため、誰が探してもすぐに見つかります。

2. 操作性の違い（キーボード vs カメラ）

汎用ツールはキーボード入力が必須であり、PC操作に不慣れな高齢スタッフにはハードルが高いのが現状です。対して専用システムは、「スマホで撮影するだけ」で登録が完了します。直感的な操作感により、現場への定着スピードが段違いです。

3. セキュリティと警察連携

Excelファイルは誤送信や持ち出しのリスクがあり、個人情報（保険証やお薬手帳）を扱う病院には不向きです。専用システムは、厳格な権限管理（ISMS準拠）に加え、面倒な「警察提出用書類」をワンクリックで自動生成する機能を備えています。これは汎用ツールには絶対にできない、現場の残業を減らす決定的な機能です。

現場スタッフの「生の声」

実際にシステムを利用している現場スタッフの方々に、本音の感想を伺いました。

防災センター 警備担当（60代）

「以前は『字が汚くて読めない』と受付から怒られるのがストレスでした。今はスマホで写真を撮るだけなので、老眼の私でも間違えようがありません。『夜間の引き継ぎ』が写真一覧を見せるだけで終わるので、本当に楽になりました」

病棟 看護師長（40代）

「入院患者様の入れ歯や補聴器がなくなった時、これまでは全フロアに電話して回っていました。今はタブレットで全院の拾得物を検索できるので、その場で『1階の受付に届いていますよ』とお伝えできます。患者様の安心した顔を見ると、導入してよかったと心から思います」

まとめ：信頼される病院は「落とし物」への対応が違う

遺失物対応のスピードは、そのまま病院の「誠実さ」として患者様に伝わります。A総合病院の事例が示すように、適切なシステム投資は、スタッフの疲弊を防ぐだけでなく、病院のブランディングにも直結します。
「たかが落とし物」と放置せず、まずは自院の現状コスト（対応時間）を試算することから始めてみませんか？
貴院でどれくらいの時間とコストが削減できるか、相談してみませんか？
実際の画面操作を体験できるデモも実施中です。

削減効果相談・資料請求はこちら