遺失物管理のよくある失敗事例

遺失物管理の失敗事例 〜アナログベースの遺失物管理の失敗〜

遺失物管理において、手入力がベースの管理方法は非効率的でミスが起きやすいです。

ある交通系の会社では、見つかった遺失物を、従業員が紙に記録して保管していました。
しかし、この方法では以下のような問題が発生しました。記録が不正確である
従業員が落とし物を記録する際に、品名や特徴などを曖昧に記述したり、誤字や書き間違いをしたりすることがありました。
これにより、お客様からの問い合わせに対して正確な回答ができなかったり、適切な遺失物を見つけられなかったりすることがありました。

記録が紛失する

従業員が記録した紙は、保管場所や移動時に紛失したり破損したりすることがありました。
遺失物の情報が把握できなくなり、お客様からの問い合わせにすぐに対応できなくなるすることがありました。

記録が重複する

情報共有が行き届かず、同じ遺失物を複数の従業員が記録したり、同じ紙に複数回記録したりすることがありました。
実際の落とし物の数や状況が把握できなくなったり、お客様からの問い合わせに対して矛盾した回答をしたりすることがありました。


このように、紙ベースでの遺失物管理は、多くの問題を引き起こし、クレームや苦情を受けることになりました。
また、貴重品や個人情報を含む遺失物の管理に不備があったことで、法的な責任も問われる可能性がありました。

遺失物管理の失敗事例 〜システム選定の失敗〜

遺失物管理システムを導入することで、遺失物管理の効率化や精度向上を図ることができます。
しかし、システム導入だけでは十分ではありません。システムの運用や改善も重要です。

ある商業施設では、遺失物管理システムを導入することで、遺失物の登録や検索、保管や返還などを効率化することを目指しました。
しかし、このシステムには以下のような問題がありました。

システムの操作が難しい

システムの操作方法が複雑で分かりにくく、スタッフが使いこなせないことが大きな問題となっていました。
システムのトラブルが発生した際に、対処方法が分からないこともあり、導入後もなかなか運用に乗らないのが実情でした。
結局、一部のスタッフはシステムを使わずに紙ベースでの管理に戻してしまうこともありました。

システムの更新が遅れる

システムの更新や改善が行われず、システムのバージョンや設定が統一されていないこともありました。
これにより、システムの機能や性能が低下したり、情報の不整合や重複が発生したりすることがありました。

システムの利用率が低い

システム活用が運用に乗らないことで、システムの利用率が低く、遺失物の情報が十分に登録されていないことがありました。
また、お客様からの問い合わせに対しても、システムを活用せずに口頭で回答したり、回答しなかったりすることがありました。
これにより、お客様は遺失物を見つけられなかったり、不満を感じたりすることがありました。

このように、遺失物管理システムを導入したものの運用に至らなかった商業施設は、遺失物管理の効果を得ることができませんでした。この施設は、お客様からの信頼や評判を損ねることになりました。また、遺失物管理に関する法令や規則に違反する可能性もあります。

遺失物管理のトラブルを防ぐためには？

遺失物管理は、施設経営者にとって重要な業務です。しかし、遺失物管理には様々な課題やトラブルがあります。遺失物管理に失敗すると、お客様からのクレームや訴訟などのリスクが高まります。では、遺失物管理のトラブルを防ぐためにはどうすればよいでしょうか？

遺失物管理システムの導入

遺失物管理システムを導入することで、遺失物の登録や検索、保管や返還などを効率化することができます。また、遺失物の情報を正確に記録し、お客様からの問い合わせに対して迅速かつ適切な回答を行うことができます。さらに、貴重品や個人情報を含む遺失物の管理にも対応できます。

遺失物管理システムの運用・改善

遺失物管理システムを導入しただけでは十分ではありません。システムの運用や改善も重要です。以下のようなことに注意しましょう。

システムの操作研修を行う

スタッフがシステムの操作方法を理解し、使いこなせるようにするために、定期的に研修を行いましょう。また、システムのトラブルが発生した際に、対処方法や連絡先を明確にしましょう。

システムの更新や改善を行う

システムの機能や性能を維持するために、定期的に更新や改善を行いましょう。また、システムのバージョンや設定を統一し、情報の整合性を保ちましょう。

システムの利用率を高める

システムの利用率を高めるために、スタッフにシステムの利用を促しましょう。
また、お客様にもシステムの利用を案内しましょう。例えば、施設内に遺失物管理システムの案内板やポスターを設置したり、ウェブサイトやアプリで遺失物の検索や申請ができるようにしたりすることができます。

遺失物管理の重要性

遺失物管理は、施設経営者にとって重要な業務です。
しかし、遺失物管理には様々な課題やトラブルがあります。遺失物管理に失敗すると、お客様からのクレームや訴訟などのリスクが高まります。

遺失物管理システムの導入は、遺失物管理の効率化や精度向上に有効です。しかし、システム導入だけでは十分ではありません。システムの運用や改善も重要です。システムの操作研修や更新・改善、利用率向上などに注意して、システムを最大限活用しましょう。

遺失物管理は、お客様と施設との信頼関係を築くためにも重要です。
遺失物管理に関する法令や規則も厳しくなっています。遺失物管理のトラブルを防ぐためには、常に注意深く対応することが必要です。遺失物管理の改善は、施設経営者の責任です。ぜひ、本記事を参考にしてください。