手動の来賓者受付では、来校者の情報を記入するために多くの時間が必要です。来賓者は氏名、目的、訪問時間などの情報を提供しなければなりませんが、手書きのフォームや紙に記入する必要があります。この手続きは時間の浪費につながり、受付担当者や訪問者の待ち時間が長くなる可能性があります。
手書きのフォームや紙に記入された情報は、人のミスや読み取りの誤りによって正確性や一貫性が欠ける可能性があります。また、情報の整理や検索も困難であり、必要な情報を迅速に見つけることができない場合があります。
手書きの受付システムでは、来賓者の個人情報が紙のフォームや書類に保存されるため、セキュリティ上のリスクが存在します。紛失や不正なアクセスの可能性があり、個人情報の漏洩や悪用のリスクが生じます。
手動の受付プロセスでは、来賓者の案内や所在確認が容易ではありません。担当者は手動で来賓者の情報を確認し、適切な場所に案内する必要があります。このような手作業は効率を低下させ、スムーズな来賓者の受け入れと案内を妨げる可能性があります。
受付システムを利用することで、来賓者が必要な情報をオンライン上で事前に入力できます。これにより、来校時に手続きを短縮し、待ち時間を削減することができます。また、受付担当者もデジタルフォームの入力を受け付けるだけで済むため、業務の効率化が図られます。
受付システムでは、来賓者が自分自身の情報を直接入力するため、情報の正確性と一貫性が向上します。また、必要な項目を強制的に入力させることで、欠落や不完全な情報を防ぐことができます。これにより、データの品質が向上し、正確な情報を迅速に取得できます。
受付システムでは、事前に入力された情報を基に来賓者を迅速かつ正確に案内することができます。システムは来賓者の詳細情報や訪問目的を把握しており、適切な案内先や連絡先を提供することができます。これにより、来賓者の受け入れプロセスがスムーズ化し、スタッフの負担が軽減されます。
受付システムは受付データを集約し、分析やレポート作成に活用することができます。訪問者のデータ傾向や訪問目的の統計情報を把握することで、学校の運営やマーケティング戦略の改善に役立ちます
学校での来賓者管理において、セキュリティの向上は極めて重要です。個人情報の保護や不正侵入の防止、リアルタイムの監視とアラート機能、訪問者と学校コミュニティの安全確保など、受付システムの導入によりこれらのセキュリティ上の課題に対処することができます。セキュリティの向上は、個人情報の漏洩や不正行為のリスクを最小限に抑え、学校コミュニティ全体の安全を確保するために不可欠です。
「無人受付システムと有人受付、どちらが優れているかは、利用する環境や目的によって異なる」と述べられているように、無人受付システムは24時間利用可能であること やコスト削減につながる といった明確なメリットを持っています。システムを導入する際には、これらの利便性や効率化に加え、提供されるサービス自体の品質と信頼性も極めて重要な判断基準となります。
ティファナ・ドットコムが提供する受付さくらさんを含むAIさくらさんシリーズは、お客様に安心してサービスをご利用いただくため、サービスの品質向上と信頼性の確保に継続的に取り組んでおり、以下の国際基準（ISO）への適合や取り組みを強化しております。AIさくらさんは、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束しています。
•ISO 9001（品質マネジメントシステム）:
ティファナ・ドットコムは、適正な品質マネジメントシステムの運用により、品質と顧客満足度の向上を実現する体制を整えてサービス提供を行なっています。この認証を2012年に取得し、社内の制作環境整備と制作ルールを設け、ルールの遵守と問題点の改善を重ね、お客様にAIさくらさんのサービスをご安心して受け入れていただけるように取り組んでいます。ティファナの全スタッフが品質方針・品質目標を認識し、お客様にご満足いただけるサービスをご提供いたします。
•ISO 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）:
無人受付システムでは、来訪者の情報など重要な情報資産が扱われます。ティファナ・ドットコムは、情報資産を適切に管理・保護するための仕組み（ISMS）の証明であるISO 27001認証を2016年に取得しています。これは、社内で情報資産取り扱いの厳格なルールを定め、ハッキングや世の中のセキュリティに関する問題を起こさず、守るために情報資産取り扱いのルールを取り入れている ことの裏付けです。大小企業問わずやり取りさせて頂くにあたりセキュリティに問題がなく、安心して任せて頂けるように日々改善を重ね、取り組んでおります。
•ISO 27017（ISMSクラウドセキュリティ）:
AIさくらさんの多くはクラウドサービスとして提供されます。ティファナ・ドットコムは、クラウドサービスに特化した情報セキュリティ管理策のガイドラインであるISO 27017の認証登録も2020年に取得しています。AIが世の中で広く活用されるようになるなか、多くのお客様により安心してサービスを活用していただけるように、クラウド活用における国際的なルールを遵守しています。
•ISO 10002（顧客満足マネジメントシステム）:
ティファナ・ドットコムは、顧客からの苦情に対して迅速かつ丁寧な対応を実現する体制として、ISO 10002に2021年2月10日より適合していることを自己宣言しています。社内の苦情に関する情報共有と対応方法のルールを設け、ルールの遵守と問題点の改善を重ね、お客様に向き合って関係値を築いていくために取り組んでおり、これは導入後のサポート体制の信頼性を示すものです。苦情を頂いてから解消までの履歴を一元管理するとともに、お客様への情報開示などの仕組みづくりを行いました。ティファナの全スタッフがお客様からの苦情を解決する能力を身につけ、お客様にご満足いただけるAIサービスをご提供できるよう、日々教育をしております。
これらの国際基準（ISO）への継続的な取り組みは、ティファナ・ドットコムが提供する無人受付システム（AI受付さくらさん）が、お客様に高品質かつ高い情報セキュリティレベルで安心してご利用いただける、信頼性の高いサービスであることの強力な証となります。無人受付システムを比較・選定する際には、このような提供会社の品質・信頼性への取り組みも重要な要素として考慮することが推奨されます。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
