【自治体DX事例】年間10万枚の紙を削減。AI×QRコードで実現する「捨てられない案内」への改革

大規模な「業務改革」にどう備えるか

市役所や行政窓口において、現場を最も疲弊させるのが「定期的な制度変更」への対応です。特に、申請書の様式変更やOCR導入など、業務フローそのものが変わるタイミングでは、現場の混乱は避けられません。

打ち合わせの中で、DX推進担当者が重い口を開いて語ってくれたのは、「情報の不一致」が招くクレームの恐怖でした。
「以前は、制度が変わるたびに庁舎内の掲示物数十箇所を、職員総出で貼り替えていました。それでも貼り忘れがあり、古い情報のまま案内してしまって住民の方に怒られる……そんなミスがどうしても無くせなかったんです」

この「アナログ作業の限界」を突破したのが、クラウド管理されたAIサイネージです。 導入後は、ポスターの貼り替え作業が完全にゼロになりました。管理画面からデータを更新するだけで、全拠点の案内が一斉に新しい法律や手続きに対応します。

「貼り替える手間がなくなっただけではありません。『古い情報が残っているかもしれない』という現場の不安が消えたこと。これが最大の導入効果です」
AIは単なる案内係ではなく、職員を「不毛な単純作業」と「ミスのプレッシャー」から解放するインフラとして機能しています。

「紙」から「スマホ」へ：QRコード連携によるペーパーレス戦略

多くの自治体が掲げる「SDGs・ペーパーレス化」ですが、単に「紙をなくします」と掲示するだけでは、住民サービスの低下（デジタルデバイド）を招きかねません。 そこで導入されたのが、AIサイネージで案内し、詳細情報はQRコードで利用者のスマートフォンに取り込ませる「情報の持ち帰り」施策です。

以下は、ある拠点における導入前後の比較シミュレーションです。

【1. コストと廃棄物】
これまで: 案内図や申請の手引きを大量印刷。改定のたびに旧版を廃棄しており、その数は年間約10万枚にも及んでいました。
これから: 基本的に印刷・配布は廃止。印刷コストを約80%カットし、廃棄物もほぼゼロに。

【2. 情報の到達率（持ち帰り）】
これまで: 窓口で紙を渡しても、手続きが終わればその場で捨てられるか、紛失されることが大半でした。
これから: スマホに保存されるため、帰宅後も確認可能。「紙をもらうより、スマホに入っていたほうが無くさない」と、若年層〜現役世代の住民からも好評です。

特に庁舎案内図や、手続きフローチャートの配布が多い自治体では効果てきめんです。
「紙を渡す」から「データを渡す」へ。これにより、窓口の物理的な受け渡しの時間も短縮され、一人あたりの対応時間が短縮されるという副次効果も生まれています。

「止まったらどうする？」泥臭い保守体制の真実

自治体DXにおいて、担当者が最も懸念するのがシステム障害です。「繁忙期にシステムがダウンしたら、窓口がパニックになる」。
この不安に対し、どう備えているのでしょうか。

導入担当者は、綺麗な言葉ではなく、現場の実情としてこう語りました。
「正直、AIがどれだけ賢いかよりも、『止まった時に、誰が何分で動いてくれるか』で選びました」
選定の決め手となったのは、機能の多さではなく、以下の「泥臭い保守体制」でした。

・死活監視: 24時間365日、システムが稼働しているか遠隔監視。
・即時復旧: 障害発生時、まずはリモートで再起動を実施。それでも直らなければ専任エンジニアが現地へ急行するフローが確立されていること。
・解決まで寄り添う有人サポート: トラブルや操作の不明点が発生した際、マニュアルのURLを送られて終わりではありません。事情を理解した専任のサポートスタッフが、電話やメールで解決するまで徹底的に付き合ってくれること。

『絶対に止まらないシステム』はこの世にありません。だからこそ、『止まった時に我々を一人にしない』というサポート体制の厚さが、導入の決断材料でした。華やかなAI技術の裏側にある、こうした堅実な運用体制こそが、住民の生活を支える自治体DXには不可欠です。

自治体担当者からよくある質問（FAQ）

導入を検討されている自治体関係者様から寄せられる質問をまとめました。

Q1：高齢者が多く、スマホやQRコードを使えない方が心配です。
A1：ご安心ください。AIサイネージは画面表示と音声での案内も並行して行います。QRコードはあくまで「持ち帰りたい人」への付加価値です。デジタルに不慣れな方には、従来通り口頭や補助的な紙で案内するなど、「誰一人取り残さない」ハイブリッドな運用が可能です。

Q2：庁舎ごとのローカルな案内（ゴミ出しの日や地域イベント）にも対応できますか？
A2：可能です。クラウド上で一括管理しつつ、「A支所のみのお知らせ」といった出し分けも管理画面から即座に設定できます。本庁から全支所の掲示物をコントロールできるため、ガバナンス強化にもつながります。

スマートな窓口が提供する「新しい行政体験」

これからの自治体窓口は、単に「待たせない」だけでなく、「資源を無駄にしない」「確実な情報を住民の手元に残す」場所へと進化します。
「年間数万枚の紙削減」と「職員の残業時間削減」。 この2つを同時に叶えるAI導入について、他自治体の具体的な数値実績や導入フローを知りたい方は、お気軽にご相談ください。