落とし物管理システムとは、スマホ撮影によるAI画像認識を活用し、遺失物の登録・検索・返還手続きをデジタル化するSaaSです。従来の紙台帳管理と比較して登録時間を約1/5に短縮し、警察署への届出書類も自動生成可能です。
多くの施設では、いまだに「手書きの大学ノート」や「エクセル」で管理が行われています。しかし、月間数百件を超える規模になると、以下の限界が露呈します。
「昨日、そちらで帽子を落としたのですが...」という電話が入るたび、スタッフはバックヤードに走り、山積みの在庫から該当物を探します。特徴が曖昧な場合、この確認作業だけで1件あたり15〜20分を要することも珍しくありません。
「受付のAさんは把握していたが、Bさんは知らなかった」という情報共有のミスは、お客様からのクレームに直結します。また、手書き文字の判読不能による登録ミスも多発します。
拾得物は原則として速やかに警察へ届け出る義務があります。しかし、膨大な量の書類作成（拾得物件預り書など）を手作業で行うには限界があり、提出遅れや記載ミスの温床となっています。
最新のシステムでは、スマホで落とし物を撮影するだけで、AIが「カテゴリ（財布・傘など）」「色」「特徴」を自動でタグ付けし、クラウド上に登録します。
特徴を入力するだけでデータベースを検索できるため、電話口でお客様を待たせる時間がほぼゼロになります。
AI翻訳機能により、海外からの旅行者に対してもスムーズな案内が可能になります。
AIは万能ではありません。例えば「透明なビニール傘」や「特徴のない白いタオル」などは、画像認識での差別化が困難です。こうした物品については、「保管場所番号」を紐付ける運用ルールを設けるなど、人とデジタルの分担が不可欠です。導入時には、こうした「AIが苦手な領域」も正直に説明してくれるベンダーを選ぶことが重要です。
B2B導入において最も評価されるのが、このバックオフィス業務の効率化です。システムに登録されたデータを使えば、警察署に提出するための法定様式（提出シート）をワンクリックで出力できます。また、一部のシステムでは警察庁の遺失物データ形式に対応しており、データ連携のみで届け出が完了する場合もあります。これにより、月末にまとめて行っていた数時間の事務作業が、数分で完了します。
実際に月間500件以上の落とし物が発生する関東近郊のショッピングモールでの導入事例を紹介します。
課題: 防災センターのスタッフ3名が、交代で毎日2時間を落とし物管理（台帳記入・電話対応）に費やしていた。
導入後: スマホ撮影による登録フローに変更し、お客様自身がWebで検索できる「セルフ検索機能」を公開。
成果:
電話問い合わせ件数：60%減（Web検索への移行）
管理業務時間：1日2時間 → 15分に短縮
スタッフ配置：専任担当を廃止し、警備業務へリソースを再配分
A. 規模によりますが、月額数万円〜のSaaSモデルが一般的です。「電話対応の人件費」と「書類作成の事務コスト」を試算すると、月間100件以上の落とし物がある施設であれば、半年以内にROI（投資対効果）がプラスになるケースが大半です。
A. 多くのシステムはISO27001等の認証を取得したサーバーで運用されています。また、一定期間経過後に個人情報を自動削除する機能など、GDPRや改正個人情報保護法に対応した仕様が標準となっています。
落とし物管理システムは、単なる「紛失防止ツール」ではなく、施設運営のコスト構造を変革し、コンプライアンス（遺失物法対応）を強化する経営システムです。「スタッフが本来の業務（接客や警備）に集中できる環境」を作るために、まずは現状の管理コストを可視化することから始めてみませんか。
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