従来の手法の違いを明確化し、なぜ「片方だけ」では不十分なのかを解説します。
ビジネス効率を最大化するためには、それぞれの特性を理解することが不可欠です。ここでは、従来型の「電話予約」と「オンライン（Web）予約」について、その強みと弱みを比較します。
電話予約の最大のメリットは、「リアルタイムのコミュニケーション」にあります。直接会話をすることで、お客様の細かな要望やニュアンスを汲み取ることができ、その場で空き状況を確認して予約を確定させることが可能です。特に、初めて利用するお客様や、PC・スマホ操作が苦手な高齢者にとっては、最も安心できる予約手段と言えるでしょう。
しかし、デメリットも明確です。対応は「営業時間内」に限られ、お昼時や繁忙期には電話が繋がりにくく、長時間お客様を待たせてしまうリスクがあります。また、スタッフが電話対応に追われることで目の前の業務が中断したり、聞き間違いによる予約ミスが発生したりする可能性も否定できません。
一方、Web予約やアプリ予約の最大のメリットは、「24時間365日の自動受付」です。お客様は時間や場所を選ばずに予約ができ、店舗側も対応コストを大幅に削減できます。入力情報はデータとして残るため、顧客管理もしやすくなります。
ただし、あらかじめ用意されたメニュー以外への対応が難しく、「少し相談してから決めたい」といった複雑なニーズには応えられません。また、入力フォームの操作ミスやシステム障害により、予約そのものが完了しないケースもあり、デジタルリテラシーの低い層を取りこぼす恐れがあります。
このように、電話とオンラインには一長一短があります。そこで近年、多くの企業で導入が進んでいるのが、両者のメリットを兼ね備えた「AI電話対応（ボイスボット）」です。AIが24時間体制で電話に応答し、自然な会話で予約を受け付けるこのシステムは、まさに「電話の柔軟性」と「デジタルの効率性」を統合した解決策と言えます。
単なるIVR（自動音声）とは異なる、特許技術を用いた「AIさくらさん」の技術的優位性を解説します。
「お電話ありがとうございます。予約の方は1を…」といった従来の自動音声応答（IVR）は、プッシュ操作の手間やメニューの複雑さから、途中で電話を切られてしまうことが多くありました。対して、最新のAIボイスボットは、お客様の発話（自然言語）を理解し、人間と話すように対話を進めます。
特に注目すべきは、「AIさくらさん」が保有する特許技術です。「AIさくらさん」は、単に質問に答えるだけでなく、ユーザーからの問いかけに対して文脈を理解し、適切に返答する対話機能に関する特許を取得しています。これにより、他社製品では実現しにくい「会話のキャッチボール」が可能となり、まるでベテランスタッフが対応しているかのような顧客体験を提供します。
実際にAIを導入した医療機関のインタビューに基づき、現場のリアルな導入効果を紹介します。
ここでは、実際に「AIさくらさん」を導入した医療機関の事例を見てみましょう。電話予約の多さに悩んでいた現場が、どのように業務改善を実現したのでしょうか。
導入前、この医療機関では電話による問い合わせが殺到し、対応に多くの時間を割かれていました。ご担当者は当時の状況を「以前は電話に出られないことも多く、対応漏れが発生していました」と振り返ります。さらに深刻だったのは、電話対応がブラックボックス化していたことです。「どのような用件の電話が、どれくらい来ているのか」を把握できておらず、経営的な判断材料が欠落している状態でした。
数あるIVRやAIサービスの中から「AIさくらさん」を選んだ理由は、導入後のサポート体制でした。「IVRサービスは導入後にサポートが不十分な印象があり不安もありましたが、ティファナさんは導入後も定期的に連絡をくれたり、提案をしてくれたりする点が良かった」と、担当者は語ります。多忙な医療現場において、ツールを導入するだけでなく、運用定着まで伴走してくれるベンダーの存在は不可欠です。
導入後、最大の成果は「応答率の改善」です。「今まで対応できていなかった電話に応答できるようになりました」という言葉通り、AIが一次対応を行うことで、取りこぼし（機会損失）を防ぐことに成功しました。また、通話内容がテキスト化・可視化されたことで、「多くの気づきが得られた」点も大きなメリットです。患者様の問い合わせ傾向を分析することで、Webサイトの改善やスタッフ配置の最適化など、次の打ち手が見えるようになりました。
現在は、AIが受けた内容をスタッフが確認する運用を行っていますが、将来的には「電話の問い合わせから予約完了までをAIさくらさんだけで完結できるようにしたい」という構想を持っています。また、Web上のチャットボットも「AIさくらさん」に統合し、電話とWebのデータを一元管理することで、さらなる業務効率化を目指しています。
A: ご安心ください。「AIさくらさん」は、学習させたマニュアルやFAQ、Webサイトなどの限られた情報を知識の源として回答します。一般的な生成AIのように自由に創作して回答するのではなく、指定された範囲内で正確に案内するよう制御されているため、誤った案内をするリスクを最小限に抑えています。
A: いいえ、お客様から取得した個人情報（氏名や電話番号など）を、AIモデルの学習に利用することは一切ございません。データは貴社専用の環境で厳重に管理され、他社と共有されることもありません。また、個人情報部分は自動でマスキング処理を行うなど、ISO認証基準に則った万全のセキュリティ体制を敷いています。
A: はい、可能です。「AIさくらさん」は標準で日本語、英語、中国語、韓国語に対応しており、インバウンド需要にもスムーズに対応します。また、地域特有の方言辞書も完備しているため、高齢者の方でもストレスなく会話を行うことができます。
A: AIが対応困難と判断した場合や、お客様が「人と話したい」と希望された場合には、スムーズに有人オペレーターへ電話を転送（取次）することが可能です。その際、AIがヒアリングした要件や会話履歴はオペレーターの画面に表示されるため、お客様に同じ説明を繰り返させることなく引き継ぎが行えます。
電話予約の「安心感」とオンライン予約の「利便性」。どちらかを犠牲にする必要はもうありません。特許技術に裏打ちされた「AIさくらさん」なら、24時間365日、お客様の声を逃さずキャッチし、「取りこぼしゼロ」と「業務効率化」を同時に実現します。
今回の事例のように、導入後の手厚いサポートがあるからこそ、多忙な現場でも安心してDXを進めることができます。「自社の予約対応をどれくらい自動化できるか知りたい」「医療現場での詳しい活用法を聞きたい」という方は、ぜひ下記より資料をご請求ください。伴走型サポートで、貴社のビジネス成功を支援します。
AIチャットボット・DX製品で好評の「AIさくらさん」が、「ユーザーからの問いかけに返答する対話機能」に関する特許を取得
https://www.tifana.ai/news/20230124
電話対応はすべてAIにお任せ
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
