落とし物は、お客様からの問い合わせが多く発生する業務です。しかし、現状では、落とし物の管理は紙やエクセルなどで行われていることが多く、問い合わせ対応に時間がかかっています。例えば、以下のような課題があります。
紙やエクセルで登録した情報は、検索や整理が難しく、問い合わせ時に探すのが手間です。
物件の分類や特徴を記述する際に、表現がバラバラだったり、漏れたりすることがあります。
写真を撮っても、紙やエクセルに添付することができないため、問い合わせ時に画像で確認することができません。
落とし物法等の法令に準拠した業務ができているか不安です。
これらの課題は、お客様からの信頼を失うだけでなく、業務効率や品質を低下させる原因になります。また、施設内で発生する落とし物の数や種類は多岐に渡ります。そのため、一括して管理することは困難です。
問い合わせ対応を効率化するためには、以下の3つのポイントが重要です。
・情報の登録、検索、表示を簡単に行えること
・情報の一元化や共有化、可視化を行えること
・情報の正確性や安全性、法令遵守を確保できること
まず、情報の登録・検索・表示を簡単に行えることは、問い合わせ対応のスピードや品質に直結します。例えば、以下のような機能があれば便利です。
・物件の分類や特徴を簡単入力できる機能
・画像の添付とAIによる画像認識により、関連度の高い単語を表示する機能
・フリーワードで遺失物を検索し、画像付きで結果を表示する機能
次に、情報の一元化・共有化・可視化を行えることは、業務の効率化や管理の強化につながります。例えば、以下のような機能があれば有効です。
・複数のブラウザやデバイスで利用できるクラウドサービス
・役割に合わせたユーザー設定やログイン記録の確認ができる機能
・落とし物公開情報として、お客様閲覧用の端末から検索できる機能
最後に、情報の正確性・安全性・法令遵守を確保できることは、お客様や社会からの信頼を得るために必須です。例えば、以下のような機能があれば安心です。
・警察へ提出する遺失物をシステムで検索し、提出書やデータの作成ができる機能
・特例施設占有者向けの物件の売却や処分などの管理ができる機能
・遺失物に関わる業務で困った際にもご利用いただけるマニュアル
落とし物管理システムとは、前章で紹介した3つのポイントを満たすシステムです。具体的には、以下のような特徴があります。
インターネット接続環境があればPC・タブレットなどの端末から利用できます。
登録時に拾得者の情報や物件の分類や特徴を入力し、カメラで撮影した画像も添付します。
登録時に入力した特徴も合わせて表示するので、スピーディに探すことが可能です。
・警察へ提出する遺失物をシステムで検索し、提出書やデータの作成ができます。遺失物法等の法令に準拠した業務ができます。
利用者からの問い合わせや疑問に対して、ChatGPTが迅速に応答することで、サポートスタッフの負担軽減や利用者体験の向上が図れます。また、 利用者に物品の受け取り手続きや確認方法などをChatGPTを通じて案内することで、スムーズなプロセスの実現が可能です。
落とし物管理システムを導入することで、問い合わせ対応の負担を軽減するメリットがあります。具体的には、以下のようなメリットがあります。
落とし物管理システムでは、お客様からの問い合わせに対して、迅速かつ正確に回答することができます。画像で確認できることで、お客様の不安や疑問を解消することができます。また、落とし物公開情報として、お客様自身が検索できるようにすることで、自助努力を促すことができます。
落とし物管理システムでは、登録や検索などの業務を簡単に行うことができます。紙やエクセルで行っていた作業時間や手間を削減することができます。また、画像認識や初期値設定などの機能により、登録や検索の精度や一貫性を高めることができます。
落とし物管理システムでは、遺失物法等の法令に準拠した業務をサポートします。警察への届出や特例施設占有者向けの処理などをシステムで行うことができます。また、ログイン記録やデータセキュリティなどの機能により、情報の安全性や透明性を確保することができます。
落とし物管理システムは、施設内で発生する落とし物や忘れ物を迅速かつ正確に管理するためのシステムです。
情報の登録・検索・表示を簡単に行えること、情報の一元化・共有化・可視化を行えること、情報の正確性・安全性・法令遵守を確保できることなど、多くのメリットがあります。
これらのメリットは、お客様からの信頼や満足度を高めるだけでなく、業務効率や品質も向上させることができます。
また、遊園地やショッピングモールなど、様々な施設で導入されている事例もあります。落とし物管理システムは、施設の業務改善やサービス向上に貢献するシステムです。
ぜひ、ご検討ください。
AIさくらさん（澁谷さくら）
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