受付システムとは、来訪者の登録や案内、訪問者証の発行など、受付業務を自動化するシステムです。タブレットやスマートフォンなどの端末に専用のアプリをインストールし、受付カウンターに設置することで、来訪者は自分で操作して受付を済ませることができます。また、受付システムはクラウド型のものが多く、来訪者情報や利用状況などのデータをリアルタイムで管理することができます。
受付システムには様々なメリットがあります。
・受付業務の効率化や人件費の削減
・来訪者情報のセキュリティやプライバシーの確保
・コロナ対策としての非接触型や体温測定機能
・ブランディングやイメージアップにつながるデザイン性やカスタマイズ性
などが挙げられます。
しかし、受付システムには様々な種類や機能があり、自社のニーズに合ったものを選ぶのは簡単ではありません。そこで、代表的な課題とそれに対応する受付システムの特徴を紹介します。
来訪者管理やセキュリティは、どんな企業でも重要な課題です。特に、大規模なオフィスや複数拠点を持つ企業では、来訪者の数や動向を把握することが難しくなります。また、不審者や情報漏洩などのリスクも高まります。
このような課題に対応するためには、以下のような機能を持つ受付システムがおすすめです。
・QRコードやICカードなどで来訪者を識別し、訪問者証を発行する機能
・事前予約や招待メールなどで来訪者を事前登録し、本人確認を行う機能
・顔認証や指紋認証などで来訪者を本人確認し、入退室を管理する機能
・クラウド上で来訪者情報や利用履歴を暗号化し、安全に保存する機能
・緊急時に来訪者情報や在室状況を確認し、連絡先や避難経路を案内する機能
これらの機能を備えた受付システムは、来訪者管理やセキュリティを強化するだけでなく、来訪者にも安心感や信頼感を与えることができます。
コロナ禍では、感染防止のために非接触型や体温測定などの対策が求められます。特に、多くの人が出入りするオフィスでは、感染リスクを低減することが重要です。
このような課題に対応するためには、以下のような機能を持つ受付システムがおすすめです。
・タブレットやスマートフォンなどで自分で操作して受付を済ませる非接触型の機能
・体温計やサーモカメラなどで体温測定し、異常値があれば警告する機能
・マスク着用や消毒液使用などの感染防止対策を促す表示や音声案内の機能
・感染状況や接触確認アプリなどの最新情報を提供する表示や音声案内の機能
・来訪者数や混雑状況を把握し、入室制限や時間帯指定などを行う機能
これらの機能を備えた受付システムは、コロナ対策として非接触型や体温測定を行うだけでなく、来訪者にも安全感や配慮感を与えることができます。
受付は企業の顔とも言える場所です。そのため、受付システムはブランディングやイメージアップにも貢献することができます。特に、クリエイティブな業界や高級感ある業界では、受付システムのデザイン性やカスタマイズ性が重要です。
このような課題に対応するためには、以下のような機能を持つ受付システムがおすすめです。
・企業ロゴやカラーなどを反映したオリジナルデザインの画面表示
・動画や音楽などを流したり、香りや光り方などを変えたりする演出効果
・企業理念やサービス内容などを紹介したり、口コミや評価などを表示したりするPR効果
・お土産やサンプル品などを提供したり、クーポンやポイントなどを発行したりするサービス効果
・アンケートやフィードバックなどを募集したり、SNSへの投稿促進したりするコミュニケーション効果
これらの機能を備えた受付システムは、ブランディングやイメージアップに貢献するだけでなく、来訪者にも魅力感や満足感を与えることができます。
受付システムは、来訪者の管理やコロナ対策など、さまざまな課題に応えることができる便利なツールです。しかし、受付システムには様々な種類や機能があり、自社のニーズに合ったものを選ぶのは簡単ではありません。そこで、この記事では、代表的な課題とそれに対応する受付システムの特徴を紹介しました。あなたの会社に最適な受付システムを見つける参考にしてください。
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