遺失物管理ツール導入で問い合わせ7割減！AIが実現する「探さない」管理術

課題の背景：施設をまたぐ「確認リレー」と手書き台帳の限界

落とし物対応の真の課題は、発見そのものではなく「情報の分断」と「属人化」にある。

現場担当者が直面する「ドロドロした苦労」

警察庁の発表によると、年間の遺失物届出数は増加傾向にあり、現場の負担は増すばかりです。しかし、管理者の本当の悩みは「数が多いこと」だけではありません。インタビューからは、以下のような「アナログ管理ゆえの構造的な欠陥」が浮き彫りになりました。

施設間の「電話リレー」地獄

「以前は電話での問い合わせに対し、各施設に確認して折り返すフローを取っており、対応に時間がかかっていた」（ヴィラフォンテーヌ羽田空港様）。複合施設や複数拠点を運営している場合、情報が各拠点で分断されているため、たった一つの落とし物を探すために何本もの内線電話が必要になります。

手書き・属人化によるミスと遅延

「これまでの忘れ物管理は、各拠点ごとに手書きで行っており、情報整理や確認作業に手間がかかっていた」（株式会社ビスタホテルマネジメント様）。手書き台帳は検索性が皆無であり、担当者しか解読できない文字や、書き漏らしが頻発します。これが「本当はあるのに『ない』と答えてしまう」二次クレームの原因となります。

解決策：AIによる「自動登録」と「一元管理」の違い

AI活用により「入力作業」と「拠点間確認」をゼロにする仕組みへの転換が必要。

「従来型」と「AI搭載型」の決定的な違い

ツール選定においては、単なるデータベース化ではなく、「誰でも迷わず使えるか」「入力の手間がないか」が重要です。手書き・Excel管理といった従来手法と、AI対応ツール（AIさくらさん等）の違いを比較します。


1. 登録作業の手間
従来の手法（手書き・Excel）：スタッフが手書きやキーボード入力を行う必要があります。手間がかかる上、入力ミスや「読めない文字」による属人化リスクが避けられません。

AI対応ツール：写真撮影だけでAIが特徴を解析し、自動登録します。テキスト入力が不要になるため、業務負荷が劇的に下がります。

2. 検索性と発見スピード
従来の手法：紙の台帳を目視でめくるか、キーワード検索に頼るしかありません。品名が曖昧な場合、発見は困難です。

AI対応ツール：画像や特徴からAIが検索するため、曖昧な記憶からでも即座に候補を見つけ出すことが可能です。

3. 複数拠点の連携
従来の手法：拠点ごとに台帳があり、電話確認が必須です。

AI対応ツール：全施設のデータが一元管理され、即時共有されます。離れた施設の在庫もその場で確認可能です。

解決のポイント：AIによる「脱・属人化」

「AIさくらさん」のような最新ツールは、特許技術や画像認識を用いることで、スタッフがテキストを入力する工程自体を排除しています。住友不動産商業マネジメント様が「AIによる自動登録機能で属人化を防ぎ、効率的な業務運用が可能になった」と語るように、ITリテラシーに依存しない仕組みこそが、定着の鍵となります。

導入効果：問い合わせ7割減を実現した現場のリアル

要約：感情論だけでなく「問い合わせ7割減」「即時検索」といった数字で効果が実証されている。

ケース1：問い合わせ件数が約7割減少

住友不動産商業マネジメント様の事例では、劇的な数値改善が見られました。

「手入力が不要になり、登録の手間が大幅に軽減されました。また、問い合わせ対応の時間も削減され、落とし物の未届品は入り口で案内できるようになったことで、問い合わせ件数が約7割減少しました」
これは、スタッフがバックヤードで探す時間が減っただけでなく、AIサイネージ等が一次対応を行うことで、有人窓口への負荷そのものが消滅したことを意味します。

ケース2：焦るお客様へ「即答」できる安心感

ヴィラフォンテーヌ羽田空港様では、スピードが顧客満足（CS）に直結しています。

「端末一つで情報を即時に検索できるようになり、対応のスピードが大幅に向上しました。（中略）特に、落とし物に関する問い合わせは焦っているお客様が多いため、すぐに確認できることで安心感を与えられるようになりました」

お客様にとって「待たされる数分」は永遠に感じられます。保留にせずその場で回答できる体制は、ブランドの信頼性に直結します。

ケース3：3ヶ月で現場に定着、PC完結へ

株式会社ビスタホテルマネジメント様では、導入障壁の低さが証明されています。

「導入から3ヶ月が経ち、スタッフも操作に慣れてきたことで、全体的に非常に効率よく活用できている。（中略）仙台では登録件数も多く、積極的に使いこなしている様子が見られ、システムがしっかり根付いてきている」

よくある質問（FAQ）

Q1: ITに不慣れな高齢スタッフでも使いこなせますか？

A: はい、直感的なUIで定着可能です。ビスタホテルマネジメント様の事例にある通り、導入から3ヶ月程度で操作に慣れ、現場から「とても便利になった」との声が上がっています。スマホで写真を撮る感覚で登録できるため、高度なPCスキルは不要です。

Q2: 複数の商業施設やホテルをまたいで一元管理できますか？

A: 可能です。これが最大の導入メリットの一つです。ヴィラフォンテーヌ羽田空港様のように、ホテル・商業施設・温浴施設など業態が異なる複合施設でも、情報をリアルタイムに一元管理・共有できます。

Q3: 導入までの準備やカスタマイズは大変ですか？

A: 拡張性の高いカスタマイズ対応により、スムーズな導入が可能です。住友不動産商業マネジメント様も「品質管理と拡張性の高いカスタマイズ対応により、製品導入への不安が解消された」と評価しており、現場のフローに合わせた調整が可能です。

まとめ

遺失物管理ツールの導入は、単なる「台帳のデジタル化」ではありません。「問い合わせ7割減」という実績が示す通り、スタッフを非生産的な「探し物」から解放し、お客様に「安心」を提供する経営戦略です。
「AIさくらさん」なら、撮影するだけの自動登録と、施設を横断した一元管理で、明日から業務フローを一変させることが可能です。

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