【要旨】
図書館・公共施設における落とし物管理は、AIさくらさんなどの専用システムによるデータ管理とAI連携により、手動作業と電話対応を最小化し、業務効率と落とし物返還率を劇的に向上させることが可能となる。
図書館や公共施設における「落とし物」の管理は、単なる事務作業に留まらず、運営全体の効率を下げている「見えないコスト」の源泉です。
貴重な資料や機器など、日々見つかる多種多様な物品を、手書きの台帳で管理する手法は、検索の煩雑さ、履歴追跡の困難さ、そして記入ミスのリスクを常に伴います。
イベント施設では、「イベント開催時には多い時で、1日で200件以上の落とし物が届き、翌朝には問い合わせが殺到し、電話が鳴り止まない状況」となっていました（さいたまスーパーアリーナ様の事例）。図書館でも、開館直後や休日の翌日など、問い合わせが特定の時間に集中し、スタッフが電話対応に専念せざるを得ない状況が発生しがちです。
この課題に打つ一手として、近年注目されているのがAI技術を搭載した専用のシステムやツールの導入です。例えば、AIさくらさんのようなシステムは、主に以下の機能によって管理課題を解消します。
従来の目視・手書きでの登録作業に代わり、システムはAIによる「写真を分析して自動登録」を可能にします。これにより、膨大な落とし物の初期登録作業にかかる時間を大幅に削減し、スタッフの負担を軽減します。
落とし主からの問い合わせ対応の仕組みを、特定のSNSアプリに依存せず、誰でも簡単にアクセスできる「チャットベースの仕組み」で提供します。これにより、利用者は施設に電話をする必要がなくなり、スタッフの電話対応時間を最小化します。
[さいたまスーパーアリーナ様の判断基準]
「SNSアプリを利用するサービスもありましたが、落とし主全員がそのSNSアプリを使っているわけではないため、誰でも使えるチャットベースの仕組みのほうが適していると考えました。」
システム導入の中でも、AIの自動応答機能は、利用者とのコミュニケーションを円滑化させる役割を担います。
システム導入のメリットは、利用者の利便性向上と、運営側の明確な数値的改善に現れます。
電話問い合わせ対応の削減、登録作業の自動化により、これまで費やしていた時間が実質ゼロに近づきます。これにより、スタッフは図書館業務の中核である「利用者へのサービス向上」や「資料管理」に集中できます。
システム導入により、忘れ物が見つかった際に即座に通知を受け取れるようになり、物品を素早く取り戻すことが可能です。
「現在、落とし物の返還率は約18%なので、向上させることを目標にしています。特に家や車の鍵など、日常生活で困ってしまうことの多い物品を確実に返却できる仕組みを整えたいと考えています。」（さいたまスーパーアリーナ様）
返還率という具体的なKPIを設定し、利用者が困る物品の確実な返却を目指すことで、図書館利用のハードルが下がり、利用者満足度が向上します。
Q1: 既存の図書館システムと連携できますか？ A: 多くのAI搭載型落とし物管理システムは、APIなどを利用して既存のデータベースと連携することが可能です。既存システムを活かしつつ、落とし物管理だけをDXできるか、事前に確認が必要です。
Q2: システム導入後、利用者への情報提供はどのように行えばいいですか？ A: システム利用方法やAIチャット機能の活用について、図書館内にわかりやすく案内するポスター掲示や、利用者向けのワークショップ、説明会を開催することが推奨されます。積極的な利用促進が成功の鍵です。
Q3: 導入の決め手となった最大のメリットは何ですか？ A: 多くの自治体や施設では、**「電話対応の負荷を削減できる点」**が導入の最大の決め手となっています。スタッフのコア業務への集中を可能にする点が、特に評価されています。
図書館や公共施設にとって、適切なツールとAIの活用は、長年の課題であった落とし物管理の手間を大幅に軽減し、運営側と利用者の双方にとって快適な環境を構築する鍵となります。業務効率を上げるためには効果的なシステム導入が不可欠です。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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