佐藤さんは、オフィスの片隅でまたため息をつきました。彼のデスクにはノートパソコンが開かれ、画面にはびっしりと予定が詰まったGoogleカレンダーが表示されています。数え切れないほどの会議や打ち合わせが重なり合い、まるでカラフルな迷路のようです。佐藤さんは、仕事の合間を縫って何とか日程調整をしようと試みるのですが、その度に心が折れそうになるのでした。
「また調整か…」とつぶやきながら、彼はメールのやり取りを繰り返します。参加者が多い会議のスケジュールを合わせるのは至難の業で、全員の予定が合う時間を見つけるのは、まるで猫の手を借りるような気がしてなりません。一度決まったと思った日程も、誰かの急な予定変更で再調整が必要になることが日常茶飯事です。
ある日、佐藤さんは特に重要なプロジェクトの会議を設定することになりました。プロジェクトチームは、東京、ニューヨーク、ロンドンの三都市にまたがっているため、時差も考慮しなければなりません。彼はGoogleカレンダーを駆使し、皆の都合の良い時間帯を探り当てようとしますが、思うように進みません。
「その日はどうですか？」とメールを送ると、数時間後に「ごめんなさい、その日は別の会議が…」という返信が来ます。再び別の日程を提案し、また断られ…。まるで無限ループに陥ったかのように、佐藤さんの心の中にはイライラと焦りが積もっていきます。
そんなある日、ふと彼は昔読んだ小説の一節を思い出しました。「時間は人を待たず」という言葉が頭をよぎり、彼は深いため息をつきました。日程調整に追われる毎日が続くと、本当に重要な仕事や自分の時間がどんどん失われていくように感じます。佐藤さんは、もっと効率的に、もっとストレスなく日程調整ができる方法を探さなければならないと痛感しました。
その時、彼の同僚が「こんなツールを使ってみたらどう？」と日程調整ツールを提案してくれました。佐藤さんは半信半疑ながらも、そのツールを試してみることにしました。結果は驚くほどのものでした。ツールは参加者全員の空き時間を自動で検索し、最適な日程を提案してくれるのです。メールの往復も激減し、彼の心には久しぶりに余裕が生まれました。
日程調整は、会議やイベントを成功に導く上で非常に重要な要素です。
しかし、多数の参加者がいる場合、日程の調整には時間と手間がかかります。私自身も、毎回メールや電話での往復のやり取りが煩雑で、参加者全員のスケジュールを調整するのに時間がかかることに悩まされていました。そこで、Googleカレンダーを活用することにしました。
Googleカレンダーは、共有カレンダー機能を備えており、参加者全員のスケジュールを一括管理することができます。また、スケジュール調整の可否を確認するリマインダー機能もあり、自動で参加者にリマインドメールが送信されます。さらに、イベントのタイトルやメモに参加者や備考を記載することもでき、情報共有もスムーズに行えます。
これらの機能を活用することで、日程調整にかかる手間や時間を大幅に削減することができ、他の業務にも集中できるようになりました。ただし、Googleカレンダーの使い方にも注意が必要で、すべての参加者がGoogleカレンダーを利用しているわけではないため、注意深く利用する必要があります
日程調整のストレスを軽減できるGoogleカレンダーの機能に気づき、使いこなすことで、参加者全員がスムーズにスケジュール調整ができるようになりました。
遠方の参加者ともリアルタイムで共有ができ、往復のメールでのやり取りの手間が省けることに感謝しています。
今後は、さらにGoogleカレンダーを活用し、参加者全員が調整できる時間帯を見つけるための手間を省き、他の業務にも時間を割けるようになりたいと思います。
Googleカレンダーを使いこなすことで、コミュニケーションがスムーズになり、仕事に対するやる気もアップしました。今後のGoogleカレンダーの展望に期待し、より効率的な日程調整ができることを楽しみにしています。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
