受付システムには、様々な機能があります。例えば、以下のようなものが挙げられます。
通知機能：来訪者を担当者に電話やメール、チャットツールなどで通知する機能
通話機能：受付システムを通して来訪者と担当者が通話できる機能
QRコード機能：来訪者に事前に送ったQRコードを読み取って受付処理を行う機能
管理レポート機能：来訪者の情報や来訪履歴を管理し、レポートを作成できる機能
これらの機能は、受付システムによって異なります。また、機能が多ければ多いほど費用が高くなる場合もあります。そのため、自社のニーズに合わせて必要な機能を厳選しておくことが大切です。例えば、外国人の来訪者が多い場合は多言語対応や音声ガイダンスがあると便利です。また、セキュリティが重要な場合は顔認証や指紋認証などの高度な認証機能があると安心です。
受付システムは、来訪者や担当者が直接操作することが多いです。そのため、操作性や使い勝手が良いものを選ぶことが重要です。操作画面はわかりやすくシンプルであることや、タッチパネルや音声入力など直感的に操作できることが望ましいです。また、故障やトラブルが発生した場合に迅速に対応できるサポート体制も確認しておくことが大切です。
受付システムを導入する際には、初期費用だけでなく運用コストも考慮する必要があります。運用コストとは、月額料金や保守費用、消耗品費用など、システムを継続的に利用するためにかかる費用のことです。運用コストは、受付システムの種類や機能、契約内容によって異なります。また、受付システムの更新や交換のタイミングも運用コストに影響します。そのため、受付システムを選ぶ際には、運用コストを見積もり、予算内に収まるかどうかを確認することが大切です。
受付システムは、来訪者の個人情報や来訪履歴などの機密情報を扱うことがあります。そのため、セキュリティ対策がしっかりとしたシステムを選びましょう。セキュリティ対策としては、以下のようなものがあります。
データの暗号化やバックアップ：受付システムが保存するデータを第三者に漏洩させないために、データを暗号化したり定期的にバックアップしたりすること
アクセス制限や認証機能：受付システムにアクセスできる人や端末を制限したり、パスワードや指紋などで認証したりすること
セキュリティ監査やアップデート：受付システムのセキュリティ状況を定期的にチェックしたり、最新のセキュリティパッチを適用したりすること
受付システムを導入した後も、アフターサービスが充実しているかどうかを確認することが重要です。アフターサービスとしては、以下のようなものがあります。
導入支援サービス：受付システムの設置や設定、操作方法の指導などを行ってくれるサービス
保守サービス：受付システムの故障やトラブルに対応してくれるサービス
カスタマイズサービス：受付システムの機能やデザインなどを自社のニーズに合わせて変更してくれるサービス
これらのサービスは、受付システムの利用効果や満足度に大きく影響します。そのため、受付システムを選ぶ際には、アフターサービスの内容や費用、対応時間などを確認しましょう。
以上が、受付システムを選ぶために知っておきたい5つのポイントです。受付システムは多種多様なものがありますが、自社のニーズや予算に合わせて最適なものを選ぶことで、受付業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化などのメリットを享受できます。ぜひ参考にしてください。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
