日程調整で悩まない！AIツールで無敵のスケジュール管理術を身に付ける

ビジネスメールで「都合が悪い時」の調整マナー

相手からいただいた候補日がすべて不都合だった場合、そのまま「無理です」と断るだけでは印象を損ねかねません。

まずは相手の配慮に感謝する一文から始め、「恐れ入りますが」「恐縮ですが」などのクッション言葉を使い、丁寧に事情を説明しましょう。

その上で、複数の代替日を提示し、相手に選択肢を与えることがポイントです。候補日はできるだけ曜日・時間帯も明記すると親切です。

例えば、「11月6日（月）10:00〜12:00、11月7日（火）午後以降でご都合はいかがでしょうか？」などが望ましい書き方です。

候補日提示の効果的な手順と文例

候補日を提示する際には「3〜5つ程度」が理想です。

あまりに多すぎても選びにくくなり、少なすぎても再調整が必要になるリスクが高まります。

曜日や時間帯もできるだけ幅を持たせて提示すると、相手にとっての選択肢が増えます。

文例としては、

下記候補日の中でご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。

①11月6日（月）10:00～

②11月7日（火）13:00～

③11月8日（水）終日

など、番号をつけて整理して提示することで、相手も返信しやすくなります。

複数人・複数社の調整を効率化するAI／ツール活用

参加者が3人以上になると、日程調整は一気に煩雑になります。

そこで活躍するのが、AI搭載の日程調整ツールです。こうしたツールは各参加者のスケジュールを自動で照合し、最適な日時を抽出して提案してくれます。

たとえば「AIさくらさん」のスケジュール調整機能では、調整にかかる時間を従来の80%削減できる事例もあります。

また、チャット形式で候補日を提示・確定できるUIもあり、誰でも簡単に使いこなせるのが魅力です。

Outlook／Office 365との連携でさらに効率UP

OutlookやOffice 365と日程調整ツールを連携させることで、カレンダーの二重管理を避け、リアルタイムで空き状況を反映できます。

たとえば、調整が確定した会議は自動でOutlookカレンダーに登録され、TeamsやZoomの会議URLも同時に自動発行されるよう設定可能です。

また、カレンダーが共有されていない相手に対しても、調整URLを送るだけで済むため、日程のやり取りが大幅に簡素化されます。セキュリティポリシーやアカウント権限の整備も導入時のポイントです。

日程調整メール・調整失敗を防ぐチェックリスト

日程調整でよくある失敗は「候補日が1つだけ」「時間帯の記載がない」「返信期限が明記されていない」といったものです。これらを防ぐには、以下のチェックリストが有効です。

①メールの冒頭にお礼や挨拶を入れる

②調整理由や状況を簡潔に説明する

③候補日を3つ以上提示する

④曜日と時間帯を明記する

⑤返信期限を記載する

⑥署名や連絡先を入れる。

これらを守ることで、相手にとっても配慮の行き届いた調整メールとなり、円滑なやり取りが可能になります。

よくある質問（FAQ）

Q1. 候補日は何個提示すればいいですか？候補日は3～5個程度が推奨されます。少なすぎると再調整の手間が増え、多すぎると選びづらくなるため、バランスが重要です。

Q2. AIツールを導入する際の初期準備は何が必要ですか？導入時には、使用するカレンダーとの連携設定、社内のポリシー確認、アクセス権限管理、対象業務の洗い出しなどが必要です。

Q3. 相手から提示された日時が“合わない”とき、どう返信すれば失礼になりませんか？「ご提案いただいた日程について、誠に恐縮ですが難しい状況です。以下の日程でご調整いただけると幸いです。」など、丁寧かつ代替案を提示するのがポイントです。

今後も、さくらさんとChatGPTを活用し続けることで、日程調整やその他の業務をよりスムーズに進めていくことができると確信しています。私たちのようなビジネスパーソンにとって、このような日程調整ツールの存在は、まさに救世主とも言えるではないでしょうか？
ChatGPTについては以下の記事でも取り扱っていますので、ぜひご覧ください。
→日程調整ツールの進化 - ChatGPTを使ってスムーズに日程調整しよう！
→【完全解説】ChatGPT×日程調整ツールで予定をもっとスムーズに！
→ChatGPTを活用したビジネスにおける日程管理の改善