「日程調整ツール」とは？便利な利用シーンを紹介します！

日程調整ツールって何？

日程調整ツールは、会議や商談などの日程調整を自動化してくれるツールです。主な流れは以下の通りです。

日程調整の流れ

まず、イベントを作成し、日程調整用のURLを発行します。
発行されたURLを先方に送信し、先方が都合の良い日程を選択すると、確定日程が共有されます。
このように、1通のメールで日程調整が完了するため、無駄なやり取りを省くことができます。

以前は、打ち合わせや会議の日時を決める際に、お互いの空いている日程をメールやチャットでやり取りし、会う日時を決める必要がありました。
しかし、日程調整ツールを利用すると、メンバーの空いている予定の確認や、カレンダーに仮押さえをするなどの作業が自動化され、コミュニケーションも不要になります。

会議室を仮予約したり、再度調整したりする手間も省くこともできます。
このように、日程調整ツールは90％以上は自動化することができるため、非常に便利なツールとなっています。

あらゆる利用シーンで日程を調整できる

日程調整ツールは様々な場面で利用できます。以下に代表的な7つの利用シーンを紹介します。

1.お客様との打ち合わせ

ある程度頻繁に行う打ち合わせに関しては、日程調整ツールを導入することで、手間を軽減することができます。毎回の日程調整に時間を費やす必要がなく、予約ページから日程を選択するだけでスムーズにスケジューリングが行えます。顧客との定期的な打ち合わせや、パートナー企業との調整などに役立ちます。

2.採用面接

採用活動を行う際には、多数の応募者と面接・面談を行う必要があります。面接や面談のスケジューリングは手間がかかりますが、日程調整ツールを利用することで、面接担当者の手間を軽減することができます。採用募集サイトなどで予約ページのURLを掲載しておけば、相手側が空き時間を選択するだけで簡単に予約できます。

3.社内会議

日程調整ツールは、社内の調整にも利用できます。

例えば、プロジェクトのミーティングやチームミーティングなど、複数人でのスケジュール調整に使用することができます。各自のスケジュールを共有し、調整することで、ミーティングのスケジュールをスムーズに決定することができます。

4.セミナー

セミナーを実施するためには、各講義ごとの時間配分や休憩時間の設定が必要です。

日程調整ツールを利用することで、講義の長さや休憩時間の調整を行うことができます。
また、参加者に対して事前にスケジュールを共有することで、スムーズなセミナー運営を実現することができます。

5.カウンセリング

カウンセリングなど、オンラインでの相談を受け付けている企業では、日程調整ツールを利用して予約ページを作成しておくことが重要です。

カウンセリングを希望する顧客は、予約ページから簡単に予約できます。
担当者の時間確保や準備のための時間が必要なため、予約ページを利用することでスムーズに対応することができます。

6.店舗の来店予約

レストラン、美容室、ホテルなどの予約において、日程確認や予約手続きを行う際にも必要です。

どうしても混雑する時間帯や人気の店舗の予約には、早めに予約を行えるように予約ページが必要になります。
利用者には空いている任意の時間を選択させることで、最適な日程をスムーズに行うことができます。

日程調整を選ぶポイントは？

日程調整ツールを選ぶ上で重要なポイントを3つ紹介します。

調整機能の柔軟性

同席調整や代理調整など、様々なケースでの日程調整に対応できるツールがおすすめ。登録不要で社員誰でも同席者を指定できたり、予定の優先度をつけたりと、ビジネス上必要となる様々なニーズに対応できるツールが良いです。

自動化の範囲

日程調整以外にも自動化したい業務がある場合には、対応可能な機能の有無や対応範囲を確認しましょう。予約の受付方法、移動時間のバッファなど一度設定すればあとは自動化が可能なツールや、他の業務ツールとの連携ができるツールなどがおすすめです。

タイムゾーン、多言語への対応

海外在住者との日程調整が必要な場合には、タイムゾーンを最大3つまで表示できるツールや、共有されるURLが自動で現地時間に変換されたり、英語で表示されたりするツールが便利です。グローバルな働き方をサポートするため、多言語への対応があるツールも選択肢に入れておきましょう。

まとめ

今回は利用シーンを元に、日程調整の魅力を紹介しました。

日程調整の重要性や具体的な利用シーンがイメージできたでしょうか。
ビジネスシーンの様々な場面で利用がされることが分かります。

オンライン化が進む現代社会において、人々の時間の有効活用やコミュニケーションの改善に貢献する重要な役割を担っています。
是非、皆さんも日程調整ツールを活用して、効率的なスケジュール管理をしてみてはいかがでしょうか。