毎日発生する300件以上の決済エラー確認や20店舗以上の売上集計など、膨大なルーチンワークが担当者の業務を圧迫していたJR東日本スポーツ様。手作業による処理の限界を打破し、ミスなく迅速なデータ集計と報告書作成を自動化することで、現場の安定運営とスマートな業務フローをいかに実現しようとしたのか。導入に至る切実な背景を伺いました。
当社では、決済エラーの履歴確認を毎日行っており、1日300件以上発生することもあります。そのチェック作業を、膨大な履歴の中からエラーを検知するところまでAIさくらさんに任せています。また、20店舗以上の売上集計も日々必要になりますが、こちらも自動化し、およそ15分で集計と会議用の報告書作成まで完了するようになりました。さらに、営業管理ツールへ取り込むための数値をまとめ、CSV形式に自動生成する処理も担っています。
自動化できる作業が増えたことで、担当者が手作業で処理する量が減り、業務にかかる時間が安定してきました。AIさくらさんのRPAは毎日およそ12時間稼働しており、決済チェックや売上集計といった繰り返し業務を一定の品質で処理してくれています。結果として、担当者はその間に他の業務に取り組むことができ、作業の分散や効率化につながっていると感じています。
日々の業務の中で自動化の役割が明確になってきたことで、さくらさんがいないと社内が回らない状態になっています。定型作業の処理が安定したことで、担当者が業務全体を進めやすくなったという声もあり、運用の継続が業務フローにとって重要な位置づけになってきていると感じています。
