あぁ、日程調整。この言葉を聞いただけで、頭が痛くなる人も多いのではないでしょうか。私もその一人です。毎日のように繰り返される「いつがいいですか？」「その日は都合が悪いので…」というやりとり。まるで終わりのないキャッチボールのようです。
ある日のこと。新しいプロジェクトが始まり、チームメンバー5人と外部の協力者2人の予定を合わせることになりました。さて、どうしましょう。まず、全員にメールを送ります。「来週の火曜日か水曜日はどうでしょうか？」すると、返ってくる返事。「火曜日は午前中なら」「水曜日の午後3時以降なら」「その週は海外出張で…」。あれ？もう頭がクラクラしてきました。
こんな経験、皆さんにもありませんか？日程調整って、本当に面倒くさい。でも、これが仕事の一部なんです。しかも、結構大事な部分。
例えば、新しい取引先との初めての打ち合わせ。やっとの思いで日程を決めたのに、当日になって「すみません、ダブルブッキングしてました」なんてことになったら…考えただけでゾッとします。信頼関係なんて、一瞬で崩れてしまいそうです。
または、大切なプレゼンの準備。みんなで集まって最終確認をする予定だったのに、日程調整がうまくいかず、結局バラバラに作業することに。「あれ？このスライド、誰が作ったんだっけ？」なんて混乱が当日まで尾を引いて、せっかくのチャンスを逃してしまうかもしれません。
こういった日程調整の失敗が、会社全体にどんな影響を与えるか。考えたことはありますか？
時間のロスはもちろん、チームの士気も下がります。「また、あの面倒くさい日程調整か…」と思うだけで、やる気が失せてしまいそうです。それに、お客様との関係も悪くなるかもしれません。「あの会社は、いつも日程調整でモタモタしている」なんて評判が立ったら、もう取り返しがつきません。
そこで私たちは現状の課題を解決するために、AIを活用した日程管理ツールの導入を検討しました。
導入後は、スケジュールの把握や調整、応募者との連絡などが自動化され、従来の手作業に比べて時間的な効率性が飛躍的に向上することが期待されます。
また、人的ミスが減少し、応募者に対する正確かつ迅速な対応が可能になることで、信頼性の高い採用プロセスを進めることができるようになります。
ただし、新しいシステムの導入にはコストや教育訓練などの課題もありますが、課題を解決するためには積極的に取り組んでいきたいと考えています。
私たちがAIを活用した日程調整ツールを導入したことで、日程調整に関する業務効率化と正確性の向上が期待できます。
このツールは、従来の手動での日程調整業務を省力化し、ミスを減らすことができます。
その結果、応募者の対応も迅速に行えるようになり、応募者との信頼関係を構築しやすくなりました。
また、ツールによって時間とコストを削減できるため、経営的なメリットも期待できます。
しかしながら、AIを活用した日程調整ツールにはまだ課題も残されています。
例えば、データ入力の精度やツールの使い方に不慣れなスタッフの教育などがあります。
また、このツールが完全に導入された後も、改善の余地があることを忘れてはなりません。
この体験で私が学んだことは、業務の効率化や正確性向上にはITツールの導入が非常に有効であるということです。
また、多忙な業務においては、単独で問題を解決するのではなく、チームメンバーと協力することが重要であることを再認識しました。
そのためにも、的確なコミュニケーションが欠かせません。
今回のような業務においては、日々のスケジュール管理によるストレスやミスを減らすために、AIを活用した日程調整ツールの導入が非常に有効であることも学びました。
今後は、チーム全体でAI技術を積極的に活用し、業務の効率化や正確性向上に取り組んでいきたいと考えています。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
