カレンダーツールの日程調整化

近年、テレワークやDX化で需要が高まり、スケジュール管理ツールからも日程調整を行えるようになってきています。

その一例として、

2022年にGoogleカレンダーから期間を指定することで日程調整が行えるアップデートがされました。

MicrosoftのTeamsでも「ScheduleLook」という予定管理ができる機能が利用できるようになりました。

どちらもビジネスでよく利用されるスケジュール管理ツールですが、近年になりどちらもカレンダーツールからの日程調整が行えるようになりました。

この変化としては、日程調整をスムーズに行いたいという、ユーザーからの需要を叶えているのではないかと思います。

これらの機能が追加されて、私が思う一番の利点としては、今までカレンダーとして登録していた予定がそのまま候補日として相手に提示される点です。

実際、私の会社でもほとんどの予定はカレンダーに登録していたため、

カレンダーを確認すれば、その人のどこの時間が空いているのかはすぐに分かります。

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どちらも非常に便利な日程調整機能ですが、唯一問題点があるとすれば、複数人の予定を反映できないということです。

現状は、1対1での日程調整が可能のようです。これが複数人、3社以上での日程調整も可能になれば、もっと便利になるのにな…と思います。

とはいえ、近年増えてきている日程調整を自動化するサービスですが、

一体どこが魅力的なのでしょうか。今回はその真相に迫ります。

日程調整を自動化する理由

仕事で日程調整を行う場合、主に以下の2つで時間がかかることが多いと思います。

・打診日を決めるために、参加メンバーのそれぞれの予定を確認

・日程調整確定までのメールの往復

限られた時間をこんな業務に時間をかけるのはもったいない、と感じているのではないでしょうか。

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複数人が参加する予定の場合であれば、前述したように日程調整機能を使っても自動調整ができず、結局参加メンバー全員の予定を参照して調整する…ということになりがちです。

しかも、お客さんに打ち合わせ日時を打診しても、参加予定メンバーに他の予定が入ってしまうこともありますよね。

「●●日でお願いします」と返信が来た時には、既に他の予定が入ってしまっており、再度日程を調整する羽目になったという経験がある人も多いのではないでしょうか。

そのような日程調整のわずらわしさを解消してくれるのが、日程調整を自動化するサービスです。

実践！AIが日程調整を自動化するサービス

調べてみると、複数人の予定でも日程を自動調整してくれるサービスがあることが分かりました。

さっそく社内でテスト的に使ってみることにしました。

導入してみたのは、AIで日程調整を自動化するサービスの日程調整さくらさんです。

実際に複数人で行うMTGでの日程調整を設定してみました。

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今までの日程調整の流れでは、メンバー全員のカレンダーを確認して、空いている予定を探していました。

しかし、今回導入してみた日程調整さくらさんを利用してみるとメンバーを登録するだけで全員の空いている予定が分かるようになりました。

カレンダーの確認がなくなったのと、複数人でも問題なく対応できるようになりました。

日程調整さくらが、カレンダーとにらめっこする悩みを解決してくれました。

面倒だった日程調整はAIが自動化！

予定のダブルブッキングやリスケの対応を全てお任せできる日程調整さくらさん。

「カレンダーの確認」から、「メールのやりとり」とどうしても時間がかかっていた日程調整の業務を削減することができました。

AIに任せて自動化することで、得られることは大きく、日程調整に必要な時間が削減されたので、ストレスが軽減でき、仕事に対して余裕を持てるようになりました。

時間のかかる業務は人が行うよりも、AIに任せた方が効率的で正確だと実感しました。
これからも、面倒な日程調整はAIに任せて仕事に専念したいと思います。