人事部だけでは難しい？無数の社員を一斉管理するチャットボットを入れてみた

社員が多いからこその悩み

人事部として勤め始めて5年。
だんだん会社も大きくなってきて、社員も当初の3倍近くになりました。
社内に元々いた正社員に加え、最近では社外からの派遣社員も増え、更に今後増えていく予定です。

ですが、社員が増える中でかなり煩雑になってしまいました。
というのも、派遣社員に対する制度の作成や、人事評価の見直し、社内ルールの改定など、急ピッチで行ったものが多く、人や資料によって、認識している情報が異なっているような状態になってしまったのです、

どんどん煩雑化する人事部に勤めるメンバーからは以下のような悩みが出ています。

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・派遣社員と正社員の状況を両方同時に管理しきれない
・社外と社内の人員への対応が、分からなくなってしまう
・既存の社内ルールが通用しないので、ナレッジの共有に時間がかかる
・人事部内で対応方法などの知識共有が出来ず、その人の経験頼りになってしまっている
・後で見直すつもりだった制度等を何も考えられない
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このような状況を打破するため、社内会議で出た対策が、チャットボットの導入。
でもそんなツール使ったこと無いけど本当にうまくいくのでしょうか。。

上手くいかない運用

とりあえず、一番価格も安価なチャットボットを導入。
人事に関する質問や問題を解決するために、従業員が24時間いつでもアクセスできるようにして、稼働を開始してみました。

運用開始直後は、よくある質問など初期に学習した内容がユーザーにマッチして、人事部への問い合わせも、導入前の半分ほどになっていました。

しかし、段々と段々と利用者が減って行き、結果的に失敗に終わってしまいました。
その後の会議では、失敗の理由について以下のように分析されました。

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・正社員と派遣社員、それぞれのニーズに沿った回答を表示できなかった。
・人事に関する情報を適切に更新できず、古い情報を表示してしまっていた。
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上記のような使い勝手の悪さが原因で、ユーザーが離れて人事部への質問が増加。
結果的に更新が間に合わずに、より満足度が下がる…といった悪循環に陥ってしまったのです。

ユーザーのために重視すべきは

しかし、実際に効果が出ていた時期もあった実績もあるので、新しいAIチャットボットを探して運用してみようとなりました。

そして、自社の失敗につながった課題を解決できそうなAIチャットボットを見つけました。
サポート豊富で、社内の困りごとを解決する、AIコンシェルジュというらしい…。

このAIコンシェルジュは、人事に関する質問や問題を理解し、ユーザーが欲しい適切な回答を見つけることがし易いようになりました。
更に、正社員と派遣社員、それぞれ分かりにくかったものが体系化され、誰でもひと目で回答にたどり着くことが可能になりました。

また、改めて回答を作成しなければ…と考えていたところ、以前導入していたチャットボットで利用していた学習内容から、AIが自動で学習して作成してくれました。

さらに、親しみやすい見た目のキャラクターが対応してくれることから、質問がしやすいと評判。
人事部では、社員がより働きやすい環境づくりを進め、変更があった内容はAIが自動で回答を調整する…そんな協力関係によって、簡単に運用できるようになりました。

一番うれしい言葉

サポート豊富で親しみやすいAIチャットボットを導入したことで、人事に関する質問や問題をスムーズに解決することができ、従業員の満足度を向上させることに成功しました。
AIコンシェルジュを導入してから、社内外から「働きやすくなった」と言ってもらえることが増えました。

私達にとって一番、嬉しい言葉です。