【自治体DX】落とし物管理は「スマホで撮影」の時代へ。遺失物法対応をAIで自動化し、業務時間を7割削減した手法とは

現場を疲弊させる「遺失物法」と「アナログ台帳」の壁

自治体の落とし物管理業務が過酷な理由は、単なる一時保管業務ではなく、法律（遺失物法）に基づく厳格な事務処理が求められる点にあります。特に現場の会計年度任用職員や担当者を苦しめているのが以下の3点です。

1. 詳細な特徴の言語化と手書き

傘一本であっても「色、柄、メーカー、形状、特徴」を言語化し、台帳に記載しなければなりません。主観による記載は、後から探す際の「見落とし」の原因にもなります。

2. 警察署への届出義務と「別記様式」の作成

拾得物は原則として警察へ届け出るか、保管情報を報告する必要があります。この際、「拾得物件預り書（別記様式）」などの法定書類を作成する必要があり、手書きやExcelへの転記作業が現場職員の大きな負担となっています。

3. 問い合わせ対応の属人化

「青い傘届いてますか？」という電話に対し、職員が倉庫を走り回り、膨大な在庫から目視で探す作業は、極めて非効率であり、住民をお待たせする原因となります。

AIは「撮影」するだけ。画像認識が変える登録フロー

最新のAI管理ツールは、この登録フローを劇的に簡素化します。専用アプリを入れたスマートフォンやタブレットで、落とし物を「撮影」するだけです。

【Before】5分かかっていた登録作業

物品を目視確認し、台帳を取り出して特徴を文章で記述。さらに管理番号を付与して棚に置く、という一連の作業に、1件あたり平均5分程度を要していました。

【After】30秒で完了するAI登録

撮影するだけで、AIが画像を解析。「傘」「青」「ストライプ」「持ち手：木製」といった特徴を自動でタグ付けし、データベースに登録します。職員がキーボードで文字を打ち込む手間はほとんどなくなります。

【試算】月間100件の拾得物で「業務時間70%削減」の根拠

AI導入による効果は感覚的なものではありません。以下に、月間100件の拾得物が発生する自治体窓口における、従来の手作業とAI導入後の作業時間の比較シミュレーションを示します。
まず、アナログ管理の場合です。
台帳への登録に約500分（5分×100件）、警察への提出書類作成に約300分（3分×100件）、さらに月間の問い合わせ対応に約200分を要すると仮定すると、合計で約1,000分（約16.6時間）の業務時間が発生していました。
一方、AI管理ツールを導入した場合です。撮影による登録は約50分（0.5分×100件）に短縮され、警察提出書類は自動生成されるため0分になります。問い合わせ対応も検索機能により約50分まで圧縮可能です。これにより、合計時間は約100分（約1.6時間）となります。
この試算では約90%の削減となりますが、システム操作等の付帯業務を保守的に見積もったとしても、「業務時間の7割削減」は十分に達成可能な現実的な数字と言えます。特に「警察提出書類の作成」という最も重い事務負担がゼロになるインパクトは甚大です。

警察連携機能とCSV出力で「法対応」を自動化

自治体DXにおいて最も重要なのが、既存業務や警察組織との連携です。多くのAI落とし物管理システムには、「警察提出用フォーマット」への自動変換機能が備わっています。
法定様式の自動生成登録されたデータを基に、各都道府県警で指定されている提出様式（拾得物件一覧簿や別記様式など）をワンクリックで出力できます。手書きでの転記ミスもなくなります。
CSVデータ連携警察の遺失物管理システムに取り込める形式（CSV等）でデータを書き出せるため、紙での二重管理が不要になり、月次の報告業務も一瞬で完了します。

よくある質問（FAQ）

AI落とし物管理ツールの導入を検討される自治体担当者様からよくいただく質問をまとめました。

Q1. 既存の警察システムと連携できますか？

A1. はい、可能です。多くのAI管理ツールは、警察署へ提出するためのデータ形式（CSV）や、法定帳票（別記様式等）の出力に対応しています。管轄の警察署の仕様に合わせたカスタマイズが可能か、事前にベンダーへ確認することをお勧めします。

Q2. 誰でも簡単に使えますか？

A2. はい、専門知識は不要です。スマートフォンのカメラで「写真を撮るだけ」の操作が基本となるため、IT機器に不慣れな職員や、入れ替わりのある会計年度任用職員の方でも、直感的に操作でき、即戦力として業務を行えます。

Q3. 個人情報の取り扱いは安全ですか？

A3. はい、セキュリティは万全です。LGWAN（総合行政ネットワーク）対応のオプションや、個人情報を含まない「物品データ」のみの管理など、自治体のセキュリティポリシーに準拠した運用設計が可能です。

まとめ：市民サービス向上は「職員の負担軽減」から

AI落とし物管理ツールの本質は、最新技術を導入すること自体ではありません。現場職員の手元にある「登録・照会・届出」という実務のボトルネックを解消することです。
SaaS型の管理ツールであれば、大規模なサーバー構築も不要。数台のタブレット端末からスモールスタートが可能です。遺失物法対応という「守り」の業務を自動化し、市民への迅速な返還という「攻め」のサービスへ転換しませんか。

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