ヴィラフォンテーヌ羽田空港様のような大規模な複合施設では、ホテル、商業施設、温浴施設など、エリアごとに管理体制が分断されていることが大きな課題でした。
これまで落とし物の管理は施設ごとに異なり、統一されたシステムがありませんでした。そのため、お客様から「財布を落とした」と問い合わせがあっても、受電スタッフの手元には他エリアの情報がありません。
【担当者の課題意識】「以前は、電話での問い合わせを受けた際に、各施設に確認して折り返す、というフローを取っており、対応に時間がかかることが課題でした。」（ヴィラフォンテーヌ羽田空港 担当者様）
このように、アナログな確認作業が「お客様をお待たせする」という事態を招き、スタッフの業務時間を圧迫していたのです。
この状況を打破するために導入されたのが、系列施設「有明ガーデン」でも実績のあった「AIさくらさん」です。従来の「手書き台帳・電話確認」と、AIシステム導入後では、業務フローに劇的な違いが生まれました。
従来は施設ごとにバラバラだった台帳を、AIシステムでクラウド一元化しました。これにより、「どのエリアで拾得されたか」に関わらず、端末一つで全施設の情報を即時に検索できるようになりました。
手書きで特徴を記録していた業務も、AIシステムならスマホやタブレットで撮影するだけです。画像認識技術により特徴がデータ化されるため、紙の台帳による管理業務自体が簡略化され、スタッフの負担が大幅に軽減されました。
問い合わせ対応において最も重要なのはスピードです。AIシステムはキーワードや画像特徴から類似品を即座にリストアップするため、保留や折り返しの電話をすることなく、その場で一次回答が可能になります。
実際にAIシステムを導入した現場では、業務フローの改善が顧客満足度に直結しています。
導入前は必須だった「各施設への確認電話」と「お客様への折り返し電話」のプロセスが不要になりました。
【導入後の現場の声】「AIさくらさんを採用したことで、端末一つで情報を即時に検索できるようになり、対応のスピードが大幅に向上しました。スタッフが紙の台帳に記録していた管理業務も簡略化され、業務負担の軽減にもつながっています。」（ヴィラフォンテーヌ羽田空港 担当者様）
落とし物をされたお客様は、大きな不安を抱えています。システムによる即時検索は、単なる効率化以上の価値を生み出しました。
【お客様への提供価値】「特に、落とし物に関する問い合わせは焦っているお客様が多いため、すぐに確認できることで安心感を与えられるようになりました。」（ヴィラフォンテーヌ羽田空港 担当者様）
「今、手元で確認しましたが、該当するものは届いておりません（または届いております）」とその場で即答できることが、お客様の不安を解消する一番の特効薬となっているのです。
施設規模が大きく、部門が分かれているほど、落とし物情報の分断は深刻なリスクとなります。ヴィラフォンテーヌ羽田空港様の事例は、AIによる情報の集約が、スタッフの労力を減らすだけでなく、お客様への「安心」という最大のサービスにつながることを証明しています。
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