拾得物マニュアルには、遺失物法に基づく「7日以内の警察届出」「個人情報の保護」「保管期間の明記」が必須です。
アナログ管理の限界を感じる場合は、台帳のシステム化が最も有効なリスク対策となります。
マニュアルを作成する最大の目的は、スタッフ個人の判断による法的違反を防ぐことにあります。
「安そうなビニール傘だから捨てた」というスタッフの自己判断は、法的にアウトになる可能性があります。
拾得した財布や手帳の中身を興味本位で見る行為は、プライバシー侵害にあたります。
「確認は管理職以上の立会いのもと行う」等の規定が必要です。
法律上、施設占有者は「速やかに（一般的には7日以内）」警察へ提出する必要があります。
この期限管理がずさんだと、施設の社会的信用に関わります。
マニュアル作成で最も重要なのは「誰が見ても同じ判断ができること」です。以下の項目を貴施設の運用に合わせて調整し、マニュアルの骨子としてご活用ください。
文字だけでなく、以下のようなフロー図をマニュアル冒頭に配置してください。
【第1章：拾得時の対応】
発見報告: 拾得者は直ちに「場所」「日時」「拾得者名」を記録し、防災センター（またはフロント）へ届けること。
現状保存: お客様の所有物であるため、汚損・破損させないよう慎重に扱うこと。
【第2章：種別ごとの保管ルール】
貴重品（現金・財布・スマホ）: 「金庫」にて厳重保管。管理責任者の承認なしに持ち出し禁止。
個人情報（手帳・カード類）: 「鍵付きキャビネット」へ保管。中身の確認は2名体制で行うこと。
生もの・衛生懸念品: 遺失物法の特例に基づき、写真を撮影した上で即時廃棄とする（※施設の方針に合わせて調整）。
【第3章：警察への届け出】
提出頻度: 毎週水曜日に、過去1週間分の拾得物を管轄警察署へ提出する。
提出期限: 拾得日から7日以内を厳守すること（※7日を過ぎると、拾得者としての権利＝報労金を失う場合があります）。
マニュアルを整備しても、現場の運用が「手書き台帳」や「Excel」の場合、以下のようなトラブル（ヒヤリハット）が頻発します。
特徴やお客様名の読み間違いにより、問い合わせに対して「ありません」と誤回答してしまう。
電話口でお客様を待たせた挙句、結局見つからない。
警察へ届ける日を忘れ、事務所に貴重品が放置され続ける。
これらの「アナログの限界」を突破するのが、マニュアルのルールをシステムに組み込む（DX化）手法です。
以前は各拠点が独自の手書き台帳で管理しており、マニュアルの遵守状況も不明確でした。
各地方にある全拠点で遺失物管理システム「落とし物管理さくらさん」を導入。
システム上で「必須項目を入力しないと登録完了できない」仕組みにしたことで、スタッフによる記載漏れがゼロになりました。
また、画像登録により「言葉のニュアンス違い」による認識ズレも解消され、お客様への返却スピードが劇的に向上しています。
A1: いいえ、むしろ教育コストは劇的に下がります。
システムが「次に入力すべき項目」をナビゲートしてくれるため、分厚いマニュアルを覚える必要がなくなります。
直感的な操作性により、新入スタッフでも初日から迷わず正確な登録業務が可能になります。
A2: はい、手書きや転記作業は一切不要になります。
多くの遺失物管理システムには、登録データから警察署提出用の様式で書類を自動生成・印刷する機能があります。
毎週数時間かかっていた書類作成業務が、わずか数クリックで完了します。
A3: はい、人件費削減とリスク回避の両面で投資効果が見込めます。
「電話対応」「現物確認」「書類作成」にかかるスタッフの総労働時間を試算してみてください。
システム導入による工数削減効果（人件費換算）は大きく、さらに紛失や横領リスクを未然に防ぐ保険としての役割も果たします。
拾得物取扱いマニュアルは、作成して終わりではありません。「形骸化させない」仕組み作りこそが重要です。
・遺失物法に基づく保管・届出ルールの明文化
・スタッフの判断ミスを減らすフローチャート化
・システム導入による運用の自動化・ミス防止
貴施設のコンプライアンスを守り、業務効率を最大化するために、まずは現在の管理体制の見直しから始めましょう。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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