私が情報システム部に所属していたとき、テレワークの普及に伴い、社内からの質問が増えていました。基幹システムやインフラ周りの仕事がメインだったものの、何でも屋のようになってしまい、自分の仕事が進まない状況でした。そこで、社内の質問を一元化し、業務効率化を図るために、チャットボットの導入を検討し始めました。
導入に至るまでの経緯としては、まず社内でニーズ調査を行い、どのような機能が求められているかを把握しました。そして、いくつかのチャットボットツールの比較検討を行い、社内で最も適したものを選定しました。導入の決定後は、試用期間を設けて、必要なカスタマイズを行いながら、徐々に運用を開始しました。
社内AIチャットボットの運用には以下のマニュアルが必要です。
チャットボットの基本操作方法：
ユーザーが質問を投稿する方法や検索方法、回答の評価方法を明確に説明しておくことが重要です。
チャットボットへの質問登録・編集：
情報システム部がチャットボットに登録する質問や回答の作成・編集方法をマスターし、適切な知識を提供できるようにしておくことが求められます。
トラブルシューティング：
チャットボットが正常に動作しない場合の対処方法や、問題が解決しない場合のエスカレーション手順を明示しておくことが大切です。
チャットボット導入後、私たち情報システム部にとって以下の変化がありました。
質問の一元化：
社内の質問がチャットボットを通じて一元化され、情報システム部が対応するべき質問が明確になりました。これにより、業務に専念できる時間が増え、効率が大幅に向上しました。
レスポンスの向上：
チャットボットが瞬時に回答を提供できるため、従業員からの質問に対するレスポンスが向上しました。これにより、全社員の業務効率も向上しました。
ナレッジベースの構築：
チャットボットへの質問と回答が蓄積されることで、社内のナレッジベースが構築されました。これにより、新たな問題に対処する際の情報収集が容易になりました。
チャットボットの導入により、私たち情報システム部の業務効率が向上し、社内の質問対応もスムーズになりました。これによって、従業員全体の業務効率も向上し、社内のナレッジベースが構築されることで、新たな問題に対処する際の情報収集が容易になりました。
今後の展望としては、チャットボットの知識をさらに充実させ、より質の高い回答が提供できるようになることが目標です。また、チャットボットの機能を拡張し、社内の他部署との連携も強化していくことで、組織全体の情報共有と効率化を促進していきたいと考えています。
チャットボット運用に一切手間をかけず成果を出したい企業専用
AIさくらさん（澁谷さくら）
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