遺失物管理のデジタル化で失敗しないために知っておくべきこと

遺失物管理はアナログからデジタルに

遺失物管理というと、紙やカードを使って記録したり、棚や箱に分類して保管したりするイメージが強いかもしれません。
しかし、このようなアナログな方法では、以下のような問題が生じます。

・遺失物の登録や検索に時間がかかる
・遺失物の情報が正確に記録されない
・遺失物の保管場所や期間が不明確になる
・遺失物の返却や廃棄に手間がかかる
・遺失物の統計や分析ができない

これらの問題を解決するためには、遺失物管理をデジタル化する必要があります。
デジタル化することで、以下のようなメリットが得られます。

・遺失物の登録や検索が簡単になる
・遺失物の情報が正確に記録される
・遺失物の保管場所や期間が明確になる
・遺失物の返却や廃棄が効率的になる
・遺失物の統計や分析ができる

デジタル化することで、施設の利用者や従業員の満足度を高めるだけでなく、施設のコストやリスクを低減することもできます。しかし、デジタル化するときには、注意しなければならないこともあります。次章では、デジタル化でよくある失敗例とその対策を見ていきましょう。

デジタル化でよくある失敗３選

遺失物管理をデジタル化することは、多くのメリットがありますが、それだけでは成功したとは言えません。
デジタル化するときには、以下のような失敗を避ける必要があります。

システム導入前に現状分析や目標設定をしない

遺失物管理をデジタル化する前には、現状分析や目標設定をしっかり行うことが重要です。
現状分析とは、遺失物の種類や数量、保管場所や期間、返却率や廃棄率などを調べることです。目標設定とは、デジタル化することでどのような効果を期待するかを明確にすることです。現状分析や目標設定をしないと、以下のような問題が生じます。

・必要な機能や規模のシステムを選べない
・システム導入後の効果測定ができない
・システム導入に対する理解や協力が得られない

現状分析や目標設定を行うことで、適切なシステムを選び、導入後の効果を評価し、関係者の支持を得ることができます。

システム導入後に運用ルールや教育を怠る

遺失物管理のデジタル化は、システム導入だけで終わりではありません。システム導入後には、運用ルールや教育を徹底することが必要です。運用ルールとは、遺失物の登録や検索、保管や返却、廃棄や統計などに関する手順や基準を定めることです。教育とは、システムの使い方や運用ルールを施設の利用者や従業員に伝えることです。運用ルールや教育を怠ると、以下のような問題が生じます。

・遺失物の情報が不正確になる
・遺失物の管理が不適切になる
・システムの利用率が低下する

運用ルールや教育を行うことで、遺失物の情報を正確に保ち、管理を効率的に行い、システムの活用度を高めることができます。

システム導入後に改善や更新を行わない

遺失物管理のデジタル化は、システム導入後も継続的に改善や更新を行うことが必要です。改善とは、システム導入後の効果測定やフィードバックをもとに、システムや運用ルールを見直すことです。更新とは、システムのバージョンアップやセキュリティ対策を行うことです。改善や更新を行わないと、以下のような問題が生じます。

・システムや運用ルールが施設のニーズに合わなくなる
・システムの性能や安全性が低下する
・システムのメンテナンスコストが増加する

改善や更新を行うことで、システムや運用ルールを最適化し、性能や安全性を維持し、コストを抑制することができます。

遺失物管理システムの導入にあたって考えておくべきポイント

前章までで、遺失物管理のデジタル化でよくある失敗例とその対策を見てきました。
では、具体的にどのようなシステムを導入すれば良いのかというと、以下のようなポイントを考えておくべきです。

システムの種類

遺失物管理システムには、大きく分けて、タグベースのシステムと画像ベースのシステムがあります。
タグベースのシステムとは、遺失物にバーコードやRFIDなどのタグを付けて管理するシステムです。
一方で、画像ベースのシステムとは、遺失物の画像を撮影して管理するシステムです。
タグベースのシステムは、遺失物の情報を正確に記録できるメリットがありますが、タグの費用や付け外しの手間がかかるデメリットもあります。
画像ベースのシステムは、タグの費用や手間がかからないメリットがありますが、画像の品質や識別性によっては、遺失物の情報が不正確になるデメリットもあります。施設の規模や特徴に応じて、最適なシステムを選ぶ必要があります。

システムの機能

遺失物管理システムには、基本的な機能として、遺失物の登録や検索、保管や返却、廃棄や統計などがあります。
しかし、それだけではなく、以下のような付加的な機能もある場合があります。

・利用者向けサービス
利用者がインターネットやスマートフォンで遺失物を検索したり、返却方法や料金を確認したり、予約や支払いを行ったりできるサービスです。

・従業員向けサービス
従業員が遺失物の登録や検索を簡単に行えるようにするためのアプリや端末などのサービスです。

・管理者向けサービス
管理者が遺失物の状況や傾向を把握し、改善策を立案できるようにするためのダッシュボードやレポートなどのサービスです。

・連携サービス
他のシステムと連携して、遺失物管理を効率化するためのサービスです。例えば、入退場管理システムや顧客管理システムと連携して、遺失物の発見者や所有者を特定したり、連絡したりできるサービスです。

・セキュリティサービス
遺失物の情報や画像を暗号化したり、アクセス権限を設定したりすることで、情報漏洩や不正利用を防ぐためのサービスです。

・サポートサービス
システム導入前後に技術的な支援や教育を提供したり、トラブル対応やメンテナンスを行ったりするためのサービスです。 施設のニーズに応じて、必要な機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。

システムの費用

遺失物管理システムには、導入費用と運用費用がかかります。導入費用とは、システム本体やタグ・端末・カメラなどの機器、インフラやネットワークの構築、教育や設定などのサービスにかかる費用です。
運用費用とは、システムの利用料や更新料、メンテナンスやサポートなどのサービスにかかる費用です。
システムの種類や機能によって、費用は大きく異なります。また、システムの提供形態によっても、費用は変わります。シ
ステムの提供形態とは、自社でシステムを所有するオンプレミス型と、外部のサービスプロバイダにシステムを委託するクラウド型があります。オンプレミス型は、導入費用が高く、運用費用が低い傾向があります。クラウド型は、導入費用が低く、運用費用が高い傾向があります。施設の予算や期間に応じて、最適な提供形態を選ぶ必要があります。
費用について詳しく知りたい方はこちら　 >> 

施設のコストやリスクを低減

本コラムでは、遺失物管理のデジタル化に関する施設経営者向けの情報を紹介しました。遺失物管理をデジタル化することで、施設の利用者や従業員の満足度を高めるだけでなく、施設のコストやリスクを低減することができます。しかし、デジタル化するときには、以下のようなポイントを考えておくべきです。

・システム導入前に現状分析や目標設定を行うこと
・システム導入後に運用ルールや教育を徹底すること
・システム導入後も継続的に改善や更新を行うこと
・システムの種類や機能、費用や提供形態を選ぶこと

これらのポイントを踏まえて、遺失物管理のデジタル化に挑戦してみましょう。デジタル化することで、施設のサービスレベルや競争力を向上させることができます。