多くの宿泊施設では、手書きノートやExcelなどの表計算ソフトで忘れ物を管理しています。しかし、これらの「文字ベース」の管理には、運営規模が大きくなるほど無視できない限界があります。
最大の問題は「モノの特徴を言葉にする難しさ」と「入力の手間」です。例えば、柄物のポーチや特徴的なぬいぐるみが見つかった際、スタッフによって「小物入れ」「化粧ポーチ」「キャラクター」と入力内容がバラバラになりがちです。これでは検索性が低く、お客様からの問い合わせ時に「該当なし」と誤答してしまうリスクがあります。また、Excel管理であっても、結局は「手動で入力」する必要があり、多忙なフロント業務の合間に行うには大きな負担となります。
こうした課題を解決するために、株式会社ビスタホテルマネジメント様が導入したのが対話型AI「AIさくらさん」です。導入以前は各拠点が手書きで管理しており、情報の整理や確認に多大な手間がかかっていました。導入後、現場の業務フローは劇的にシンプルになりました。
導入後の最大の変化は、「人間が考え、入力する作業」がなくなったことです。スタッフが行うのは、見つかった忘れ物をカメラで撮影するだけ。「AIさくらさん」が画像を瞬時に解析し、「これは傘です」「色は紺色です」「形状は折りたたみです」と自動で判定・分類して台帳に登録してくれます。
これにより、築地や福岡の拠点では「とても便利になった」と現場から好評を得ています。文字入力の手間が省けるだけでなく、誰が登録しても均質なデータが作られるため、管理精度が飛躍的に向上しました。
複数拠点を運営する同社にとって、情報がクラウド上でリアルタイムに一元管理できる点も大きなメリットでした。これまでは各拠点のノートや個別のExcelファイルを確認する必要がありましたが、現在はクラウドにアクセスするだけで全拠点の状況が可視化されます。仙台の拠点などで登録件数が多くても、システムがスムーズに定着したのは、この「圧倒的な登録の楽さ」と「共有の速さ」があったからこそと言えるでしょう。
一般的な表計算ソフトや管理ツールと、「AIさくらさん」の決定的な違いは以下の3点です。
最大の違いは、「入力しない」ことです。写真を撮るだけでAIがカテゴリ（財布、衣類、電子機器など）や色・特徴をタグ付けします。「青いチェック柄のハンカチ」といった言葉で表現しにくいアイテムも、画像データとして正確に管理されるため、照合作業が一瞬で終わります。
データはすべてクラウド上に保存されます。フロントのPCからはもちろん、客室清掃スタッフが持っているタブレットやスマホからでも登録・確認が可能です。Excelファイルのように「誰かが開いていて編集できない」「最新版がどれか分からない」といったトラブルは発生しません。
電話対応のみの場合、「青い傘ですか？」「いえ、もう少し水色っぽくて…」といった認識のズレが起きがちです。AIさくらさんで管理していれば、登録された画像をベースに確認ができるため、スムーズかつ確実な返却が可能になります。
現場からは「登録画面の遷移をさらにスムーズにしたい」「スマホでの登録フローをより短縮したい」といった改善要望も出ていますが、これは現場がシステムを使いこなしているからこその前向きな意見です。
今後は、このデータベースをお客様向けのWeb画面と連携させ、「お客様自身がスマホで忘れ物を検索・確認し、配送手続きまで完結できる仕組み」の構築も視野に入れています。AIがバックヤードを支えることで、フロントスタッフは本来の「おもてなし」に集中できる環境が整いつつあります。
A1. はい、劇的に楽になります。Excelでは必須だった「品名・特徴・発見場所・日時」のテキスト入力作業の大部分が、AIによる「写真撮影」だけで完了するため、登録にかかる時間は大幅に短縮されます。
A2. 傘、財布、スマホ、衣類などの一般的な忘れ物であれば、高精度で自動分類されます。特殊な形状のものでも、画像自体が保存されるため、後から目視で確認することも容易です。
忘れ物管理のDXとは、単にPCを使うことではありません。「AIの目」を使って入力作業そのものをなくし、クラウドで情報を瞬時に共有することです。株式会社ビスタホテルマネジメント様のように、「撮るだけ管理」へ移行することで、現場の負担軽減と顧客満足度の向上、その両方を実現できます。
貴社の課題に合わせた最適なプランのご提案や、AIさくらさんのデモ紹介も可能です。まずはお気軽にお問い合わせください。
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