落とし物管理システムで問い合わせ7割減！AIで手書き台帳をゼロにする運用術

現場を疲弊させる「手書き台帳」と「電話リレー」の限界

多くの施設では、落とし物管理の重要性を理解しつつも、アナログな運用から抜け出せていないのが実情です。ここでは、実際にシステム導入に踏み切った企業の担当者が抱えていた「リアルな課題」を整理します。

「あの荷物はどこ？」終わらない確認作業

複合施設やホテルチェーンで最も深刻なのが、情報の分断です。例えば、ヴィラフォンテーヌ羽田空港の事例では、以前は電話での問い合わせを受けるたびに、各施設へ電話をかけ直し、折り返し対応をするという「確認の電話リレー」が発生していました。これにより、お客様を待たせるだけでなく、スタッフの業務時間も圧迫されていました。

手書き管理による「情報の属人化」

株式会社ビスタホテルマネジメントなどの現場では、各拠点が独自に「手書きの台帳」で管理を行っていました。手書き管理には以下の致命的なリスクがあります。

検索性の欠如： 過去の履歴を即座に振り返ることができず、探すのに時間がかかる。

解読の難しさ： 担当者の筆跡によっては、何が書かれているか判別できない。

共有の遅れ： 台帳そのものがある場所にしか情報がなく、他店舗から状況が見えない。

これらの「ドロドロした現場の苦労」は、単なるツールの導入ではなく、抜本的なDX（デジタルトランスフォーメーション）を求めている証拠です。

画像認識で即完了！「AIさくらさん」による解決策と機能比較

これらの課題を解決するのが、AI（人工知能）を活用した次世代の落とし物管理システムです。特に、多くの施設で導入が進む「AIさくらさん」のようなソリューションは、従来の手法と比べて圧倒的な効率化を実現します。従来のアナログ管理や一般的なアプリと比較した際の違いは以下の通りです。

1. 登録作業の自動化（手入力 vs 写真撮影）

従来の手書きやExcel管理では、1件の登録に数分の時間を要し、入力ミスも発生しがちでした。一方、AI管理システムでは「写真を撮影するだけ」で登録が完了します。AIが画像から「色」「形状」「種類」を自動で判別してタグ付けを行うため、入力の手間がほぼゼロになります。

2. 検索性と情報共有（電話確認 vs リアルタイム一元管理）

一般的な管理方法では、拠点間の在庫確認に電話連絡が必須でした。対してAIシステムでは、全拠点のデータがクラウド上でリアルタイムに一元管理されます。特徴や画像から瞬時に横断検索ができるため、どこにいても「今、どこに何があるか」が即座に分かります。

3. 顧客対応のスピード（有人対応 vs AIチャットボット）

従来は電話のみの対応で、回線が混み合うとお客様をお待たせしていました。最新のAIシステムにはチャットボット機能が連携しており、お客様自身がWeb上で24時間365日検索・問い合わせを行うことが可能です。これにより一次対応が自動化されます。

インタビューから見る「AIさくらさん」の強み

住友不動産商業マネジメントの事例では、導入の決め手として「AIによる自動登録機能」と「拡張性の高いカスタマイズ」が挙げられています。単にデジタル化するだけでなく、写真を撮るだけでAIが詳細を判別するため、人間による入力の揺らぎ（例：「スマホ」と「携帯」の表記ブレなど）による検索漏れを根本から防ぐことができます。

【実録】問い合わせ7割減！数字で見る導入効果と現場の声

システム導入は「楽になった」という感覚だけでなく、経営に直結する「数字」で効果が現れます。

問い合わせ件数が「約7割」減少

住友不動産商業マネジメントでは、AIさくらさんの導入により、以下の定量的な成果が出ています。

問い合わせ件数：約7割減少
未届品の案内： 入り口（AI接客）で案内が可能になり、窓口負担が激減。

これまでスタッフが電話対応に費やしていた膨大な時間が削減され、その分を本来の接客業務やコア業務に充てることが可能になりました。

「端末一つで即答」が生む顧客満足

ヴィラフォンテーヌ羽田空港の担当者は、導入後の変化について次のように語っています。

「AIさくらさんを採用したことで、端末一つで情報を即時に検索できるようになり、対応のスピードが大幅に向上しました。（中略）特に、落とし物に関する問い合わせは焦っているお客様が多いため、すぐに確認できることで安心感を与えられるようになりました。」

現場スタッフへの定着と広がり

株式会社ビスタホテルマネジメントでは、導入から3ヶ月でPC上での管理が定着しました。「とても便利になった」と現場から好評を得ており、仙台などの登録件数が多い拠点でも積極的に活用が進んでいます。デジタルツールは「現場が使ってくれない」という失敗がつきものですが、直感的なUIと明らかな業務負担軽減により、スムーズに浸透している実例です。

よくある質問（FAQ）

導入を検討されている方から多く寄せられる質問をまとめました。

Q1: 複数の施設や店舗をまたいで管理することはできますか？

A: はい、可能です。ヴィラフォンテーヌ羽田空港様の事例のように、ホテル、商業施設、温浴施設など、異なる業態や拠点のデータを一元管理し、端末一つで横断的に検索・共有することができます。

Q2: 現場スタッフがITに詳しくなくても使えますか？

A: 問題ありません。「AIさくらさん」は写真を撮るだけの自動登録や、直感的な操作画面が特徴です。ビスタホテルマネジメント様の事例でも、手書き管理から移行し、わずか数ヶ月で現場スタッフが使いこなしています。

まとめ

落とし物管理システムの導入は、単なるペーパーレス化ではありません。「モノを探す」という非生産的な時間を組織全体から排除し、顧客への対応スピードと信頼性を劇的に向上させる投資です。

「問い合わせ対応を減らしたい」「拠点間の連携をスムーズにしたい」とお考えの方は、まずは自社の課題に合わせた導入シミュレーションを行ってみてはいかがでしょうか。

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